加強(qiáng)干部人事檔案信息化 管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

文/赤峰市人力資源和社會(huì)保障信息中心統(tǒng)計(jì)室 韓寶豐

加強(qiáng)干部人事檔案信息化 管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

文/赤峰市人力資源和社會(huì)保障信息中心統(tǒng)計(jì)室 韓寶豐

干部人事檔案是記錄干部個(gè)人工作能力、業(yè)績表現(xiàn)、學(xué)歷信息、個(gè)人信息等的憑證，是單位全面了解、識(shí)別和選拔干部的信息基礎(chǔ)。加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理是提高干部檔案信息利用率的有效途徑，是進(jìn)一步保障干部人事檔案信息安全性的有效措施，是促進(jìn)單位人事管理創(chuàng)新的必要手段?；诖耍疚膹姆治龈刹咳耸聶n案信息化管理的重要性入手，提出完善干部人事檔案信息化管理的措施，以期為相關(guān)單位的干部人事檔案的信息化管理工作提供具有實(shí)踐意義的指導(dǎo)性建議。

干部；人事檔案；信息化；促進(jìn)；管理

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）檔案查詢更便捷。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，將檔案內(nèi)容保存進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)軟件中，能夠讓檔案管理員及其他相關(guān)人員通過軟件的檢索功能，便捷地將其所要查詢的信息迅速調(diào)閱出來，而不需要通過檔案管理人員進(jìn)入檔案管理庫從上百份檔案中翻閱查詢對象的相關(guān)檔案。信息化管理檔案的智能性，使得檔案的查詢更加便捷，極大地提高的工作人員的工作效率。

（二）檔案管理更規(guī)范。信息化檔案要求所有相關(guān)人員的信息必須按照檔案信息系統(tǒng)的要求規(guī)范填寫檔案內(nèi)容，其字體、格式及內(nèi)容都做了嚴(yán)格的規(guī)范，有效彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案中字體不統(tǒng)一、字跡難辨認(rèn)、格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整等弊端。規(guī)范化的信息化檔案能夠使得檔案管理人員根據(jù)技術(shù)的要求，隨時(shí)對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移與共享，使檔案信息的利用率大大提高。

（三）檔案保存更安全。由于紙張及筆墨的性質(zhì)，紙質(zhì)化檔案在保存過程中，要求其必須保存在背光、干燥、溫度適宜的環(huán)境中，但即使保存環(huán)境較好，筆墨仍會(huì)隨著時(shí)間的流逝而漸漸變淡直至消失，紙張也會(huì)漸漸黃化或硬化，變得易破易碎。信息化檔案能將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行相關(guān)加密，同時(shí)隨著技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案只需要進(jìn)行定期升級與遷移就能保證信息化檔案的完整性、可讀性及可用性。且當(dāng)前的云技術(shù)等也能讓信息化檔案在云端進(jìn)行保存，為信息化技術(shù)更增加了幾分安全性。

二、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）完善干部人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系。建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，需要建立信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，利用信息技術(shù)，建立人事檔案中必須錄入的檔案內(nèi)容及內(nèi)容格式等，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一錄入。同時(shí)對信息化檔案明確有權(quán)限調(diào)閱檔案的相關(guān)人員，明確寫讀與只讀權(quán)限，確定檔案的保密極數(shù)等。其次，建立審核檔案真實(shí)性的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)達(dá)，PS等相關(guān)技術(shù)能將檔案信息內(nèi)容以假亂真。建立信息化檔案，必須制定鑒別電子化檔案憑證真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)，以此來保障檔案憑證作用的有效性。

（二）完善檔案信息的安全保障體系。完善檔案信息的安全保障體系主要從以下四個(gè)方面著手：第一，嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)，對干部人事檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)。第二，采用當(dāng)前最新科學(xué)技術(shù)，對干部人事信息化檔案進(jìn)行相關(guān)加密行為，如：人像識(shí)別加密、眼球識(shí)別加密、數(shù)字字母加密、病毒防護(hù)、防火墻、安全審計(jì)等技術(shù)。確保檔案信息的安全性。第三，規(guī)定系統(tǒng)管理人員定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行日常管理、維護(hù)與數(shù)據(jù)遷移保護(hù)等。第四，完善安全保障制度，對干部檔案泄密等事件，嚴(yán)格追查相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，并建立相應(yīng)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)彌補(bǔ)檔案泄密事件所帶來的損失。

（三）完善檔案信息的監(jiān)管機(jī)制。干部信息化人事檔案管理在相關(guān)法律法規(guī)方面還存在諸多不完善之處，要保障干部信息化人事檔案的完整性、有效性及安全性等，必須建立完善的檔案信息監(jiān)管機(jī)制。相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，利用信息技術(shù)建立監(jiān)測檔案信息調(diào)閱記錄及跟蹤信息，對信息復(fù)制、拍照等行為進(jìn)行及時(shí)監(jiān)測，定期對干部檔案信息的情況進(jìn)行檢查，對違反相關(guān)規(guī)章制度的行為，根據(jù)規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行責(zé)任追究，確保干部檔案信息在嚴(yán)格的制度下得到有效保障。

綜上所述，干部人事檔案信息化管理為檔案管理工作帶來了諸多便利之處，提高了檔案管理人員的工作效率，同時(shí)在一定層面上保障了人事檔案信息的安全性。但，當(dāng)前信息技術(shù)是較為新型和專業(yè)性的技術(shù)，需要專業(yè)的人員對其進(jìn)行管理，對可能入侵單位檔案管理系統(tǒng)的黑客等，需要采取及時(shí)有效的措施來保障干部信息化檔案的安全性，且需要建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度來保障可能出現(xiàn)的檔案信息泄密等事件，進(jìn)而全方位保障干部檔案信息的安全性。

[1]張玉雙,田云,肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會(huì)論壇,2015(01):79-80.

[2]李丹娜.淺談人事檔案信息化管理[J].科技資訊,2014(05):211-212.

[3]李文華.加強(qiáng)人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(04):52.