如何加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

如何加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水準(zhǔn)的提高，科學(xué)技術(shù)手段不斷進(jìn)步，醫(yī)療工作也得以發(fā)展，更多的生命得到拯救。在醫(yī)療工作中，醫(yī)院辦公室占據(jù)著重要地位，就應(yīng)該充分發(fā)揮其作用，維持醫(yī)療工作平安穩(wěn)定進(jìn)行，提高醫(yī)療效率。醫(yī)院辦公室不僅僅影響著基層工作人員的工作安排，更是確認(rèn)醫(yī)院管理工作的準(zhǔn)繩。為提高醫(yī)院辦公室工作效率，各大醫(yī)院就應(yīng)該結(jié)合國(guó)外先進(jìn)的管理辦法，制定新型管理方案。本文結(jié)合醫(yī)院辦公室工作實(shí)際情況進(jìn)行分析，提出一些提高其工作效率的辦法，希望能給醫(yī)院辦公室工作效率的提高提供幫助。

醫(yī)院辦公室；工作效率；對(duì)策；加強(qiáng)管理

醫(yī)院辦公室是整個(gè)醫(yī)院工作的指揮部所在，緊抓醫(yī)院辦公室工作，提高其工作效率，不僅僅能夠使醫(yī)療工作得到保障，更能夠使醫(yī)院辦公更加流暢。醫(yī)院辦公室的工作效率的提高主要依靠于管理辦法的提高，只有讓醫(yī)院提高管理技巧，才能夠?qū)⑨t(yī)院辦公室的工作有效落實(shí)，提高其工作效率。醫(yī)院辦公室在進(jìn)行普通工作管理時(shí)，應(yīng)該及時(shí)了解工作重點(diǎn)所在，將工作指令有效傳達(dá)，監(jiān)督基層工作人員實(shí)施。了解工作實(shí)施情況，認(rèn)清工作問(wèn)題所在，進(jìn)行反思總結(jié)，才能夠提高工作效率。

一、醫(yī)院辦公室工作職能的概述

（一）醫(yī)院辦公室行政職能。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院工作的行政管理部門，應(yīng)該承擔(dān)著醫(yī)院基層工作的分配，還要進(jìn)行相關(guān)文件的收集、整理等。另外要能夠根據(jù)文件的不同類型，進(jìn)行分類。領(lǐng)會(huì)高層管理者的意圖，把握當(dāng)前工作的重點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，下達(dá)工作指令。最后還要根據(jù)實(shí)際工作情況遇到的問(wèn)題進(jìn)行例會(huì)分析等。

（二）醫(yī)院辦公室服務(wù)職能。醫(yī)院辦公室承擔(dān)執(zhí)行相關(guān)服務(wù)的職能。應(yīng)該對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)通信和員工之間的信息通訊進(jìn)行管理，形成一套行之有效的管理辦法，將醫(yī)院中各基層部門的管理辦法反饋給各部門。此外還要聽(tīng)取群眾對(duì)于醫(yī)院的意見(jiàn)，以及內(nèi)部員工的看法，整理思路，結(jié)合內(nèi)部工作人員制定新的管理辦法等。

（三）醫(yī)院辦公室管理職能。醫(yī)院辦公室應(yīng)該對(duì)相關(guān)工作單位進(jìn)行協(xié)助，進(jìn)行類似的整體性管理，并且還要對(duì)不同部門進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，來(lái)按照管理者的命令進(jìn)行不同決策，了解醫(yī)院工作中的各種問(wèn)題，提出相關(guān)解決措施。明確管理辦法，建立針對(duì)性的方案，健全管理職能，完善管理技巧。對(duì)管理工作中不夠協(xié)調(diào)的部分應(yīng)該予以調(diào)整，及時(shí)做出解決方案，否則就會(huì)延誤工作的進(jìn)展，對(duì)病患處理產(chǎn)生不利影響，破壞醫(yī)院的整體口碑，造成不利的社會(huì)影響。

二、對(duì)醫(yī)院辦公室的管理安排進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定

（一）健全管理制度。對(duì)醫(yī)院的整體工作來(lái)講，建立完善的工作管理制度十分重要，因?yàn)檫@樣能夠確定不同部門的工作范圍，將具體工作分配下去，讓各部門落到實(shí)處。在實(shí)際管理制度中，可以通過(guò)管理工作安排，對(duì)工作執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，找到其中的不足之處。對(duì)各部門的工作情況定期抽查，還能夠通過(guò)部門會(huì)議掌握其工作執(zhí)行情況。實(shí)行適合的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)執(zhí)行工作情況比較好的部門進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)完成情況不達(dá)標(biāo)的部門予以批評(píng)，在大會(huì)上重點(diǎn)指出，提出整改辦法，為下次工作提出指點(diǎn)意見(jiàn)，避免類似情況的發(fā)生。

（二）制定正確的工作流程。醫(yī)院管理人員必須按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)下達(dá)工作命令，確立完善的工作流程，給各部門分配工作，確保其能夠以最高的工作效率進(jìn)行，并對(duì)工作進(jìn)行情況進(jìn)行深入調(diào)查研究。在經(jīng)過(guò)定期或者不定期的抽查后，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整理，就可以組織例會(huì)，將工作情況反饋給各個(gè)相關(guān)單位，組織有關(guān)部門進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，進(jìn)而完善相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)。在某些特殊情況中，要對(duì)相關(guān)事項(xiàng)做好保密工作，對(duì)各部門工作當(dāng)中的不協(xié)調(diào)部分，應(yīng)該予以調(diào)節(jié)。正確完善的工作流程對(duì)醫(yī)院工作的完善來(lái)說(shuō)十分重要，有助于服務(wù)態(tài)度的提升，使人民能夠得到滿意的醫(yī)療服務(wù)。

（三）完善管理辦法。相關(guān)工作人員可以按照工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)具體事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，按照一定形式進(jìn)行監(jiān)督。醫(yī)院辦公室在相關(guān)工作進(jìn)行時(shí)，要認(rèn)真貫徹醫(yī)院管理辦法，探尋新的管理技巧，完善相應(yīng)的管理辦法，給醫(yī)院相關(guān)執(zhí)行辦法提供相應(yīng)依據(jù)。確立工作決策后，要對(duì)其進(jìn)行總結(jié)分析，對(duì)各部門進(jìn)行工作分配。在各部門實(shí)施工作時(shí)，醫(yī)院辦公室要對(duì)相關(guān)部門的工作完成情況進(jìn)行定期檢查，確立正確的監(jiān)管方針，緊抓基層工作，將管理辦法準(zhǔn)確落實(shí)。高層管理者應(yīng)該提出類似的管理辦法，對(duì)醫(yī)院辦公室的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，將不同類型的人才分配到醫(yī)院辦公室的不同崗位中，以此來(lái)使工作快速穩(wěn)步進(jìn)行。掌握群眾心態(tài)，制定相關(guān)技巧，確立正確的管理辦法。醫(yī)院辦公室的相關(guān)工作者也應(yīng)該結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)者的指令，提出適當(dāng)意見(jiàn)，促進(jìn)醫(yī)院工作管理辦法的完善。此外，為完善管理辦法，還要求高層管理者加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院辦公室的調(diào)控，定期組織有潛力的工作人員之間交流學(xué)習(xí)，加強(qiáng)其對(duì)管理理念的認(rèn)知，掌握更多的管理辦法，為實(shí)現(xiàn)基層控制管理邁出重要一步。

三、加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率的對(duì)策

（一）對(duì)醫(yī)院辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，醫(yī)院辦公室的工作人員要能夠維持不同部門之間的交流工作，爐石管理辦法。為使相關(guān)管理人員提高工作效率，就要提升他們的工作素質(zhì)，明確自身的職務(wù)，加強(qiáng)和醫(yī)院管理工作之間的關(guān)系，讓管理工作走向更加規(guī)范化的道路。因此，醫(yī)院相關(guān)單位應(yīng)該認(rèn)真選取管理人員，盡量挑選一些工作素養(yǎng)高，辦公能力高的工作人員在醫(yī)院辦公室工作，并進(jìn)行定期培訓(xùn)。此外，應(yīng)該按照管理辦法組織相應(yīng)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)工作能力，將為病患服務(wù)放在首位。此外，醫(yī)院還要在相關(guān)管理工作進(jìn)行中，不斷引進(jìn)新鮮的血液，吸引更多的人才加入到醫(yī)院辦公室的團(tuán)隊(duì)中。并將一些有提升空間的員工進(jìn)行培訓(xùn)，去國(guó)外學(xué)習(xí)交流，增強(qiáng)其管理能力，進(jìn)行更為完善的工作管理辦法，提高醫(yī)院辦公室工作效率。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室的全方位管理，將工作重心放在為人民服務(wù)的重要位置，提高內(nèi)部人員的服務(wù)態(tài)度和精神素質(zhì)，將醫(yī)療工作切實(shí)落到實(shí)處。

（二）實(shí)施三級(jí)管理制度。實(shí)施三級(jí)管理制度，同樣是提高醫(yī)院辦公室工作效率的重要方式。三級(jí)管理制度主要工作包括:首先，通過(guò)科學(xué)化的管理辦法增強(qiáng)醫(yī)院辦公室的醫(yī)務(wù)制度管理，確立不同部門要負(fù)擔(dān)的職責(zé)，遵循相應(yīng)的管理辦法，將各部門的實(shí)際工作反饋出來(lái)，進(jìn)行整理總結(jié)，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室工作效率；其次，將醫(yī)院執(zhí)行的例行制度規(guī)范化，實(shí)施例會(huì)制度，定期對(duì)醫(yī)院各部門的工作情況進(jìn)行反饋，總結(jié)工作思路，分析實(shí)際工作中出現(xiàn)的情況。將醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者分配的工作指標(biāo)進(jìn)行分析，按照工作能力分配給不同部門，以最大效率來(lái)完成工作。在工作的實(shí)施過(guò)程中，進(jìn)行抽查，對(duì)完成工作的部門進(jìn)行表?yè)P(yáng)，未能達(dá)成工作目標(biāo)的部門進(jìn)行批評(píng)，提出新的管理辦法；最后，要對(duì)醫(yī)院的值班管理引起重視，在實(shí)際工作中對(duì)不同工作人員的需求進(jìn)行整合，對(duì)其中有建設(shè)性的意見(jiàn)反饋出來(lái)，向管理者提出意見(jiàn)，改進(jìn)相關(guān)工作。管理者也應(yīng)該對(duì)類似意見(jiàn)引起重視，認(rèn)真分析其中的可行性，開(kāi)展相關(guān)的工作研討會(huì)進(jìn)行探討，再制定成相應(yīng)的計(jì)劃措施分發(fā)到醫(yī)院辦公室，促使各部門執(zhí)行。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技的發(fā)展，人們對(duì)于醫(yī)療工作的質(zhì)量要求也隨之提高。醫(yī)療辦公室在醫(yī)院當(dāng)中占據(jù)著重要地位，提高醫(yī)院辦公室的工作效率，能夠使醫(yī)院整體工作更加協(xié)調(diào)，促進(jìn)基層醫(yī)療工作進(jìn)步，采用更優(yōu)良的醫(yī)療服務(wù)。為提高醫(yī)院辦公室的工作效率，必須提升相關(guān)工作人員專業(yè)水準(zhǔn)，擺正服務(wù)態(tài)度，健全工作標(biāo)準(zhǔn)，這也是醫(yī)院管理工作中重要的環(huán)節(jié)。

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