略談水利工程建設(shè)中檔案收集整理

文/嘉興市桐鄉(xiāng)市水利局　王裴佳

略談水利工程建設(shè)中檔案收集整理

文/嘉興市桐鄉(xiāng)市水利局王裴佳

水利工程檔案作為水利科技檔案中的一個(gè)重要組成部分，其質(zhì)量的好壞，直接影響到水利檔案的利用價(jià)值。為確保工程檔案的質(zhì)量，必須加強(qiáng)收集工作，建立行之有效的收集工作程序。

水利檔案；整理；監(jiān)管；檔案體系；同步跟蹤

水利工程檔案作為水利科技檔案中的一個(gè)重要組成部分，其質(zhì)量的好壞，直接影響到水利科技檔案的完整性與利用價(jià)值。隨著水利工程建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大和建設(shè)程序的日漸規(guī)范，水利工程檔案也趨于復(fù)雜化，收集整理難度也日益增加。為確保工程檔案的質(zhì)量，必須切實(shí)加強(qiáng)檔案收集工作。

一、水利工程檔案特點(diǎn)

（一）專業(yè)性。水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它對(duì)工程的建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)有著直接影響。檔案資料在工程類型上涵蓋了水閘、泵站、溝渠、河道、護(hù)岸等不同類型，在實(shí)施環(huán)節(jié)上經(jīng)歷了立項(xiàng)審批、前期勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工建設(shè)、工程監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、竣工驗(yàn)收等各個(gè)工作階段。由此形成的各類文件、標(biāo)書、合同、圖紙、日志等大量材料分散在業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建各方。檔案涉及內(nèi)容多、范圍廣，容易導(dǎo)致檔案資料不全。

（二）成套性。水利工程建設(shè)是按相關(guān)行業(yè)規(guī)定與專業(yè)規(guī)范分階段進(jìn)行，工程檔案資料也是根據(jù)每個(gè)階段工作任務(wù)和內(nèi)容形成，具有一定的成套性。以一個(gè)泵站為例，其施工過程中必須經(jīng)歷基礎(chǔ)開挖、底板澆筑、墩墻澆筑、泵房建設(shè)、設(shè)備安裝等諸多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間存在著必然的邏輯關(guān)系，進(jìn)而形成成套文件材料，記錄了工程項(xiàng)目的實(shí)施全貌。

（三）多樣性。水利工程施工涉及勘察、設(shè)計(jì)、施工等廣泛的水利領(lǐng)域，所形成的檔案材料面廣、量大，內(nèi)容和形式均呈多樣化。從內(nèi)容上記載了項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)審批、招投標(biāo)、施工建設(shè)等多種的不同運(yùn)行方式和過程，涉及項(xiàng)目管理、水文地質(zhì)、施工技術(shù)、工程質(zhì)量、財(cái)務(wù)等方面。從形式上表現(xiàn)為多種門類和載體，如紙質(zhì)文件、施工圖、合同、記錄、會(huì)計(jì)賬簿、憑證、電子文件、照片、視頻等。不同階段、不同領(lǐng)域形成的不同文件材料，造成了水利工程檔案的復(fù)雜、多樣性。

二、水利工程檔案收集的具體措施

（一）重視管理，完善檔案體系。針對(duì)水利工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)，建立完善的檔案管理體系成為做好檔案材料收集的基礎(chǔ)。將檔案管理工作在項(xiàng)目初期即納入議事日程，在項(xiàng)目立項(xiàng)審批時(shí)，明確分管檔案領(lǐng)導(dǎo)，配備有工作經(jīng)驗(yàn)的專職檔案員，制定檔案管理制度、檔案收集管理辦法，明確檔案文件資料收集范圍、歸檔要求，將檔案收集納入建設(shè)工程的計(jì)劃、規(guī)章制度和崗位責(zé)任制中；另一方面成立各參建單位檔案員組成的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，建立各參建單位檔案收集移交制度，進(jìn)行檔案培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高檔案工作水平。

（二）明確責(zé)任，納入合同管理。把檔案管理工作納入相關(guān)合同，明確參建各方在檔案管理方面的責(zé)任。由于水利工程施工周期長，施工時(shí)辦公地點(diǎn)大多在野外，條件較為簡陋，容易出現(xiàn)檔案材料分散、資料丟失、收集不齊全等問題。將此項(xiàng)工作納入到與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建方的合同中，以經(jīng)濟(jì)手段制約這些參建方，使其對(duì)工程檔案的收集整理工作采取充分重視的態(tài)度，督促他們建立相對(duì)完善的檔案管理制度和相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，取得工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的主動(dòng)權(quán)，從而保證工程檔案管理工作的正常開展。

（三）加強(qiáng)監(jiān)管，同步跟蹤管理。由于參建方檔案管理員往往為兼職人員，工作較為雜亂，業(yè)務(wù)水平不高，為保證工程檔案管理工作到位，必須在項(xiàng)目實(shí)施全程加強(qiáng)同步管理。水利工程項(xiàng)目有時(shí)由數(shù)百個(gè)單項(xiàng)工程組成，建設(shè)時(shí)間跨度大，周期長，為保證文件材料的齊全完整，應(yīng)采取業(yè)主方專職檔案員全程介入的方式，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施不同階段，對(duì)項(xiàng)目所有有效的文件材料及時(shí)進(jìn)行造冊(cè)登記，掌握每一件文件的來龍去脈。只有緊扣每個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)收集整理相關(guān)文件資料，才能確保全套水利工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

（四）嚴(yán)格把關(guān)，提高歸檔質(zhì)量。檔案的收集是保證檔案質(zhì)量的第一道關(guān)口，只有在檔案移交時(shí)嚴(yán)格把關(guān)所收集的檔案材料的質(zhì)量，才能保證歸檔案的總體質(zhì)量，避免形成不合格的案卷。工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清楚、圖表整潔、圖樣清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。因此，業(yè)主單位專職檔案員應(yīng)經(jīng)常到各施工單位、監(jiān)理單位把關(guān)驗(yàn)收，擺脫被動(dòng)狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。對(duì)收集來的文件材料及時(shí)進(jìn)行整理，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的檔案材料，并對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充、重印等必要工作，以保證檔案質(zhì)量。

總之，檔案的收集整理工作是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，切實(shí)把握水利工程檔案收集工作的特點(diǎn)，更新檔案收集工作理念，創(chuàng)新收集形式，耐心細(xì)致地做好這項(xiàng)工作，才能最大限度地為水利事業(yè)發(fā)展發(fā)揮其價(jià)值。

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