新時期機(jī)關(guān)檔案管理工作研究

文/青島市市北區(qū)敦化路街道辦事處　劉璐

新時期機(jī)關(guān)檔案管理工作研究

文/青島市市北區(qū)敦化路街道辦事處劉璐

機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展是對各級政府政令的一種執(zhí)行工具，有利于相關(guān)工作效率的提升。新時期，伴隨各種制度的改革創(chuàng)新，人事制度相應(yīng)的檔案管理工作亦需適應(yīng)新形勢、新變化，在具體工作的開展過程中最大限度上滿足行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位提出的新要求。本文主要針對當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理中存在的一些不足，提出相應(yīng)地改進(jìn)措施，力求推進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

新時期；檔案管理；機(jī)關(guān)工作

機(jī)關(guān)檔案管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成內(nèi)容，對于各級政府工作效率的提升具有基礎(chǔ)性的輔助意義，直接影響著機(jī)關(guān)工作的連續(xù)性及整體運轉(zhuǎn)水平。檔案管理工作能夠規(guī)范化的開展對于政府機(jī)關(guān)的高效率運作是非常有利的，當(dāng)前，人們對檔案管理工作具備的意義有了進(jìn)一步的認(rèn)識，在各項工作中也有了一定的進(jìn)步，在今后的發(fā)展中還應(yīng)該結(jié)合實際對檔案管理工作進(jìn)一步完善，建議從以下三個方面著手：

一、新時期機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化管理人員素質(zhì)

當(dāng)前，機(jī)關(guān)的檔案管理人員在文化素質(zhì)方面得到了一定的提升，但在基層單位之中，檔案人員掌握的專業(yè)管理技術(shù)水平還普遍偏低，大部分都是非專業(yè)人員，而且還存在很多兼職的情況。缺乏相關(guān)的管理工作經(jīng)驗，這對于檔案管理水平的提高造成了不利的影響。因此，在今后機(jī)關(guān)檔案工作開展中，需要對相關(guān)管理人員的來源進(jìn)行拓寬，對人員結(jié)構(gòu)布局進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，招入更多高水平的檔案管理人才。政府機(jī)關(guān)在運行中，應(yīng)該通過多種方式進(jìn)行相關(guān)人才的選拔任用，形成一套科學(xué)、高效的選人用人體系。具體的可以通過公開招聘的形式去對那些政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)的優(yōu)秀人才進(jìn)行選拔，讓每個人都能發(fā)揮自身管理優(yōu)勢。另外，還需要做好梯隊結(jié)構(gòu)建設(shè)，讓經(jīng)驗豐富的人員去帶領(lǐng)新人完成后工作，使管理隊伍逐漸的年輕化，為人才的成長創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境。

政府機(jī)關(guān)還應(yīng)不斷地加大檔案管理人員的工作考核力度，在工作中遵循定量與定性考核相結(jié)合的機(jī)制，做到實事求是，公平公正，突出考核的重點內(nèi)容，對工作中那些素質(zhì)偏低、工作態(tài)度不認(rèn)真、責(zé)任心不強(qiáng)的管理人員應(yīng)該進(jìn)行堅決的淘汰，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀、能力突出的管理人員則應(yīng)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)莫剟钆c鼓勵，形成一種健康的內(nèi)部競爭氛圍，讓機(jī)關(guān)檔案管理工作獲得更大的進(jìn)步。

二、新時期機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進(jìn)一步拓展管理平臺

伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，逐步健全精細(xì)化、完整化的機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫平臺至關(guān)重要。機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)是利用數(shù)字信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進(jìn)一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現(xiàn)代信息化轉(zhuǎn)型的重要手段。一方面，在檔案信息數(shù)字化的建設(shè)過程中，將檔案中的信息轉(zhuǎn)化為可對計算機(jī)識別的二進(jìn)制代碼，然后將這些數(shù)字代碼進(jìn)行統(tǒng)一的存儲，然后再以文本文件格式、音頻文件格式或視頻文件格式等方式進(jìn)行數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換。然后，把轉(zhuǎn)換完成的數(shù)字信息錄入到數(shù)據(jù)庫之中，使其成為機(jī)讀形式的數(shù)據(jù)，在錄入時應(yīng)該進(jìn)行認(rèn)真的校對與審核，保證數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都是準(zhǔn)確的可被計算機(jī)充分識別的。另一方面，在機(jī)關(guān)檔案管理中，應(yīng)該對相關(guān)的數(shù)據(jù)庫檔案業(yè)務(wù)開展進(jìn)行內(nèi)部的調(diào)節(jié)，比如對整理工作進(jìn)行簡化處理，對檢索工作進(jìn)行恰當(dāng)?shù)纳罨鹊取?/p>

三、新時期機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)逐步建立科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度

針對當(dāng)前政府機(jī)關(guān)檔案管理中存在的不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全、利用不方便等問題，應(yīng)對機(jī)關(guān)各類檔案實行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的管理，形成完善的檔案管理制度。主要包含有歸檔制度、保管制度、借閱制度等內(nèi)容，相關(guān)的制度規(guī)范應(yīng)該盡量細(xì)化，從細(xì)節(jié)入手，使其能夠參與到檔案管理工作開展的各個環(huán)節(jié)之中，根據(jù)自身機(jī)關(guān)文檔管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)特點，可以相應(yīng)的制定比如《文檔管理中心檔案利用制度》《文檔管理檔案文件統(tǒng)計制度》等一系列的規(guī)章內(nèi)容，實現(xiàn)管理工作中通過制度去進(jìn)行職責(zé)約束的模式。在這種完善的制度管理模式之下，還需要按照不同部門的具體情況去對不同類型的檔案進(jìn)行歸檔，使其管理范圍及工作流程、方法都符合規(guī)范要求，實現(xiàn)建檔對象范圍的持續(xù)拓展，讓檔案內(nèi)容可以得到不斷的充實，這樣檔案案卷的質(zhì)量也能獲得相繼的提升。

四、結(jié)束語

檔案管理工作的開展在機(jī)關(guān)工作中占有基礎(chǔ)性的地位，是機(jī)關(guān)單位各項工作開展的前提和保障，在政府運行中對檔案管理工作也需要具備足夠的重視，使得檔案的作用可以得到充分的發(fā)揮，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)，新時期機(jī)關(guān)檔案的管理工作也需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)貏?chuàng)新，努力去適應(yīng)機(jī)關(guān)工作的新改變、新形勢，不斷提升管理人員素質(zhì)，形成完備的管理制度，使檔案管理建設(shè)獲得更大的進(jìn)步。

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［2］樂嘉昌，孫明瑞.新時期機(jī)關(guān)檔案管理工作的實踐與思考［J］.中國檔案，2011（02）：44；49.

［3］喻晶.新時期環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理工作［J］.中外企業(yè)家，2014（23）：191.