當(dāng)前陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理發(fā)展方向的探索

文/陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院　侯曉輝

當(dāng)前陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理發(fā)展方向的探索

文/陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院侯曉輝

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、生活與成長(zhǎng)的第一手證明材料，是升學(xué)或者工作選擇的依據(jù)，具有記錄、激勵(lì)等作用。本文筆者研究了陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題，提出了學(xué)生檔案管理發(fā)展的幾點(diǎn)方向，以此為學(xué)生檔案管理提供理論支持。

學(xué)生檔案；管理；問(wèn)題；方向；對(duì)策

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)時(shí)期的履歷體現(xiàn)，是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、生活的第一手材料。學(xué)生檔案記錄學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷、道德品德養(yǎng)成、成績(jī)表現(xiàn)、個(gè)人基本信息。其中，個(gè)人經(jīng)歷包括：參加的活動(dòng)、轉(zhuǎn)學(xué)情況、校外實(shí)習(xí)等；道德品德養(yǎng)成包括：獲獎(jiǎng)情況、受學(xué)校處分情況。成績(jī)表現(xiàn)包括學(xué)生的成績(jī)、學(xué)校任職情況；個(gè)人基本信息包括：學(xué)生的入學(xué)登記表、學(xué)生的學(xué)籍信息、高中檔案、畢業(yè)采集信息、學(xué)生體檢記錄、黨團(tuán)關(guān)系、畢業(yè)生登記表等。

學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生而言非常重要。首先，其作為學(xué)生學(xué)習(xí)軌跡的記錄性文件，它記錄了學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷與道德品質(zhì)水平，胡錦濤總書(shū)記曾指出：“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄”，這對(duì)于了解與評(píng)定學(xué)生能力、水平及進(jìn)一步培養(yǎng)學(xué)生很有幫助。學(xué)生檔案具有原始性、真實(shí)性、延續(xù)性的特點(diǎn)，對(duì)于升學(xué)或者用人單位擇優(yōu)錄取都是重要參考依據(jù)。其次，學(xué)生檔案還具有激勵(lì)學(xué)生行為的作用，作為一份可提供參考、評(píng)定學(xué)生能力的文檔，學(xué)生如果表現(xiàn)得好就可能有更好的發(fā)展，更容易獲得升學(xué)或者就業(yè)機(jī)會(huì)，反之亦然。這種反饋機(jī)制可刺激學(xué)生更加刻苦努力學(xué)習(xí)或者參與以期取得更大的成績(jī)，從而為優(yōu)異的學(xué)生檔案建立提供材料和可能性。

一、陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

作為一所工科類專業(yè)為主導(dǎo)的高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷來(lái)十分重視學(xué)生檔案的整理與管理工作。本院擁有學(xué)生學(xué)籍檔案室用于整理、收集與儲(chǔ)存學(xué)生檔案，并且制定和實(shí)施了《陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》。雖然，在學(xué)生檔案管理上取得一定的成績(jī)，學(xué)生檔案管理仍然存在一些問(wèn)題。

（一）學(xué)生檔案形式和內(nèi)容不全面。高等學(xué)校檔案管理辦法指出，高校學(xué)生檔案包括文字、圖表、聲像等形式，但是該校學(xué)生檔案以紙質(zhì)文本形式為主，缺少更先進(jìn)的動(dòng)畫(huà)、圖像、音頻、視頻等。實(shí)際上述這些文件更能夠直觀顯示學(xué)生的在校學(xué)習(xí)、生活情況，還能動(dòng)態(tài)地展示相關(guān)活動(dòng)情況。誠(chéng)信檔案、心理檔案及其他一些學(xué)生信息已經(jīng)在許多高校納入學(xué)生檔案管理之列，但這在該校尚未涉及。

（二）學(xué)生檔案應(yīng)用缺失。學(xué)生檔案以記錄、存儲(chǔ)學(xué)生的經(jīng)歷為主，這可作為升學(xué)與工作的參考指標(biāo)，卻很少涉及其他應(yīng)用，更沒(méi)有很好地發(fā)揮學(xué)生檔案的激勵(lì)作用。激勵(lì)作用的缺失會(huì)造成學(xué)生不關(guān)注自己的檔案，甚至出現(xiàn)使用過(guò)后丟棄、遺失等現(xiàn)象。此外，學(xué)校檔案管理人員對(duì)于檔案的管理與維護(hù)也不夠重視，出現(xiàn)檔案損毀、隨意更改能容的情況。

（三）學(xué)生檔案管理存在現(xiàn)實(shí)困難。該校學(xué)生檔案以文本形式為主，檔案文本儲(chǔ)存于檔案室內(nèi)不利于使用者翻看、查閱，也不利于檔案的保存、傳遞、記錄、轉(zhuǎn)移等。

二、學(xué)生檔案管理發(fā)展的方向

未來(lái)學(xué)生檔案的形式趨向于更加豐富，更貼近社會(huì)科技發(fā)展與學(xué)生的生活，學(xué)生檔案的功能開(kāi)發(fā)進(jìn)一步挖掘，有力地促進(jìn)學(xué)生在學(xué)院表現(xiàn)，學(xué)生檔案的管理手段更加豐富。

（一）豐富學(xué)生檔案的形式。向電子檔案或者電子紙質(zhì)檔案結(jié)合的方向發(fā)展，把學(xué)生的電子圖片、動(dòng)畫(huà)、視頻、音頻、影響等納入學(xué)生檔案。學(xué)院還可以考慮檔案分為學(xué)院記錄與學(xué)生自我記錄兩部分，對(duì)于學(xué)院記錄部分要嚴(yán)格輸入、查閱、借出流程，保證檔案客觀公正，個(gè)人記錄部分可由學(xué)生個(gè)人定期將自己發(fā)展?fàn)顩r提交保存。除了檔案形式做出改變外，學(xué)生檔案內(nèi)容也要豐富，如何把學(xué)生誠(chéng)信、心理狀況等納入檔案，這對(duì)于規(guī)范學(xué)生行為，促進(jìn)學(xué)生誠(chéng)信做人、認(rèn)真做事觀念形成有很大的作用。

（二）充分挖掘檔案的潛在作用。例如發(fā)揮檔案的激勵(lì)作用，學(xué)生檔案不能成為死文件，只在升學(xué)與工作的時(shí)候才拿出作為證明性材料。在學(xué)生檔案管理中，要發(fā)揮檔案對(duì)于學(xué)生的激勵(lì)作用，激勵(lì)學(xué)生在學(xué)院追求思想道德進(jìn)步，追求學(xué)習(xí)成績(jī)提升，追求個(gè)人能力發(fā)展。首先，應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案的宣傳。一些學(xué)生根本不了解檔案，甚至個(gè)別學(xué)生不知道檔案的存在。學(xué)院要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行宣傳，可以通過(guò)組織學(xué)生到學(xué)院的檔案室參觀、組織學(xué)生檔案管理與作用報(bào)告會(huì)等形式。其次，提供條件讓學(xué)生親身體會(huì)檔案的整理與管理。學(xué)院把部分學(xué)生招納為義務(wù)檔案管理員，使其體會(huì)到檔案對(duì)于自身發(fā)展的重要性。第三，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理。對(duì)于畢業(yè)生檔案也持續(xù)關(guān)注，追蹤其去向，保證畢業(yè)生檔案不丟失、不亂改，確保學(xué)生檔案的公正性、可靠性與誠(chéng)信性。

（三）加大力量促進(jìn)學(xué)生檔案從紙質(zhì)文本向電子檔案轉(zhuǎn)變。針對(duì)學(xué)生檔案信息檢索、閱讀困難、管理難度大等缺點(diǎn)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷、簡(jiǎn)單、儲(chǔ)量大的優(yōu)點(diǎn)，開(kāi)展學(xué)生檔案記錄、儲(chǔ)存與管理網(wǎng)絡(luò)化。電子檔案的信息形成了一種多連接組合和檢索的方式，構(gòu)成一種多面網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。學(xué)校要大力發(fā)展基于B/S結(jié)構(gòu)的電子檔案，把學(xué)生的檔案上傳至學(xué)校統(tǒng)一的服務(wù)器上，學(xué)生或者第三方在客戶端就能查閱、打印檔案。對(duì)于電子檔案管理，首先要保證內(nèi)容的安全性，作為一個(gè)半開(kāi)放的系統(tǒng)，電子檔案不同于檔案室保管形式，要確保電子檔案授權(quán)不被竊取、假冒。第二，要保證電子檔案的公平性、內(nèi)容的真實(shí)性，由于屬于半開(kāi)放的檔案，防止任意添加內(nèi)容、檔案造假等行為，確保檔案真實(shí)有效。

［1］夏文.高校學(xué)生檔案管理的問(wèn)題及發(fā)展方向［J］.北京檔案，2010（9）：21-22.

［2］馬潔，佟丞，劉衛(wèi)智.高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究［J］.石家莊學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，14（2）：115-117.

［3］丘如華.強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的思考［J］.廣西社會(huì)科學(xué)，2009（8）：133-136.