推進機關數(shù)字檔案室建設的實踐與體會

文/浙江省麗水市景寧畬族自治縣檔案局　潘玲玲

推進機關數(shù)字檔案室建設的實踐與體會

文/浙江省麗水市景寧畬族自治縣檔案局潘玲玲

檔案管理是單位管理的重要組成部分，綜合反映了單位發(fā)展的全過程，因此，確保檔案安全管理非常重要。近年，景寧縣檔案局自“兩個推進”工作以來，各項檔案信息化建設工作陸續(xù)實現(xiàn)了從“無”到“有”，機關數(shù)字檔案室建設也初顯成效。本文首先闡述了數(shù)字檔案室建設的重要性，之后根據(jù)景寧縣機關數(shù)字檔案室建設的實際情況談談自己的實踐體會。

數(shù)字化；信息化；檔案管理；實踐

根據(jù)浙江省發(fā)展改革委浙江省檔案局《關于印發(fā)浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的通知》文件要求“市、縣（市、區(qū)）直機關和國有企事業(yè)單位要有20%建成示范數(shù)字檔案室、50%建成規(guī)范化數(shù)字檔案室”。為此，建立機關數(shù)字檔案室是勢在必行的發(fā)展方向，它是新時期檔案管理工作的重要建設項目。通過適當更新硬件投入、加強對信息的采集、改變檔案信息化建設技術路線來實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的整體功能，從而滿足景寧縣各單位檔案信息的直接需求。

一、數(shù)字檔案室建設的重要性

確保檔案的安全管理，提高檔案運用效率對單位生存與發(fā)展具有重要影響。當前景寧縣大部分單位檔案室建設較為陳舊，傳統(tǒng)的檔案管理方式還沒有完全改變，檔案載體以紙質為主，紙質文件檔案的保管成本高，備份困難，同時查閱與維護也不是很方便。檔案管理跟不上發(fā)展的步伐，缺乏數(shù)字化、信息化科技手段，從而造成檔案管理工作存在操作煩瑣、工作量大、容易出錯等問題，給各單位對檔案利用造成了很多不便。因此，推動機關數(shù)字檔案室建設是景寧縣檔案局當務之急，實行檔案管理的辦公自動化，將以檔案保管為主的傳統(tǒng)模式轉變?yōu)闄n案信息的共享模式，這樣不僅方便檔案查閱，易于保存修改，還可以通過網(wǎng)絡傳遞，降低檔案管理成本，讓檔案更加趨于標準化與規(guī)范化，使檔案得到更好的利用，從而達到檔案管理的實際效用。

二、數(shù)字檔案室建設實踐體會

（一）數(shù)據(jù)庫的建立。數(shù)字檔案管理技術是在OA平臺與各個應用系統(tǒng)的集成上，采用如JAVA、JSP、Web等編程技術，其主體主要是數(shù)據(jù)庫的建立，包含了數(shù)字檔案室系統(tǒng)的信息化內(nèi)容。由此而知，數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字檔案室基礎性工作，首先要建立目錄數(shù)據(jù)庫，其次要建立全文數(shù)據(jù)庫，收集與歸檔電子文件。目錄數(shù)據(jù)庫應根據(jù)檔案利用頻率設置，而全文數(shù)據(jù)庫則應根據(jù)實際情況，并要與檔案目錄數(shù)據(jù)庫對應掛接。除了要對紙質檔案進行全文掃描，也要遵守“利用優(yōu)先，搶救優(yōu)先”的原則進行，確保檔案信息資源既方便，又快捷準確的利用。同時，在對收集電子文件時要充分運用OA系統(tǒng)，按照電子文件管理要求，保證電子文件的真實與完整。搭建檔案信息管理平臺既要做到硬件設備上的保障，也要按照單位檔案行政管理數(shù)字檔案室建設來規(guī)劃，硬件要實用，軟件基本功能要能滿足單位對相關檔案文件的收集、管理和利用等。

（二）檔案安全建設。確保數(shù)字檔案信息的安全性是檔案管理的基礎工作，可以通過權限設置、加密存儲等相關方式來進行控制，檔案室監(jiān)管可以實行在線監(jiān)控、介質預警等技術手段。為了保障高層級機密文件的信息安全，在條件允許的情況下可以實行CA身份認證，將數(shù)字檔案管理平臺與單位安全保衛(wèi)部系統(tǒng)相對接，以此加強了對檔案使用人員的安全控制，并有效避免篡改密碼、網(wǎng)絡惡意攻擊等行為。

（三）實踐成效與改進建議。景寧縣機關數(shù)字檔案室自推行創(chuàng)建以來得到了各部門的良好反映，對各單位各部門散落的檔案資料進行了有效整合，起到了對檔案的查詢便利，安全保障的作用，從而提供了一個高效的檔案管理平臺。機關數(shù)字檔案室歸檔已經(jīng)實現(xiàn)了文檔一體與館室一體，依照現(xiàn)行檔案管理要求進行規(guī)范整理，通過系統(tǒng)報送數(shù)據(jù)。此外，還實現(xiàn)了檔案資源的整合與共享，采用了前端控制，全程自動化管理，安全靈活，電子檔案能有效保存。雖然景寧縣機關數(shù)字檔案室的建立取得了一定的成效，但是還有諸多問題需要進一步規(guī)范，首先必須要加快各單位各部門檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，以此保證數(shù)字檔案室可以正常運行；其次還應進一步提升與其他信息系統(tǒng)的集成度，并繼續(xù)拓展深化檔案資源的開發(fā)利用，這樣才能更長遠的確保數(shù)字檔案室的作用。

三、總結

綜合上述，景寧縣機關數(shù)字檔案室的建立是運用數(shù)字設備、科學技術管理手段來達到檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡化?，F(xiàn)代化數(shù)字檔案已經(jīng)不僅僅是一套數(shù)字化管理系統(tǒng)，而是在信息化環(huán)境下，通過各個系統(tǒng)、單位、人員的協(xié)調和配合，對系統(tǒng)科學管理與開發(fā)利用的檔案管理模式。因此，各機關、企事業(yè)單位要真正認識到建設機關數(shù)字檔案室的重要性，納入重要議事日程并付諸行動，如此才能加快檔案信息化總體進程，讓數(shù)字檔案資源得以共享，提高檔案利用質效，為“十三五”期間景寧縣全面推進機關數(shù)字檔案室建設奠定基礎。

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