文/石家莊市平山縣人民政府辦公室 盧艷麗
關于政府檔案管理工作中相關問題的思考
文/石家莊市平山縣人民政府辦公室盧艷麗
本文分析了現(xiàn)階段我國政府的檔案管理工作,并且指出了亟待解決的問題和面臨的巨大挑戰(zhàn)。與此同時,提出了相應的整改措施和解決對策,旨在能夠?qū)φ畽n案管理在實際工作中提供有效的參考價值,進而提高政府檔案管理工作的效率,更好地完成檔案管理相關工作。
政府;檔案管理;問題;對策
政府機關中的檔案所存儲的內(nèi)容很大程度上是基于全部部門,存儲其在實踐過程中的經(jīng)歷和有實際意義的研究設計方案等。通常情況下,政府檔案記載的介質(zhì)大都為圖片、文字以及聲音等表現(xiàn)形式存儲、歸檔下來,從而進行存儲、備份,便于機關工作人員及時歸檔和使用。因此,該檔案的記載工作對政府職能的高效發(fā)揮起到極大的監(jiān)督和推動作用,所以應該加大檔案管理工作的重視程度,快速的提高檔案管理工作的效率。
(一)缺乏對檔案管理的重視。目前,一部分政府領導對檔案管理工作的重要性沒有足夠的關注,也沒有極大的關注檔案管理工作的有序開展,因此不能起到提供必要的支持給檔案管理工作的有序進行。通常情況下,檔案管理分為幾個不同的等級,需要對幾個級別的檔案分而治之。由于部分政府機關工作人員對該項工作沒有足夠重視,使得在檔案管理周期里,存在隨意地存放檔案的極端情況,不嚴謹?shù)姆诸愄幚?,很大程度上為依?jù)口語表達的形式記載,不能保證其真實性以及準確性,這都是檔案管理工作中亟待解決的問題,應引起我們足夠的廣泛關注。
(二)缺乏專業(yè)的檔案管理人員。參與檔案管理工作需要有非常嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L,其極大的抑制了政府職能的高效發(fā)揮,因此,需要專業(yè)水平較高、專業(yè)性極強的檔案管理工作人員來執(zhí)行。大體看來,當下檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)落后,甚至有一部分為兼職的身份參與政府機關檔案管理工作。很大程度上抑制了管理工作的效率提升,也不利于政府職能的有效發(fā)揮。
(三)基礎設施陳舊,管理技術落后。目前,相關工作仍處于起步階段,少數(shù)地方政府檔案管理依然處于傳統(tǒng)的模式。因為機關檔案管理的存儲條件有很高的、很苛刻的標準,為達到更好地存儲真實檔案的標準,需要達到良好的通風性、防潮和防火等等的要求。但由于目前對相關工作的關注度不夠,相關硬件設施沒有健全,而且管理技術不夠先進,種種因素甚至導致了部分檔案出現(xiàn)發(fā)霉、缺失的情況,失去了其原有的重要價值,嚴重抑制了機關工作的高效進行。隨著信息化的逐漸普及,少數(shù)機關部門的相關工作已經(jīng)逐漸步入正軌,然而,少數(shù)地方地區(qū)財務匱乏,相應的管理技術條件跟不上,還停留在紙質(zhì)檔案管理的模式,很大程度上制約了機關工作的高效開展。
(一)不斷加強政府檔案管理意識。相關機關工作人員應清晰看出其工作在是極為煩瑣的,是檔案管理的重要一環(huán),因此要求檔案管理人員不斷提升自身的關注度,持續(xù)更新固有的想法,在覺悟上知曉其工作的不可或缺性,在源頭上解決檔案管理過程中亟待解決的問題,像欠缺監(jiān)管等現(xiàn)狀,力求把此規(guī)劃到機關工作計劃里,以致讓相關人員意識到應該擔負起自身的責任,從細節(jié)做起,專業(yè)、嚴謹?shù)耐瓿烧畽n案管理工作,并且端正自身工作思想,極大程度地調(diào)整自身的工作熱情。
(二)不斷加強檔案管理人員的培訓力度。檔案的存在折射了一切興衰榮辱,標桿了未來政府工作的主要方向,是政府過去的真實信息。所以,很大程度上需要相關人員不僅要有專業(yè)水平的管理方法,而且還必須有豐富的技能知識,更要有極其嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。現(xiàn)階段,一部分檔案管理人員的專業(yè)性水平還有待提高,因此,檔案管理部門有必要盡快解決工作人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀,與此同時,積極組織相關人員培訓,在源頭處積累專業(yè)方面知識,意識上明確自身肩負的職責與重擔,嚴格地遵循相關規(guī)定有序的進行工作,這樣一來,工作人員可以盡可能地提升自身水平,同時更好地完成檔案管理工作。
(三)不斷加大基礎設施的建設,實現(xiàn)信息化的管理。目前,檔案管理模式應用最為廣泛的就是信息化。機關在相關專業(yè)工作過程中,必須要與時俱進,積極參與有意義的革新,力求盡早完成管理信息化建設。與此同時,信息化的進程頗為煩瑣,需要進行大量的資金投入,眾多的基礎設施建設和檔案管理工作人員的在職培訓等。首先,信息化要配備先進的硬件設施,和傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式相比,還是具有很大的優(yōu)勢的,就是因為電子設備對檔案的記載和保存超越了空間和時間的限制,且其省掉了記載的時間,存儲和備份便捷。其次,信息化必須關聯(lián)相同功用的設備,才能更好地聯(lián)系管理相關部門,推動了檔案管理工作有序地開展,很大程度上幫助了機關部門提升其效率。現(xiàn)階段,信息化正逐漸充斥著生產(chǎn)生活的方方面面,最大化地促進了檔案管理工作進行。
檔案管理是機關工作必不可少的重要一環(huán),對機關部門高效的發(fā)揮職能作用具有很大的指導意義。當前,其仍有一些亟待解決的問題,為力求達到不抑制機關檔案管理的快速進行,有必要在短時間內(nèi)提出解決方案。加大相關人員自身在工作上的關注度,增加對專業(yè)人才培訓周期,增加財務支出以及健全和完善硬件設施,引進國際優(yōu)秀理念,嚴格地完善檔案的管理制度,逐漸養(yǎng)成其嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L,為建設高效的政府機關創(chuàng)造足夠有利和便攜的條件。
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