淺談醫(yī)院檔案管理工作

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 馬春榮

淺談醫(yī)院檔案管理工作

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院 馬春榮

本文論述了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作普遍存在的問題，并就新形勢(shì)下如何做好醫(yī)院檔案管理工作談些看法。

醫(yī)院；檔案管理工作；思考

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)寫照，它反映了醫(yī)院在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在醫(yī)院工作中起著承前啟后的作用。因此，如何做好醫(yī)院檔案管理和信息資源管理工作，確保醫(yī)院檔案的完整性和系統(tǒng)性，使醫(yī)院檔案管理更好地服務(wù)于臨床、科研等多方面工作顯得尤為重要。本文就新形勢(shì)下如何做好醫(yī)院檔案管理工作談些看法。

一、充分認(rèn)識(shí)做好醫(yī)院檔案工作的重要作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)管理工作及臨床、科研等活動(dòng)中直接形成的具有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、臨床應(yīng)用、醫(yī)療建設(shè)、人事管理、后勤、財(cái)務(wù)保障等方面的文字材料和聲像載體。

醫(yī)院檔案真實(shí)客觀地記錄了醫(yī)院發(fā)展的歷程，是醫(yī)院重要的信息資源。它既是一個(gè)醫(yī)院長(zhǎng)期運(yùn)用活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)醫(yī)院在今后工作中揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。分析醫(yī)院檔案管理，可以全面掌握醫(yī)療工作等多方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)醫(yī)院自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時(shí)期醫(yī)院建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時(shí)，醫(yī)院檔案匯集了醫(yī)院現(xiàn)有的知識(shí)成果，記錄了醫(yī)院傳統(tǒng)和歷年的所有事跡，形成特色的醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院成長(zhǎng)和奮斗的沉淀和記錄，能有效地推動(dòng)醫(yī)院自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作普遍存在的問題

（一）檔案意識(shí)淡薄。長(zhǎng)期以來，由于人們檔案意識(shí)不強(qiáng)，醫(yī)院還存在著“注重醫(yī)療臨床、輕視檔案”的意識(shí)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)療建設(shè)中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案材料殘缺不全。醫(yī)院檔案應(yīng)為醫(yī)院的發(fā)展留下真實(shí)生動(dòng)的軌跡，應(yīng)該客觀完整記錄醫(yī)院各方面的工作。但目前很多醫(yī)院普遍存在兩種現(xiàn)象：一是沒有綜合檔案室，各科室按照傳統(tǒng)慣有的做法，只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是各部門與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室貪圖一時(shí)之便，也沒有主動(dòng)移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。

（三）檔案管理手段落后。醫(yī)院檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為醫(yī)療工作發(fā)展的關(guān)鍵。目前的醫(yī)院檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。

三、做好醫(yī)院檔案工作的幾點(diǎn)思考

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全各項(xiàng)制度。增強(qiáng)全院職工檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽來提高全院干部職工的檔案意識(shí)。其次，制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出（室）及時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。各部門要積極參與和配合，及時(shí)收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

（二）認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作。檔案工作是一項(xiàng)積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重醫(yī)院各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強(qiáng)宣傳，密切保持與醫(yī)院各科室、部門的聯(lián)系，全方位收集醫(yī)院各部門產(chǎn)生的檔案，同時(shí)，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來。制定符合醫(yī)院檔案特點(diǎn)的管理規(guī)范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級(jí)規(guī)定；將檔案信息及時(shí)提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各部門，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。

（三）合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向?，F(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，不斷地添置現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，檔案的縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動(dòng)等問題，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理，使檔案室不僅是管理部門，更是一個(gè)信息供應(yīng)中心。

（四）努力與醫(yī)療建設(shè)相結(jié)合。醫(yī)院檔案是展示醫(yī)院自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體，因此，醫(yī)院檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映醫(yī)院的醫(yī)療文化風(fēng)貌。為更好地滿足醫(yī)療建設(shè)的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化和資源共享，檔案工作者要爭(zhēng)取院領(lǐng)導(dǎo)的支持，進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案室的功能建設(shè)，努力與醫(yī)院的各項(xiàng)工作相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、信息提供、利用相結(jié)合的一流服務(wù)機(jī)構(gòu)，成為醫(yī)院建設(shè)的重要基地。