論加強(qiáng)檔案資源文化服務(wù)利用的有效對策

文/益陽廣播電視大學(xué)　史桂湘

論加強(qiáng)檔案資源文化服務(wù)利用的有效對策

文/益陽廣播電視大學(xué)史桂湘

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案文化資源借服務(wù)大局服務(wù)社會(huì)各界，側(cè)重檔案服務(wù)是為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的宗旨，運(yùn)用創(chuàng)新機(jī)制和方法提升檔案服務(wù)質(zhì)量，如何豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)模式，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，具有十分重要的意義。

檔案文化資源；服務(wù)利用；對策

一、 對檔案服務(wù)工作的內(nèi)涵分析

檔案服務(wù)工作包括顯示服務(wù)和歷史服務(wù)兩個(gè)方面。注重檔案服務(wù)的內(nèi)容為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，不依照陳舊的“條條框框”，不斷拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新機(jī)制更好地為信息資源的開發(fā)利用服務(wù)。改善檔案服務(wù)條件，主動(dòng)利用檔案館藏資源為大眾服務(wù)，滿足社會(huì)各方面對檔案利用的需求，進(jìn)而提升檔案服務(wù)質(zhì)量。歷史服務(wù)是相對于現(xiàn)實(shí)服務(wù)來說的，檔案本身具有完整性的特征，在檔案的使用和保管中要為查閱者提供更好的現(xiàn)實(shí)服務(wù)，才能延長其使用的歷史壽命。檔案服務(wù)主要側(cè)重于為現(xiàn)實(shí)服務(wù)?，F(xiàn)實(shí)服務(wù)和歷史服務(wù)有機(jī)結(jié)合，檔案利用體系建設(shè)自然就完善了。

二、 電子檔案的加入強(qiáng)調(diào)檔案工作者的社會(huì)責(zé)任

（一）電子檔案便捷、高效率，能快速查閱相關(guān)檔案資料。電子檔案具有高容量、高效率、快捷便利的特點(diǎn)。電子檔案的廣泛使用能為檔案利用者提供最為便利的查閱條件，極大程度上提升了查閱效率。

（二）對檔案信息資料的應(yīng)用，能夠提高檔案資源的利用率。提升檔案信息資源的利用程度，可以逐漸實(shí)現(xiàn)異地查閱相應(yīng)電子檔案信息，比傳統(tǒng)檔案利用方式更具實(shí)效性，不受地域和空間的制約，還可以實(shí)現(xiàn)多人同步異地查閱檔案信息資料，著力提高檔案資源的利用率。

（三）能夠增強(qiáng)檔案保管的安全性。電子檔案與紙制檔案相比更具優(yōu)勢，便于查閱和保管。在實(shí)現(xiàn)對電子檔案的廣泛使用和利用過程中，除了采用從專用系統(tǒng)查閱電子檔案信息外，還要注意在傳輸過程中的安全問題，避免涉密文檔的安全性，用規(guī)范的查閱程序切實(shí)對電子檔案的利用起到有效保護(hù)作用。

三、分析檔案服務(wù)工作的特點(diǎn)

（一）把好各單位機(jī)關(guān)檔案的移交工作。這既是基礎(chǔ)又是關(guān)鍵。每年眾多的單位都會(huì)積極帶頭，率先將各自的檔案移交進(jìn)館。這樣做起到了很好的示范作用，又能對批量的檔案資源進(jìn)行有效保管，大多數(shù)單位的檔案都能按時(shí)按要求及時(shí)移交。

（二）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，合理有效對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用。對檔案資源進(jìn)行合理的開發(fā)利用，對那些珍貴檔案資源的開發(fā)利用，組織檔案館里專人對檔案資源進(jìn)行開發(fā)、編研，充分體現(xiàn)了編研為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)的重要作用。

（三）要重視對民間檔案的征集利用。檔案是歷史的記憶，是人類文明的傳承，是人類社會(huì)的原始記錄，檔案本身是與我們每個(gè)人密切相關(guān)，融入我們的生活，深入民間通過訪問發(fā)現(xiàn)歷史檔案，通過關(guān)系渠道深入民間查找篩選有價(jià)值的歷史檔案；通過幾年的征集，回收了一批珍貴的歷史檔案。

四、檔案資源建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)狀

（一）檔案資源結(jié)構(gòu)單一，檔案門類不齊全。除了文書檔案之外，沒有及時(shí)對電子照片、錄音、影像檔案的及時(shí)收集與整理。更沒有按其門類設(shè)立專項(xiàng)檔案。所收集整理的檔案中上級部門的指令性文件居多，具有地方特色的檔案以及有關(guān)學(xué)科課題科學(xué)研究的專業(yè)技術(shù)檔案卻極少。

（二）檔案資源總量還不是很多，還缺乏“大檔案”意識。不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需求，對檔案資源的價(jià)值認(rèn)定不是很清楚、范圍限制沒有明顯的界定，不能通過一定的載體留存下來，學(xué)校檔案館檔案資源載體95%為紙質(zhì)檔案，音像檔案、實(shí)物檔案少之又少。

（三）對重大事項(xiàng)檔案收集工作開展起來很困難?；旧蠈χ卮笫马?xiàng)的檔案收集歸檔不到位、對于發(fā)生的重大事項(xiàng)所產(chǎn)生的檔案資料文件，很難及時(shí)進(jìn)行有效整理歸檔，甚至部分重要資料分散個(gè)人手中，時(shí)間長了，極其容易造成這部分重要檔案的散落丟失。

五、分析檔案資源建設(shè)存在問題的原因

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不到位。有一些領(lǐng)導(dǎo)大都把主要精力放在單位的中心工作上，對于檔案工作基本上騰不出精力來管，要不是有專門的檔案檢查，這項(xiàng)工作基本上處于無人負(fù)責(zé)的狀態(tài)，經(jīng)費(fèi)、人力都得不到相應(yīng)的保證，更談不上有效發(fā)展。

（二）對檔案管理重視程度不高，體制落后。檔案工作極具傳統(tǒng)性，在眾多的人思想中老早就形成了根深蒂固的印象，此項(xiàng)工作無關(guān)單位的大局，可有可無，管理體制上存在嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象，更加不能適應(yīng)新形勢新時(shí)代的需要。

（三）檔案基礎(chǔ)建設(shè)存在滯后現(xiàn)象。在一定程度上直接影響到檔案資源建設(shè)的向前發(fā)展，有時(shí)會(huì)因?yàn)闄n案的基礎(chǔ)建設(shè)滯后而造成對檔案的歸檔處理不及時(shí)。

（四）信息化建設(shè)方面欠缺。檔案資源建設(shè)，并不是只將各種載體的檔案簡單收集在一起集中保管，而是要運(yùn)用相應(yīng)現(xiàn)代化的保管手段進(jìn)行信息化處理，儲存、分類，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

六、提升檔案資源建設(shè)的有效途徑

檔案資源建設(shè)內(nèi)涵的提升，是新時(shí)代的新要求，更是檔案工作服務(wù)的新目標(biāo)，對推動(dòng)檔案資源建設(shè)有著深遠(yuǎn)的意義。如何在今后創(chuàng)新檔案工作思路、采取有效的現(xiàn)代化手段和方法，積累檔案資源數(shù)量多想辦法，提出了自己的對策：

（一）加強(qiáng)對貫徹檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)意識、服務(wù)意識。領(lǐng)導(dǎo)騰出精力來分管檔案工作，在經(jīng)費(fèi)、人力上得到大力的保證，加強(qiáng)對檔案工作的調(diào)研，制定相應(yīng)的工作目標(biāo)、方法、措施，使檔案法律法規(guī)落到實(shí)處，才能促進(jìn)檔案工作的有效開展。

（二）樹立“大檔案”意識，加強(qiáng)對檔案資源的整合，豐富檔案資源門類。積極解決好檔案資源結(jié)構(gòu)單一，檔案門類不齊全的問題。對文書檔案、電子照片檔案、實(shí)物檔案、電子聲像檔案的及時(shí)、合理整合是工作重心。樹立“大檔案”意識。逐漸適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需求，弄清檔案資源的價(jià)值認(rèn)定規(guī)則、范圍限制的界定，進(jìn)一步豐富檔案資源的整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合利用。

（三）檔案資源建設(shè)要運(yùn)用現(xiàn)代化保管手段進(jìn)行處理。運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案資源建設(shè)進(jìn)行相應(yīng)的處理，找尋最佳切入點(diǎn)，對檔案資源建設(shè)的有效定位、技術(shù)要求都要拿出結(jié)合實(shí)際的正確決策，做出可行性調(diào)研，制定出可行的實(shí)施方案，將各種載體的檔案簡單收集在一起集中保管，并且要運(yùn)用相應(yīng)現(xiàn)代化的保管手段進(jìn)行信息化處理，儲存、分類，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。電子檔案的備份是一項(xiàng)重要工作，先要區(qū)分不同等級的檔案進(jìn)行及時(shí)備份，用來保證電子信息檔案的可讀性和安全性。

（四） 檔案資源文化服務(wù)利用必須強(qiáng)化責(zé)任意識、創(chuàng)新意識。檔案資源文化服務(wù)利用必須強(qiáng)化責(zé)任意識、創(chuàng)新意識。在檔案管理過程中要加強(qiáng)責(zé)任意識。責(zé)任意識是推進(jìn)學(xué)校檔案資源文化服務(wù)利用水平的基礎(chǔ)，也是搞好檔案文化服務(wù)利用工作強(qiáng)有力的保障。在檔案服務(wù)利用過程中應(yīng)當(dāng)善于借鑒和總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)和措施，為更好地開展學(xué)校檔案工作、遵循檔案管理的使用原則提出切合實(shí)際的創(chuàng)新方案。

（五）檔案的傳承利用作用是檔案不可或缺的一部分。檔案是歷史的記憶，是人類文明的傳承，是人類社會(huì)的原始記錄，檔案本身與我們每個(gè)人密切相關(guān)，融入我們的生活，作為從事檔案管理工作的人員更應(yīng)在提升服務(wù)質(zhì)量和自身業(yè)務(wù)水平上下足功夫，檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)在，合理有效實(shí)現(xiàn)對檔案的利用開發(fā)，為今后檔案事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)一步達(dá)到遵循法規(guī)擔(dān)負(fù)起記錄歷史、完善檔案收集、保管和服務(wù)利用的功能。

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