以檔案目標(biāo)管理為指南 做好檔案工作

文/湖北省疾病預(yù)防控制中心　焦建華 祝琳

以檔案目標(biāo)管理為指南 做好檔案工作

文/湖北省疾病預(yù)防控制中心焦建華 祝琳

本文結(jié)合工作實(shí)際，論述湖北省疾病預(yù)防控制中心以湖北省檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)為指南，做好檔案工作，不斷提高檔案管理水平的經(jīng)驗(yàn)和做法。

疾病預(yù)防控制；檔案目標(biāo)管理；經(jīng)驗(yàn)

湖北省疾病預(yù)防控制中心（簡稱湖北省疾控中心）檔案工作2006年被省檔案局評定為湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理AAA級，2012年復(fù)查通過繼續(xù)被確認(rèn)為湖北省AAA級，2016年順利通過復(fù)查評審?？偨Y(jié)10多年來湖北省疾控中心檔案工作取得的成績，我們認(rèn)為以檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)為指南，是做好檔案工作，不斷提高檔案管理水平的關(guān)鍵，下面談?wù)剻n案工作經(jīng)驗(yàn)。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案組織機(jī)構(gòu)建設(shè)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。湖北省疾控中心歷屆領(lǐng)導(dǎo)都很重視檔案工作，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，與各項(xiàng)工作緊密結(jié)合，實(shí)行計(jì)劃、總結(jié)、檢查、考核同步管理。檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入單位辦公室經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保所需費(fèi)用能夠?qū)崍?bào)實(shí)銷，完全滿足檔案工作的需要。為加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案工作落實(shí)到位，適時(shí)調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。

（二）檔案管理網(wǎng)絡(luò)健全。對檔案管理網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，將思想作風(fēng)好、工作扎實(shí)認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)的人員作為專、兼職檔案員充實(shí)到檔案工作崗位。形成上下貫通、左右協(xié)調(diào)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對本單位檔案基礎(chǔ)工作起著重要的支撐作用。

（三）檔案管理制度完善。

1.開展檔案法律、法規(guī)宣傳教育活動(dòng)。通過本單位網(wǎng)站宣傳《中華人民共和國檔案法》《湖北省檔案管理?xiàng)l例》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步提高本單位職工的檔案意識(shí)和法制觀念，為安全保管檔案，最大限度開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造良好的社會(huì)氛圍。

2.修訂檔案管理規(guī)范，及時(shí)修改“三合一制度”。從1987-2014年，結(jié)合工作實(shí)際，《檔案管理規(guī)范》經(jīng)過6次修訂。通過制度規(guī)范行動(dòng)，把業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)納入制度建設(shè)軌道，保證檔案工作有法可依、有章可循，強(qiáng)化檔案部門的執(zhí)法監(jiān)督職能，體現(xiàn)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的制約性和權(quán)威性，同時(shí)也有利于檔案人員的理解和操作。

（四）歸檔文件控制措施有力。

1.檔案工作列入目標(biāo)管理體系。湖北省疾控中心將檔案工作列入中心目標(biāo)績效考核工作，列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，作為考核科（所）室及有關(guān)人員工作實(shí)績的內(nèi)容之一，把檔案工作考核常態(tài)化，促進(jìn)檔案工作由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)變，確保歸檔文件材料的齊全、完整、系統(tǒng)。

2.檔案部門執(zhí)行“三參加”“四同時(shí)”效果較好。湖北省疾控中心《科技管理辦法》對科研檔案材料的收集范圍、人員、歸檔工作作了進(jìn)一步詳細(xì)規(guī)定。參加基建工程驗(yàn)收會(huì)的檔案人員能夠做到收集2套齊全的基建檔案材料，一套移交武漢市城建檔案館保存，一套移交檔案室保存。設(shè)備儀器檔案管理納入湖北省疾控中心檢測質(zhì)量管理體系管理，從儀器設(shè)備的配備、購置、驗(yàn)收、材料歸檔、使用、維護(hù)和保養(yǎng)、報(bào)廢等方面進(jìn)行嚴(yán)格的控制，以適應(yīng)國內(nèi)國際形勢發(fā)展對實(shí)驗(yàn)室管理水平、檢測能力與國際接軌的要求，同時(shí)也確保儀器設(shè)備檔案材料收集齊全、完整。

二、加大投入，構(gòu)筑穩(wěn)固的檔案管理工作平臺(tái)和基礎(chǔ)

（一）檔案用房符合檔案保管要求。湖北省疾控中心檔案用房實(shí)行“三分開”，檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。檔案庫房建設(shè)符合檔案保管要求，達(dá)到1200kg/m2的承重要求，庫房設(shè)在2樓，南朝向，墻壁具有隔熱、防潮性能，有利于保護(hù)檔案。

（二）檔案設(shè)施設(shè)備完備。湖北省疾控中心配備有煙霧報(bào)警消防系統(tǒng)及在有效使用期內(nèi)的滅火器材。有電子防控裝置，進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，檔案室檔案庫房獨(dú)立配備遠(yuǎn)紅外線報(bào)警系統(tǒng)裝置，并配備有防盜網(wǎng)、防盜門進(jìn)行防護(hù)。檔案庫房配備柜式空調(diào)、除濕機(jī)，功率與庫房空間匹配，運(yùn)行狀況良好。檔案庫房配備有防光、防紫外線的窗簾，定期投放防霉、防蟲藥片。檔案庫房配備有溫濕度電子記錄系統(tǒng)、防磁柜，檔案工作配備有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備及刻錄軟件。

（三）檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)。湖北省疾控中心檔案庫房內(nèi)安裝符合檔案標(biāo)準(zhǔn)的密集架。檔案整理和保管裝具使用符合國家和省的有關(guān)規(guī)定，裝訂材料符合質(zhì)量要求。

三、夯實(shí)基礎(chǔ)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

（一）檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則。湖北省疾控中心檔案按文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案四大塊進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，共設(shè)文書、科研、基建、設(shè)備、教學(xué)培訓(xùn)、檢測檔案等18類，截至2015年12月30日，檔案室藏檔案23462卷（盒、冊、盤、個(gè)）115950件，底圖2098張。室藏資料686冊。各類檔案整理管理均符合有關(guān)規(guī)定和規(guī)范的要求，檔案排架按文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案進(jìn)行排架，科學(xué)合理。

（二）強(qiáng)化檔案安全管理。湖北省疾控中心高度重視檔案安全管理工作，從完善管理和落實(shí)制度入手，構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全體系，落實(shí)安全責(zé)任、安全制度和保障措施，確保檔案實(shí)體安全。制定檔案保密工作制度，設(shè)置醒目的檔案柜標(biāo)引和檔案存放示意圖，建立全宗卷，堅(jiān)持測記庫房溫濕度，利用電子溫濕度記錄儀對檔案庫房進(jìn)行控制，及時(shí)更換預(yù)防蟲、霉藥物，定期對檔案安全進(jìn)行檢查。

在每年開展的檔案數(shù)字化加工工作外包之前，都與相關(guān)公司簽訂檔案數(shù)字加工協(xié)議或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換合同，確保檔案資料完整、安全、保密。使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的光盤、移動(dòng)硬盤定期對電子檔案數(shù)據(jù)采取3種形式的備份，并對備份數(shù)據(jù)定期進(jìn)行檢測、遷移。實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔“雙軌制”管理。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全保障建設(shè)，抓好檔案移交、利用和數(shù)字化過程中的敏感信息和涉密檔案管理工作，做到敏感信息和涉密檔案不公開、不外包、不上網(wǎng)、不數(shù)字化，采用防火墻、防水墻、網(wǎng)絡(luò)隔離、物理隔離、容災(zāi)備份等措施，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。

四、存量檔案數(shù)字化，加快檔案信息化建設(shè)步伐

（一）加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。湖北省疾控中心在信息化建設(shè)中把檔案信息的現(xiàn)代化作為其中一個(gè)重要的部分，投入人力、物力、財(cái)力加大計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的力度，統(tǒng)一規(guī)劃信息化建設(shè)工作，信息所配備有本單位信息數(shù)據(jù)管理專用機(jī)房，并配備有檔案數(shù)據(jù)管理專用服務(wù)器。使用國家檔案局認(rèn)可并推廣的世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)小型網(wǎng)絡(luò)版。世紀(jì)管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的物理數(shù)據(jù)層、概念數(shù)據(jù)層和邏輯數(shù)據(jù)層設(shè)計(jì)合理，便于錄入、利用。

（二）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和數(shù)字化進(jìn)程。湖北省疾控中心檔案室按照“存量數(shù)字化、增量電子化、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化”要求，圍繞建設(shè)數(shù)字檔案室目標(biāo)，制訂檔案信息化建設(shè)計(jì)劃，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。全面完成室藏檔案案卷級和文件級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)室藏檔案、資料計(jì)算機(jī)檢索查詢。制定檔案數(shù)字化計(jì)劃，嚴(yán)格明確檔案數(shù)字化范圍和作進(jìn)度，依照標(biāo)準(zhǔn)，全面開展館藏檔案數(shù)字化和全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)原生電子文件在線歸檔。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程利用。2012年，湖北省疾控中心世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)集成，并每年定期上傳、轉(zhuǎn)換檔案數(shù)據(jù)到OA辦公系統(tǒng)檔案查詢子系統(tǒng)上，實(shí)現(xiàn)1950-2014年電子檔案目錄和2002-2014年文書檔案永久、長期保管檔案的全文查閱遠(yuǎn)程查詢，全院職工均可坐在辦公室按訪問權(quán)限高效、快捷的查詢所需檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大共享。

五、積極開發(fā)利用檔案，為疾控事業(yè)服務(wù)

（一）編制多種檢索工具。湖北省疾控中心的檔案除能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索外，還編制適用的、多途徑書本式檢索工具114冊，檔案工作人員均能夠熟練使用各種檢索工具。

（二）大力開展檔案編研工作。檔案室積極開發(fā)檔案信息，編纂編研材料、編制檔案檢索目錄等信息資源。每年都制定開發(fā)信息的工作計(jì)劃和安排。為配合本單位各項(xiàng)工作的開展，檔案室編纂全宗介紹、組織沿革、大事記、學(xué)術(shù)論文匯編、專業(yè)資料匯編、收發(fā)文匯編等165冊通用性檔案編研材料和《湖北疾病預(yù)防控制年鑒》等檔案深層次開發(fā)材料。

（三）積極為利用者服務(wù)。湖北省疾控中心檔案室開展檔案直接借閱、電話咨詢、QQ咨詢、編纂檔案編研材料下發(fā)各所處室及全省各市（州）縣（市）、接待外單位檔案人員來訪、電腦遠(yuǎn)程查詢等多種形式的檔案咨詢服務(wù)。檔案室工作人員業(yè)務(wù)熟練，態(tài)度熱情，工作主動(dòng)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確為職工提供所需的信息。自1965年至2015年，提供利用檔案累計(jì)達(dá)14761卷（件），3224人/次；提供利用資料848冊，287 人/次，遠(yuǎn)程利用檔案3600人/次，下載836份文件材料，成為名副其實(shí)的檔案、資料信息中心。

自2006年檔案達(dá)標(biāo)升級工作以來，湖北省疾控中心始終認(rèn)真貫徹落實(shí)執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《湖北省檔案管理?xiàng)l例》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，以湖北省檔案局印發(fā)的檔案工作目標(biāo)管理評審辦法為工作指南，不斷提高檔案管理水平，切實(shí)加強(qiáng)檔案組織機(jī)構(gòu)、檔案設(shè)施設(shè)備、檔案業(yè)務(wù)和檔案信息服務(wù)建設(shè)，深入開發(fā)檔案信息資源，為服務(wù)湖北省疾病預(yù)防控制事業(yè)做出一定的貢獻(xiàn)。

［1］湖北省檔案局.湖北省檔案局關(guān)于印發(fā)《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考評辦法》的通知（鄂檔規(guī)〔2016〕3號(hào)）［Z］.