事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探究

文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心　孫麗

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探究

文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心孫麗

我國(guó)的經(jīng)濟(jì)處于逐漸騰飛的狀態(tài)，各個(gè)公司和事業(yè)單位也在處于逐步完善狀態(tài)，各類公司和事業(yè)單位的檔案也在不斷增多，為此怎樣去合理規(guī)制這些檔案已經(jīng)成為非常重要的一個(gè)問題。本文針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位信息化檔案建設(shè)的問題作了以下幾點(diǎn)探究，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

事業(yè)單位；檔案規(guī)整；信息化建設(shè)

一、信息化時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

在信息高速發(fā)展的今天，產(chǎn)生越來(lái)越多的數(shù)據(jù)和資料，需要建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案庫(kù)，因此各個(gè)事業(yè)單位都在做強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理庫(kù)，但由于經(jīng)驗(yàn)不足和缺少專業(yè)的管理人員，致使現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理，信息化建設(shè)呈現(xiàn)出非常多的問題，具體有以下幾類：

（一）缺乏檔案建設(shè)的思想理念。現(xiàn)階段，很多人都忙于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，認(rèn)為只要完成當(dāng)下的工作，就可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的又快又好發(fā)展。其實(shí)不然，一些工作是具有長(zhǎng)期的性質(zhì)，還有一些工作則是受制于當(dāng)前的社會(huì)大背景之下，在日后這項(xiàng)工作還有非常重要的參考意義。所以說(shuō)，對(duì)于每一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，檔案建設(shè)是非常重要的，但是現(xiàn)在的一些事業(yè)單位有很多領(lǐng)導(dǎo)，雖然對(duì)于檔案建設(shè)的重要性有一定的認(rèn)識(shí)，但其重視程度還是不夠。

（二）檔案建設(shè)的投入資金不足。一些事業(yè)單位忙于修建良好的辦公環(huán)境以及良好的公共設(shè)施，對(duì)于檔案管理硬件設(shè)施的資金投入是比較少的，這樣對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)下檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是非常不利的。還有一些事業(yè)單位的檔案建設(shè)只是簡(jiǎn)單的人工歸檔，這樣的檔案建設(shè)是很難適應(yīng)于現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展，所以對(duì)于事業(yè)單位檔案建設(shè)來(lái)說(shuō)硬件投入是至關(guān)重要的。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才?，F(xiàn)代化的信息檔案建設(shè)與傳統(tǒng)的人工檔案建設(shè)還存在著一定的差別，需要有專業(yè)的技術(shù)人員作為支撐，但目前很多的事業(yè)單位檔案建設(shè)，這一塊的工作是由一些年齡結(jié)構(gòu)比較大的人員擔(dān)任，這些人員雖然具備很豐富的人工檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)檔案庫(kù)的建立存在著非常大的問題，因此沒有辦法完成信息化的檔案建設(shè)，這樣的話就會(huì)使公司的很多細(xì)節(jié)與工作脫軌，使很多項(xiàng)工作陷入僵局，沒有辦法運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）對(duì)于軟件的認(rèn)知程度不高。很多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的軟件認(rèn)知程度是非常低的，一些人認(rèn)為只是選用傳統(tǒng)的檔案管理軟件就可以了，其實(shí)不然，選擇比較合適的檔案管理軟件，能夠提升檔案管理的工作效率，同時(shí)也能夠有效地降低人工的失誤率。這樣的話，對(duì)于日后的工作是有極其大的幫助。所以能夠選用比較好的檔案管理軟件也是信息化時(shí)代下必要的選擇。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提高檔案管理的思想認(rèn)識(shí)。檔案管理建設(shè)，對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，不僅能夠提升事業(yè)單位的工作效率，同時(shí)也能夠避免日后的一些案件糾紛。同時(shí)檔案管理也是非常繁雜的一項(xiàng)事物，所以各個(gè)事業(yè)單位必須要注重檔案管理建設(shè)，從思想上認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代下信息檔案建設(shè)是非常重要的，只有建立完備的檔案管理體系，才能夠?yàn)楣镜暮笃诎l(fā)展贏得一定的利潤(rùn)。

（二）加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理的資金投入。對(duì)于檔案管理的效率提升是離不開資金的支持的，不管從辦公環(huán)境還是人才來(lái)說(shuō)，都是需要一定的資金來(lái)做維護(hù)，所以要加大事業(yè)單位檔案管理的資金投入，可以從硬件方面入手，保證檔案管理的良好辦公環(huán)境以及良好的硬件設(shè)施。同時(shí)還可以從軟件方面入手，加大對(duì)檔案管理人才資金的投入，選聘一些具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員做檔案管理的建設(shè)者，這樣做出來(lái)的信息檔案不僅能夠利于當(dāng)前的工作，同樣也有利于日后的參考工作。對(duì)于一些經(jīng)驗(yàn)不足的檔案管理人員，事業(yè)單位還應(yīng)該加大資金投入，對(duì)這些人員做定期的培訓(xùn)，讓這些人員掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的管理技能。以適應(yīng)信息化檔案的規(guī)整，只有將硬件和軟件設(shè)施同步提升，才能夠有效的提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

（三）采用合理的軟件。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的規(guī)整工作來(lái)說(shuō)，合適的軟件是必備的，盡可能去采用一些適合當(dāng)前事業(yè)單位管理工作所需要的軟件，如果在市場(chǎng)上沒有相關(guān)的管理軟件時(shí)，可以聘請(qǐng)一些技術(shù)人員去建立這樣的管理軟件，而這些軟件能夠大大提升檔案管理的效率，同樣也可以節(jié)省大量的人力物力和財(cái)力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收，建立比較完備的信息化數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，以方便事業(yè)單位的工作人員和相關(guān)專業(yè)人員去參考查閱，保證工作的順利進(jìn)行，提升工作的業(yè)績(jī)和效率。

三、總結(jié)

在現(xiàn)代化信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，能夠建立比較完備的數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，是非常重要的一個(gè)工作。這項(xiàng)工作的實(shí)施和建立不僅能夠改變傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)也能夠做到及時(shí)更新，與當(dāng)前的時(shí)代腳步更好地銜接，這樣有利于事業(yè)單位工作人員的工作，也能夠方便社會(huì)上的相關(guān)人士查閱和參考，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙豐收，實(shí)現(xiàn)利益的最大化。

［1］項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)［J］.科技資訊，2013（30）：214；216.

［2］陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究［J］.赤子（上中旬），2015（07）：144.