醫(yī)院文書檔案管理的特征以及創(chuàng)新方法

文/貴州省都勻市黔南州精神病醫(yī)院　陳佳強(qiáng)

醫(yī)院文書檔案管理的特征以及創(chuàng)新方法

文/貴州省都勻市黔南州精神病醫(yī)院陳佳強(qiáng)

本文主要針對醫(yī)院文書檔案管理的特征以及創(chuàng)新方法進(jìn)行研究分析，并且依據(jù)實際情況提出了一些意見，希望能夠推動醫(yī)院文書檔案管理工作的開展，推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院文書檔案；特點(diǎn)；管理方式；創(chuàng)新

在醫(yī)院文書檔案管理工作中，其主要作用就是對醫(yī)院的行政管理進(jìn)行記錄，能夠有效地反映出醫(yī)院的日常管理狀況，同時還包括了醫(yī)院的長久發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)院年度工作總結(jié)以及階段性工作總結(jié)、醫(yī)院資料統(tǒng)計、重要會議記錄等，對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用。就現(xiàn)階段來說，醫(yī)院文書檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作的重要構(gòu)成部分，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足實際的工作需求，只有不斷地進(jìn)行創(chuàng)新才能保證相關(guān)的開展。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作的特征分析

在醫(yī)院文書檔案管理工作中，所涉及的領(lǐng)域較寬、檔案的類型種類較多，并且具有很強(qiáng)的綜合性，能夠反映出醫(yī)院的基本狀況。通常來說，醫(yī)院文書檔案管理工作的特征主要有：

（一）綜合性。在實際的醫(yī)院文書檔案管理工作過程中，相應(yīng)的檔案管理都是通過醫(yī)院的內(nèi)部機(jī)構(gòu)對醫(yī)院的綜合檔案進(jìn)行管理，如果從檔案的類型來看，其主要包含了：人事檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、財務(wù)管理檔案、醫(yī)務(wù)工作檔案、總務(wù)工作檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、醫(yī)院黨務(wù)工作檔案等。如果從檔案文件的來源進(jìn)行分析，不僅包括了上級部門所印發(fā)的或者醫(yī)院自身制定的相關(guān)規(guī)章性、政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性的文件，而且還包括了和醫(yī)院相關(guān)單位或者其他部門往來的文件或者一些編史修志的文件材料。

（二）專業(yè)性。通常來說，醫(yī)院在實際的工作過程中都是以相應(yīng)的醫(yī)療工作為主，并且在實際的工作中能夠形成相應(yīng)的文書檔案， 能夠反映出主體工作狀況，所以，相應(yīng)的文書檔案內(nèi)同具有很強(qiáng)的專業(yè)性。例如：醫(yī)院在發(fā)展過程中制定的長久計劃、業(yè)務(wù)診療等，各方面的檔案管理都具有一定的專業(yè)性。

（三）保密性。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，做好檔案管理工作的主要目的是為醫(yī)院的相關(guān)工作提供一定的指導(dǎo)作用，并且相應(yīng)的文書檔案管理工作具有極強(qiáng)的保密性、業(yè)務(wù)性等特點(diǎn)，其開放程度較低，僅限于在醫(yī)院的工作人員進(jìn)行查看，不能提供更深層次服務(wù)。

（四）階段性。醫(yī)院在發(fā)展過程中，相應(yīng)的行政管理科室較多，所形成的文書檔案也存在一定的松散性，因此，為了保證醫(yī)院在某一個階段的某項工作能夠順利進(jìn)行，并且所形成的文件具有一定的連續(xù)性、系統(tǒng)性以及完整性，所以，醫(yī)院現(xiàn)階段的文書檔案管理工作的周期為一年或者半年。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范化。就現(xiàn)階段而言，醫(yī)院在文書檔案管理工作中，應(yīng)該積極制定完善的醫(yī)院文書檔案管理工作機(jī)制，保證管理工作的規(guī)范化。同時，醫(yī)院的相關(guān)部門還應(yīng)該積極制定相應(yīng)的落實制度，保證相關(guān)工作能夠得到有效落實，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，保證各個環(huán)節(jié)都能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的程序進(jìn)行工作，從而能夠有效的提高工作質(zhì)量。

（二）開展文書檔案歸口管理機(jī)制。在實際的醫(yī)院文書檔案管理工作中，文書檔案管理主要涉及人事檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、財務(wù)管理檔案、醫(yī)務(wù)工作檔案、總務(wù)工作檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、醫(yī)院黨務(wù)工作檔案、辦公室檔案管理等方面，其中辦公室檔案管理工作是整個工作開展的核心部分，因此，醫(yī)院的相關(guān)部門應(yīng)該將相應(yīng)的文書檔案管理歸口到辦公室檔案管理工作中，積極地對各個科室的工作人員進(jìn)行督促，保證相應(yīng)的文件能夠及時完成整理、上交，此種方式有效地避免了辦公室檔案文化出現(xiàn)分散、混亂、堆積等現(xiàn)象，保證了文件檔案的齊全、完整性，同時，還具有良好的保密性，實現(xiàn)了專一化管理，提高了醫(yī)院文書檔案管理工作的整體水平。

（三）加強(qiáng)對文書質(zhì)量的控制。文書質(zhì)量是檔案管理工作的前提，文書通過收集、整理、歸納總結(jié)最終形成檔案，所以，文書質(zhì)量對于檔案管理質(zhì)量具有直接影響。因此，在實際的管理過程中，工作人員應(yīng)該依據(jù)實際情況對文書的規(guī)范狀況進(jìn)行綜合分析，找出問題所在，積極對相應(yīng)的預(yù)防安全進(jìn)行修正；另外，還要積極對醫(yī)院的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，開展以文書處理為主題的專業(yè)講座，能夠提高醫(yī)院文書質(zhì)量。另一方面，還要加強(qiáng)對文書檔案收集、整理等工作的監(jiān)督，保證良好的工作，同時，還要積極對相應(yīng)的底稿進(jìn)行保存，在相應(yīng)的工作完成以后，工作人員應(yīng)該積極對文書檔案進(jìn)行核對，保證其準(zhǔn)確性。

（四）加強(qiáng)對信息管理技術(shù)的應(yīng)用。在現(xiàn)代化管理工作過程中，工作人員應(yīng)該積極將計算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，改變傳統(tǒng)的管理模式，制定一體化管理方式。首先工作人員應(yīng)該積極依據(jù)實際狀況對各個科室的文書檔案進(jìn)行整理，使其更具規(guī)范性，然后，在將其制作成為電子檔案，對其進(jìn)行編號，通過掃描以后儲存到數(shù)據(jù)庫中；最后，完成電子檔案的收集整理。另外，還要做好相應(yīng)的保密工作，制定完善的安全管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對文書檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，才能保證文書檔案的安全，有效地提高文書檔案管理工作效率，推動醫(yī)院的發(fā)展。

三、總結(jié)

綜上所述，積極對醫(yī)院文書檔案管理的方式進(jìn)行創(chuàng)新，具有重要意義，能夠提高醫(yī)院整體管理水平，推動醫(yī)院工作的開展。在實際工作過程中，工作人員應(yīng)該從醫(yī)院文本檔案管理工作的實際狀況出發(fā)，制定合理的工作方式，才能達(dá)到事半功倍的效果。

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