論電子文件與紙質(zhì)文件管理間的融會(huì)貫通

文/上海期貨信息技術(shù)有限公司　華威娟

論電子文件與紙質(zhì)文件管理間的融會(huì)貫通

文/上海期貨信息技術(shù)有限公司華威娟

文件本身的發(fā)展與變化是一種歷史的不可抗力，隨之而來的文件管理的變化則需要檔案工作者的主動(dòng)應(yīng)對。如何在電子文件與紙質(zhì)文件間相互共存、影響的情況下，將這兩者的管理方法融會(huì)貫通，成為當(dāng)下檔案管理工作者所面臨的一項(xiàng)難題、挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

共存；影響；融會(huì)貫通

在信息化程度高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，大批的電子文件應(yīng)運(yùn)而生，成為我們?nèi)粘Ｉ?、工作中不可或缺的一部分。尤其是在新興的高新技術(shù)企業(yè)中，各類電子文件更是重中之重，與此同時(shí)，作為最原始，也是最基礎(chǔ)的紙質(zhì)文件依舊占領(lǐng)著一席之地。這兩者的關(guān)系既相互共存，又不停地磨合、影響，從而給檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。

一、紙質(zhì)文件與電子文件的概念及來源

紙質(zhì)文件是指以紙張作為載體的一種文件。紙張是中國古代四大發(fā)明之一，紙質(zhì)文件最先產(chǎn)生在中國。東漢時(shí)已經(jīng)開始用紙張書寫文件，魏晉以后紙質(zhì)文件逐漸增多，但官府公文仍以簡為主。到東晉末葉，公元403年底，桓玄代晉自立，下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”從此紙質(zhì)檔案大量產(chǎn)生。從4世紀(jì)到17世紀(jì)末，中國造紙術(shù)先后傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國家、歐洲各國、美洲大陸，乃至全世界，促進(jìn)了世界檔案事業(yè)的發(fā)展。紙質(zhì)文件優(yōu)點(diǎn)較多，便于管理和利用。

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件與以往記錄方式、記錄載體的變化相比有著更深刻、更廣泛、更具實(shí)質(zhì)性的含義和意義。

從1946年第一臺電子計(jì)算機(jī)誕生至現(xiàn)在，只有短短的60多年，電子計(jì)算機(jī)運(yùn)用廣泛，成為電子文件產(chǎn)生的主要工具。電子文件是20世紀(jì)90年代初開始使用的一個(gè)詞匯。國外最早提出這一概念的是1988年美國紐約州檔案館出版的一本題為《紐約州政府管理和保護(hù)電子文件戰(zhàn)略規(guī)劃》的報(bào)告。也就是說，使用電子文件這一概念在發(fā)達(dá)國家也不過才20多年。

二、電子文件與紙質(zhì)文件的共存關(guān)系

每份電子文件自它誕生之日起，都將會(huì)與紙質(zhì)文件共存一段時(shí)間。 或是先有紙質(zhì)文件，之后根據(jù)存儲(chǔ)、利用等方面的需要形成相應(yīng)的電子版本（常見于各類合同文件的掃描等情況），這就是紙質(zhì)文件的轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)文件的轉(zhuǎn)化通常有兩種情況：一是單位收到外來文件后立即轉(zhuǎn)化，使文件在流轉(zhuǎn)過程中就具有紙質(zhì)和電子兩種版本。二是對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案實(shí)施轉(zhuǎn)化，文件流轉(zhuǎn)完成后才有兩種版本；或是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中用計(jì)算機(jī)直接生成電子文件，但出于對文件的法律效率要求或書面閱讀的需要，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件（例如各類會(huì)議紀(jì)要及公文等）。這種轉(zhuǎn)換也有兩種類型：一是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成文件制作后，通過網(wǎng)絡(luò)(電子郵件、辦公自動(dòng)化等)發(fā)送，傳輸?shù)碾娮游募唤邮蘸?，以紙質(zhì)文件形式輸出生效，從而使文件在流轉(zhuǎn)過程中即有兩種版本。二是在歸檔時(shí)或歸檔后為電子文件制作備份。在這種情況下，文件在流轉(zhuǎn)完成后才有兩種版本。根據(jù)上述兩種情況，可以把紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)分為“雙套制”和“雙軌制”兩種類型。

所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。

所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的單位在文件進(jìn)入流轉(zhuǎn)過程時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然在流轉(zhuǎn)結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。

無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的。但是雙套制是后端共存，電子文件基本上可以看作是紙質(zhì)文件的電子副本，它的“文件”屬性和證據(jù)力是不完整的。而雙軌制是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時(shí)即具有效力，參與相關(guān)的事務(wù)處理。

三、電子文件與紙質(zhì)文件管理的互相影響

由于電子文件的產(chǎn)生，紙質(zhì)文件管理的方法開始發(fā)生變化，主要表現(xiàn)為以下幾方面：

（一）電子文件管理簡化了紙質(zhì)文件管理的流程。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門可以通過借閱審批后直接在網(wǎng)上調(diào)用，無須到辦文部門查閱原始文本，因此，文件形成部門可以在文件流程完結(jié)后即時(shí)進(jìn)行歸檔。這就使得業(yè)務(wù)人員可以將文件階段、檔案階段的管理任務(wù)統(tǒng)籌安排，并盡可能提前在文件生成初期所需要完成的工作時(shí)間。紙質(zhì)文件的隨時(shí)歸檔不僅減輕了各業(yè)務(wù)部門保管文件的壓力，也減少了個(gè)人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。

提前歸檔使檔案部門接收歸檔文件的時(shí)間點(diǎn)明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時(shí)不少文件還與現(xiàn)行事務(wù)具有密切的關(guān)聯(lián)，單位內(nèi)部或是外部審計(jì)的查閱還比較頻繁。因此，業(yè)務(wù)部門需要更多地與檔案部門溝通，檔案部門也能夠更清楚地了解文件的現(xiàn)行價(jià)值以及流轉(zhuǎn)過程。這就使得檔案部門的介入時(shí)機(jī)超前于歸檔，能夠在所有文件歸檔前對單位的整體事務(wù)有較為具體的了解，方便之后的整理分類。

由于電子文件能夠提供快速度、多途徑的全文檢索功能，以及隨時(shí)隨處的網(wǎng)上利用，不同人員同時(shí)利用的便利讓大家更加樂于利用電子文件。同時(shí)，通過在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)文件的存放位置，可以非常方便地查找到對應(yīng)的紙質(zhì)文件。這樣一來，對紙質(zhì)檔案實(shí)體上架的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助檢索功能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的快速查詢、調(diào)閱。同時(shí)，對立卷工作的簡化帶動(dòng)了相關(guān)步驟的簡化，如上架排列、檔案統(tǒng)計(jì)、手工檢索工具編制等，檔案部門可以從繁重的整理業(yè)務(wù)中解脫出來，更多地關(guān)注檔案信息資源的建設(shè)、開發(fā)與服務(wù)。

（二）紙質(zhì)文件管理促進(jìn)了電子文件管理的完善。電子文件管理面臨的最大挑戰(zhàn)是如何保障電子文件管理中的信息安全。電子文件信息安全是指電子文件信息在其生成、保存和利用過程中受到保護(hù)，不因偶然和惡意的原因而遭到破壞、更改和泄露，確保其真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、原始性、可讀性和可靠性，并確保電子文件信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連續(xù)正常運(yùn)行。

僅從技術(shù)而言，對紙質(zhì)文件的偽造、篡改也并非不可實(shí)現(xiàn)。實(shí)際上，人們對紙質(zhì)文件的信任更多是來自對其整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)、保管過程安全性的默認(rèn)。而電子文件的安全性管理中的一些思路可以從紙質(zhì)文件管理中獲取經(jīng)驗(yàn)。如價(jià)值鑒定、著錄標(biāo)引、信息編研與開發(fā)等都從紙質(zhì)文件、檔案的管理中繼承了有益的經(jīng)驗(yàn)。危機(jī)管理思想是風(fēng)險(xiǎn)管理思想的補(bǔ)充，傳統(tǒng)檔案保護(hù)講究的“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的思想在現(xiàn)代電子文件管理中也是適用的。

可見，電子文件與紙質(zhì)文件管理間的關(guān)系并不是對立、被動(dòng)的，二者在互相學(xué)習(xí)、互相借鑒中互為階梯、互補(bǔ)長短。在這些相互影響和作用中，各自調(diào)整自身的定位，并逐漸融合為一套綜合性的管理方法和管理系統(tǒng)。文件本身的發(fā)展與變化是一種不可抗力，文件管理的變化則需要檔案工作者的主動(dòng)應(yīng)對，兩種文件的相互影響給我們帶來無數(shù)的難題、挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

四、電子文件與紙質(zhì)文件未來的發(fā)展方向

可以預(yù)見的是電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長一段時(shí)間，因?yàn)閺目傮w來說，他們所具備的功能并不完全相同，無法相互替代，想全面實(shí)行“無紙化”必然需要經(jīng)歷一個(gè)漫長的漸進(jìn)過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質(zhì)文件形式生效或?qū)⒓堎|(zhì)副本作為重要的備份加以保存。只要還有人使用紙和筆，就會(huì)有以紙介質(zhì)形成的社會(huì)活動(dòng)記錄，這其中不僅有技術(shù)問題，還有習(xí)慣、文化等諸多因素。

但是，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，信息化戰(zhàn)略的全面實(shí)施，電子文件越來越多地作為文件生成的最初形態(tài)而存在，并成為辦公、設(shè)計(jì)、商務(wù)、交往的必要工具。信息形態(tài)的多樣性、極強(qiáng)的可操作性和傳遞的高速便捷，使人們更愿意使用電子文件。隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)、辦公自動(dòng)化（OA）的普及，越來越多的文件必須通過網(wǎng)絡(luò)傳遞。同時(shí)，由于數(shù)字簽名、用戶認(rèn)證、信息認(rèn)證、防范攻擊等技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對電子文件的信心日益增強(qiáng)，管理的改善使人們可以方便地檢索利用。經(jīng)上海市第十四屆人大常委會(huì)第十四次會(huì)議通過，于2014年8月1日起施行的《中國（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)條例》第四十四條明確“自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，在行政管理領(lǐng)域推廣電子簽名和具有法律效力的電子公文，實(shí)行電子文件歸檔和電子檔案管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”。信息化高速發(fā)展的環(huán)境給電子文件的增長和功能提高提供了沃土。

不是所有電子文件都能夠轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，或是因?yàn)槠湫畔⒑Ａ考垙堧y以承載，或是因?yàn)樾畔⑿螒B(tài)無法以紙張載入，或是因?yàn)槲募慕Y(jié)構(gòu)復(fù)雜。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)信息化進(jìn)程，這種只能以數(shù)字形態(tài)生存的文件的種類和數(shù)量會(huì)越來越多，其復(fù)雜程度也日益加深。

綜上所述，電子文件將不可避免地逐步占據(jù)主導(dǎo)地位。紙質(zhì)文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“隱退”，而電子文件管理則在紙質(zhì)文件管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)的支持下日漸蓬勃。對于檔案管理人來說，全面、科學(xué)的文件管理戰(zhàn)略比任何時(shí)候都顯得重要：一方面，穩(wěn)扎穩(wěn)打，堅(jiān)守自己的崗位職責(zé)，在沒有充分把握保障電子文件長久真實(shí)性時(shí)，不要輕易忽略紙質(zhì)文件的價(jià)值，另一方面，因勢利導(dǎo)，積極地將優(yōu)秀的文件管理方法融入電子文件管理領(lǐng)域，從管理制度、方法、技術(shù)等多方面幫助電子文件建立威信，進(jìn)一步確立其法律地位。如果能夠充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)勢互補(bǔ)、融會(huì)貫通，將使我們的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，更上一層樓。

[1]馮惠玲. 電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動(dòng)[J].中國檔案, 2003(12):40-42.

[2]秦鍵.紙質(zhì)文件與電子文件共存期的檔案管理工作[J].檔案與建設(shè), 1998(3):31-32.

[3]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考[J].中國檔案, 2002(7):41-44.

[4]馮惠玲.電子文件管理1 00問.中國人民大學(xué)出版社，2014年.