辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計

任慶遠(yuǎn)

摘要：隨著信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）在技術(shù)和應(yīng)用上都得到了更高層次的發(fā)展，人們逐漸意識到對辦公管理系統(tǒng)的運(yùn)用可以使日常辦公工作更加方便、快捷和高效。而辦公活動重要性的日漸突出，也引起了企業(yè)管理者的普遍重視，他們越來越感覺到?jīng)]有信息技術(shù)支持的企業(yè)管理是力不從心的，因而辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。長期以來，人們對以紙質(zhì)文件為中心的傳統(tǒng)辦公方式習(xí)以為常。這不僅耗費(fèi)了大量的人力、物力、財力，而且效率低、時效性差、容易出錯，不利于企業(yè)長期穩(wěn)定、高效的發(fā)展。而應(yīng)用新型的辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)⑷藦姆爆?、無序、低序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù)，整體提高了企業(yè)辦事的工作效率和對信息的可控性，很好地規(guī)范并改進(jìn)了現(xiàn)有的企業(yè)管理，降低了辦公成本，提高了執(zhí)行力，使管理趨于完善，企業(yè)更具有競爭力。

整個系統(tǒng)采用模塊化開發(fā)方式。采用ASP.NET（動態(tài)網(wǎng)頁制作技術(shù)）、Microsoft SQL Server2008數(shù)據(jù)庫平臺、Visual C#，結(jié)合了B/S模式結(jié)構(gòu)、JavaScript等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。

本論文主要介紹了課題為企業(yè)OA辦公管理系統(tǒng)的背景與意義，使用的相關(guān)技術(shù)與平臺，并在企業(yè)辦公自動化需求分析基礎(chǔ)上，設(shè)計并實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)。系統(tǒng)包括人事管理、考勤管理、文檔管理、日程管理、系統(tǒng)管理、消息傳遞和新聞通知的功能。重點(diǎn)說明了OA辦公管理系統(tǒng)設(shè)計的需求分析、設(shè)計方法、核心技術(shù)和解決方案。

關(guān)鍵詞：嵌入式系統(tǒng)；ARM；Linux；WEB瀏覽器

現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，競爭愈加激烈，為了提升企業(yè)的核心競爭力，企業(yè)需要構(gòu)建自己的辦公自動化系統(tǒng)平臺，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式效率較低，資源耗費(fèi)較大，為了應(yīng)對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計可以有效地提升企業(yè)的辦公水平，在擴(kuò)展性強(qiáng)的功能界面之下，可以增強(qiáng)企業(yè)的整體競爭力，提升內(nèi)部管理水平。

一、辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)核心技術(shù)闡述

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)要遵循以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展的技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略和原則，構(gòu)建業(yè)務(wù)安全支撐的環(huán)境，在開放式的上下互聯(lián)的信息共享環(huán)境下，可以增強(qiáng)辦公自動化水平。

1、多層B/S結(jié)構(gòu)

在系統(tǒng)平臺的安全性和可擴(kuò)展性方面，多層B/S架構(gòu)具有不可比擬的優(yōu)勢特點(diǎn)，辦公自動化系統(tǒng)平臺要采用先進(jìn)的基于Java平臺的多層應(yīng)用體系架構(gòu)，在人機(jī)交互的界面之下，將部分邏輯事務(wù)運(yùn)行于系統(tǒng)前端；部分邏輯事務(wù)運(yùn)行在服務(wù)器端，在這個多層架構(gòu)之下，可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的功能，辦公自動化系統(tǒng)使用JSP、Serlet、EJB、XML等通用編程語言，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的安全可靠性訪問。

2、XML及Web Service技術(shù)

可擴(kuò)展標(biāo)記語言XML是基于結(jié)構(gòu)化信息的標(biāo)準(zhǔn)文本格式，在嚴(yán)格的語法要求之下，可以進(jìn)行標(biāo)記的自行定義，并進(jìn)行數(shù)據(jù)庫信息的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，具有良好的擴(kuò)展性。

3、NET技術(shù)

它是相關(guān)產(chǎn)品和技術(shù)的集合，其相關(guān)要素有操作系統(tǒng)、NET Framework、服務(wù)器軟件、程序開發(fā)工具、編程語言。

二、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計和實(shí)現(xiàn)

1、系統(tǒng)的功能需求分析

1.1 企業(yè)要構(gòu)建以文檔管理和信息交流為核心的辦公自動化系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的功能主要有如下需求：

（1）用戶登錄功能。在企業(yè)辦公過程中，需要對使用用戶進(jìn)行賬號管理，如：用戶注冊、登陸、退出、信息修改等，這是基礎(chǔ)性功能。

（2）通訊錄管理功能。辦公自動化系統(tǒng)之中，可以對日常辦公活動的聯(lián)系人進(jìn)行管理，可以對聯(lián)系人的姓名、性別、職位、聯(lián)系方式等信息，進(jìn)行自由的添加、修改和刪除。

（3）日程安排管理功能。在辦公自動化系統(tǒng)中，要提供辦公人員日常工作日程的安排，具有提醒功能。

（4）郵件管理功能。企業(yè)辦公人員之間要實(shí)現(xiàn)電子郵箱服務(wù)的鏈接，這樣，可以永久保留通訊記錄、日程安排記錄等資料，而且聯(lián)系方便而快捷。

（5）考勤管理功能。在系統(tǒng)中的該模塊用于對工作人員的信息添加、修改和刪除，并對職工的考勤信息進(jìn)行查看和申請等。

（6）文檔管理功能。在企業(yè)辦公自動系統(tǒng)中，可以在這一模塊中實(shí)現(xiàn)公文的收發(fā)管理，可以采用電子化的手段，進(jìn)行文檔的實(shí)時收發(fā)和進(jìn)度追蹤處理，相關(guān)人員可以及時獲悉公文簽發(fā)的狀態(tài)，并進(jìn)行文檔的流轉(zhuǎn)。

1.2 系統(tǒng)安全性需求分析

系統(tǒng)要采用強(qiáng)勁的安全保護(hù)策略，不能有任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、備份系統(tǒng)方面的安全隱患，要能夠快速對系統(tǒng)進(jìn)行快速備份和恢復(fù)，避免損耗過多的系統(tǒng)資源，同時，要具有良好的安全性能，主要滿足兩個方面的性能需求：（1）響應(yīng)能力。錄入單據(jù)的響應(yīng)時間<10s；復(fù)雜查詢響應(yīng)時間<30s。（2）處理能力。當(dāng)在線用戶約為500戶時，不能有過于明顯的延時操作和反應(yīng)，要保持操作流暢、穩(wěn)定。

2、辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計實(shí)現(xiàn)

2.1 用戶登錄管理模塊。該模塊主要用于對用戶的登錄驗(yàn)證、登錄狀態(tài)和權(quán)限的授予管理。

2.2 通訊錄管理模塊。該模塊中要提交用戶名，驗(yàn)證使用用戶的權(quán)限，確認(rèn)其是否有權(quán)進(jìn)行操作，然后，輸入聯(lián)系人的信息，并對聯(lián)系人的信息進(jìn)行驗(yàn)證，最后實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的更新。

2.3 日程安排管理模塊。該模塊的設(shè)計主要是查看工作人員的日程安排，主要包括企業(yè)內(nèi)部的年會安排、部門日程安排、小組日程安排、外部合作日程安排等，還可以向數(shù)據(jù)庫中添加新的日程安排記錄、修改日程安排和刪除日程安排等。

2.4 郵件管理模塊。這個系統(tǒng)模塊之中的登錄用戶可以及時收發(fā)郵件，并查看已有的郵件，進(jìn)行內(nèi)部信息的交流，實(shí)現(xiàn)對外溝通與對接。

2.5 考勤管理模塊。該模塊的設(shè)計主要是對職工的考勤信息進(jìn)行添加、修改、刪除和查看?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)動態(tài)地設(shè)置考勤無效時間，確?？记诤灥健⒑炌说臏?zhǔn)確性。同時，還可以對考勤信息進(jìn)行統(tǒng)計，諸如：部門出勤率、遲到、早退、曠工天數(shù)、工作天數(shù)等，并將這些信息導(dǎo)出到Excel表之中，進(jìn)行管理。

2.6 文檔管理模塊。在這個系統(tǒng)模塊之中，主要用于對公文文檔的瀏覽、構(gòu)建、編輯和發(fā)布。（1）瀏覽公文流程。首先要對收文進(jìn)行登記，記錄詳細(xì)信息，再交由上級審批，通過審批之后，經(jīng)由發(fā)文管理功能模塊，下發(fā)給各個部門。（2）創(chuàng)建公文。由相應(yīng)權(quán)限的人員擬稿，將需要發(fā)送的文件制作成辦公文檔。（3）編輯公文。通過設(shè)置按鈕，對擬稿文件進(jìn)行編輯和修改。（4）發(fā)布公文。這是通過系統(tǒng)公告，在系統(tǒng)首頁可以實(shí)現(xiàn)用戶查看功能。

三、結(jié)束語

總之，辦公自動化系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐之下，應(yīng)用先進(jìn)的硬件平臺和軟件系統(tǒng)，對辦公相關(guān)功能進(jìn)行自動化設(shè)計，在人機(jī)互動的界面之下，實(shí)現(xiàn)用戶登錄管理、通訊錄管理、考勤管理、文檔管理、郵件管理等功能，從而提高了企業(yè)的辦公自動化水平。

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