淺談電子文件的全過程管理

文/上海閘北人力資源發(fā)展有限公司 顏娟

淺談電子文件的全過程管理

文/上海閘北人力資源發(fā)展有限公司 顏娟

本文結(jié)合工作實際，在認(rèn)真貫徹落實中辦、國辦《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》精神，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作之際，較好地發(fā)揮檔案為中心工作和現(xiàn)實斗爭服務(wù)的作用，淺談電子文件全過程管理的理論基礎(chǔ)、實踐應(yīng)用及發(fā)展趨勢。

電子文件；全過程管理；文件連續(xù)體模式

在現(xiàn)代社會，隨著工作環(huán)境與工作要求的提高，數(shù)字化、電子化產(chǎn)物大量產(chǎn)生。以電子文件作為管理對象，保存人類活動記憶的電子文件管理工作已逐步形成并得到社會廣泛重視。電子文件管理是傳統(tǒng)文件、檔案管理的新時代延展，但由于電子文件本身的特點，需研究并建立一套適合電子文件管理要求的原則、方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和理論，對電子文件管理實踐發(fā)展和理論建設(shè)有著重要意義。

一、理論基礎(chǔ)

（一）數(shù)字（式、化）文件與電子文件。數(shù)字化是信息處理的一場革命，是指使用0和1兩位數(shù)字編碼來表達(dá)和傳輸一切信息的一種綜合性技術(shù)，在同一種綜合業(yè)務(wù)中進(jìn)行傳輸，再通過接受器使其復(fù)原，可以無限地復(fù)原，而質(zhì)量不會受到任何損害。數(shù)字（式、化）文件即由電子計算機或各種數(shù)碼設(shè)備生成的，其信息以二進(jìn)數(shù)字代碼記錄和表示，因此也被稱為電子文件。

值得注意的是，經(jīng)過計算機或數(shù)碼設(shè)備直接形成的數(shù)字信息，符合文件要求的稱電子文件毋庸置疑。加拿大電子文件研究專家露西安娜·杜蘭蒂認(rèn)為，電子文件是指正常的業(yè)務(wù)活動中，以數(shù)字形式利用、保留或存儲的文件，而不論其是否以數(shù)字形式制作或接收。因此經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換而來的原文件的數(shù)字化副本，同樣具有電子文件的特征和功能。

美國教授David M·Levy在對電子文件與紙質(zhì)文件比較時發(fā)現(xiàn)，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在穩(wěn)定性、持續(xù)性、物理性、交互性、可變性方面都有著質(zhì)的區(qū)別。

表1 電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別

電子文件管理是指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，運用一定的技術(shù)方法對其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護(hù)電子文件信息的真實性、完整性、有效性并向社會提供利用服務(wù)。

（二）全過程管理 。全過程管理是指根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行全過程管理與監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。我國《電子文件歸檔與管理規(guī)范》總則規(guī)定：“應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性?！?/p>

1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)和美國國防部在關(guān)于電子文件真實性的聯(lián)合研究項目中提出了電子文件全過程管理的框架模式，認(rèn)為應(yīng)由以下措施構(gòu)成電子文件的管理鏈條：根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模版編輯文件；根據(jù)文件的類型和用途，使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；根據(jù)個人的資格及其權(quán)限，確定其接觸電子文件的權(quán)力；在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)文件；使用磁卡、密碼或指紋識別等方式限制對某些技術(shù)的接觸；在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計審計跟蹤功能，記錄對系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果（如文件被修改、刪減和增添等）。

電子文件的全過程管理從根本上說是文檔一體化在電子文件管理中的實現(xiàn)模式，只不過其理論基礎(chǔ)發(fā)生了變化，即從文檔一體化的理論基礎(chǔ)——文件生命周期理論，轉(zhuǎn)變到了電子文件全過程管理的理論基礎(chǔ)——文件連續(xù)體模式（the Records Continuum Model)理論。文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論作為社會科學(xué)性質(zhì)的檔案學(xué)理論，它們是不同社會歷史時期檔案實踐的產(chǎn)物，其形成受到當(dāng)時的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文件等諸因素的直接影響，反映當(dāng)時檔案工作與發(fā)展對理論的要求。它們之間具有基礎(chǔ)與應(yīng)用、宏觀與微觀、指導(dǎo)與被指導(dǎo)等辯證關(guān)系。電子文件的全過程管理與傳統(tǒng)文件、檔案管理一體化管理是一脈相承的，但在具體的管理與控制方法、手段，與傳統(tǒng)相比，電子文件管理顯然有了新的發(fā)展。

二、實踐應(yīng)用

電子文件管理也涉及到傳統(tǒng)文件、檔案管理的主要環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容包括鑒定、積累與歸檔、整理、著錄、檢索、保護(hù)、利用等，但它并非是傳統(tǒng)文件、檔案管理環(huán)節(jié)的簡單組合，在內(nèi)容和形式上都有許多不同。第一，電子文件管理的管理順序不再是傳統(tǒng)文件、檔案管理的線性流程，許多環(huán)節(jié)都存在著前置或循環(huán)的運行，如安全性保護(hù)貫穿于電子文件管理的全過程，使管理過程更加繁復(fù)。第二，電子文件管理在內(nèi)容與形式上與傳統(tǒng)文件、檔案管理有較大區(qū)別。電子文件的收集，除收集文件本身，還要收集背景信息與元數(shù)據(jù)；不僅存在物理歸檔，也存在邏輯歸檔等多種歸檔方式。第三，電子文件管理各環(huán)節(jié)都對信息技術(shù)（信息管理系統(tǒng)）極具依賴性，比傳統(tǒng)手工環(huán)節(jié)的科技含量更高，同時需要對計算機軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行管理。

（一）電子文件全過程管理的內(nèi)容與流程。電子文件全過程管理的內(nèi)容與流程（見圖1）

圖1 電子文件管理流程圖

（資料來源：徐義全：《電子文件歸檔與電子檔案管理概述》《北京檔案》2001年第1期）

電子文件管理與傳統(tǒng)文件、檔案管理相比較，在傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)上新增了一些新環(huán)節(jié)。這些新增環(huán)節(jié)具體包括：電子文件（設(shè)計、形成）；電子文件信息數(shù)據(jù)庫；電子文件長期保存等。

（二）基于元數(shù)據(jù)的電子文件全過程管理。元數(shù)據(jù)，國際檔案理事會《電子文件管理指南》（1996）中的定義是：“Metadata is defined as data about data”,是指為理解數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容信息而存儲的信息。元數(shù)據(jù)是實施電子文件管理的技術(shù)保障，它不同于傳統(tǒng)文件、檔案管理的著錄信息。而值得注意的是在某些性質(zhì)上，兩者之間也是存在共性的。例如反映文件內(nèi)容的題名、反映責(zé)任者、反映文件生成時間的日期等，這些在元數(shù)據(jù)和著錄信息中都有涉及。

表2 元數(shù)據(jù)與著錄信息的區(qū)別

介于元數(shù)據(jù)的還原性、結(jié)構(gòu)性、跟蹤性、系統(tǒng)性，元數(shù)據(jù)貫穿于電子文件的整個生命周期，隨著電子文件運行過程動態(tài)的發(fā)生變化。元數(shù)據(jù)能真實、完整地詳盡描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)特征及變化過程，為電子文件可讀與檢索提供了多角度的入口，使電子文件全程管理得到全程控制與集成優(yōu)化。

電子文件全過程管理強調(diào)從整體上對管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合。因此電子文件全過程管理要在電子文件運行系統(tǒng)的各階段中得以實現(xiàn)，元數(shù)據(jù)技術(shù)必然得到相應(yīng)地應(yīng)用。

元數(shù)據(jù)在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段，由檔案工作人員與計算機技術(shù)人員共同完成，就元數(shù)據(jù)的內(nèi)容、屬性、功能和工作模式提出要求并實現(xiàn)。元數(shù)據(jù)元素集（Metadata Element Set）是指需要捕獲的所有元數(shù)據(jù)元素的集合，是如今西方提出的標(biāo)準(zhǔn)化電子文件管理策略。這些元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對元數(shù)據(jù)集中各元素的名稱、作用、使用條件、相互關(guān)系、編碼體系等都做出了較為詳細(xì)的規(guī)定，納入電子文件管理系統(tǒng)、可選擇、可擴(kuò)展、可兼容，值得借鑒。

表3 電子文件元數(shù)據(jù)元素簡表

元數(shù)據(jù)在電子文件形成階段（見圖2），是指電子文件附帶元數(shù)據(jù)進(jìn)入運行系統(tǒng)中。

圖2 元數(shù)據(jù)在電子文件的形成階段

（資料來源：劉家真主編：《電子文件管理理論與實踐》，科學(xué)出版社2003年版，第76頁）

元數(shù)據(jù)在電子文件運行階段，通常情況下，用戶只能對電子文件的元數(shù)據(jù)添加和修改，并不能直接改動文件。當(dāng)電子文件內(nèi)容在不斷補充和完善時，其元數(shù)據(jù)也在不斷的擴(kuò)充。（見圖3）

圖3 電子文件運行階段的元數(shù)據(jù)

元數(shù)據(jù)在電子文件維護(hù)階段旨在保證電子文件的真實性、完整性、有序性、安全性與可讀性。在電子文件全過程管理中，元數(shù)據(jù)管理都貫穿其中。

三、發(fā)展趨勢

電子文件已經(jīng)成為人類社會記錄信息、傳遞信息、儲存信息的重要方式。電子文件在檔案管理中，甚至整個社會生活中都占據(jù)了一席之地，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，具有成為未來社會文件主導(dǎo)形態(tài)的潛力和趨勢。

目前，檔案界有兩種極具代表性的電子文件保管模式，加拿大哥倫比亞大學(xué)的集中式保管模式和美國匹茲堡大學(xué)的分布保管模式。后者以邏輯關(guān)系、虛擬方式的特征充分利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)電子文件資源共享，即邏輯歸檔。邏輯歸檔（logical filing）是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實施的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。這種保管方式更注重控制管理，由實體物理歸檔保管向資源控制發(fā)展的趨勢。

直至今日，文件全過程管理仍有繼續(xù)深入研究的趨勢。受到新電子文件管理理論的影響，深入對電子文件及其運行環(huán)境研究、加強電子文件管理法制建設(shè)、完善電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及電子文件管理人才的培養(yǎng)，都將是今后電子文件管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

[1]劉家真.電子文件管理理論與實踐[M].科學(xué)出版社,2003.

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[5]鄒吉輝,楊杰.文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系研究[J]. 檔案學(xué)研究. 2006(01).

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