事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展初探

金菁

【摘 要】隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨全新的發(fā)展局面，怎樣實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的信息化檔案管理也成為一個(gè)值得認(rèn)真思考和解決的問(wèn)題。本文主要運(yùn)用文獻(xiàn)資料法與邏輯分析法，針對(duì)事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展問(wèn)題展開(kāi)研究，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化的重要作用，探討了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作的更好開(kāi)展提供一定的理論參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化；策略

伴隨網(wǎng)絡(luò)信息和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛快發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理在計(jì)算機(jī)技術(shù)全面發(fā)展的背景下呈現(xiàn)出信息化的發(fā)展趨向。所以，新時(shí)期實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位運(yùn)作、辦公工作效率的提升，以及檔案管理工作的信息化發(fā)展已經(jīng)成為事業(yè)單位發(fā)展的首要任務(wù)。筆者試圖從分析事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要作用出發(fā)，探究出事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的重要作用分析

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及檔案管理相關(guān)軟件的研發(fā)，給我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。從信息技術(shù)和檔案管理新型軟件的發(fā)展來(lái)看，筆者對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化存在的重要作用做出了如下的分析。

1.1 事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展能夠永久保存事業(yè)單位的檔案信息

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式主要是利用紙質(zhì)的檔案來(lái)對(duì)信息進(jìn)行保存。但是紙質(zhì)檔案存在一些不可避免的弊端，一方面在對(duì)信息查詢時(shí)十分不便，另一方面就是很容易受到天氣因素的影響。同時(shí)，在潮濕的環(huán)境下紙質(zhì)檔案很容易發(fā)霉，一旦紙質(zhì)檔案發(fā)霉，那么原本的檔案信息就不能夠繼續(xù)保存，這也就意味著許多重要的檔案信息很有可能會(huì)從此消失。

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展以后，就能夠成功地備份檔案信息，同時(shí)在電子磁盤(pán)中將這些檔案信息儲(chǔ)存下來(lái)，這樣在使檔案信息儲(chǔ)存空間得到節(jié)省的同時(shí)，也提升了檔案信息存儲(chǔ)的永久性，因?yàn)殡娮影娴臋n案信息是不會(huì)受天氣因素影響的。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展能夠方便查詢事業(yè)單位的檔案信息

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理工作是比較復(fù)雜的，對(duì)一份檔案信息進(jìn)行使用或查詢往往會(huì)經(jīng)過(guò)十分繁瑣且復(fù)雜的程序。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化以后，就能夠按照關(guān)鍵詞匯對(duì)自己所需的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的查詢，具有用時(shí)少，操作程序簡(jiǎn)單的重要特征，除此之外，對(duì)于事業(yè)單位的檔案信息也能夠隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略探究

事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展對(duì)于人才管理機(jī)制的優(yōu)化具有十分重要的意義，有利于事業(yè)單位對(duì)職工人員更好地進(jìn)行考核與培養(yǎng)。探究事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要策略，對(duì)于充分地發(fā)揮檔案管理信息化的重要優(yōu)勢(shì)有著一定的促進(jìn)作用。

2.1 對(duì)事業(yè)單位工作人員加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展中檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置，檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程受到工作人員綜合素質(zhì)的直接影響。所以，事業(yè)單位在實(shí)行職工檔案的信息化管理過(guò)程中需要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，使他們能夠不斷地提升自身計(jì)算機(jī)和信息平臺(tái)的使用技術(shù)，進(jìn)而使自身的綜合素質(zhì)得到提高，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)行有效地推動(dòng)。

2.2 對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展加大資金投入

在事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展過(guò)程中不斷地加大資金投入，能夠有利于對(duì)檔案管理過(guò)程中所相關(guān)的各種軟件設(shè)備和硬件設(shè)備進(jìn)行更新，不斷地完善事業(yè)單位檔案管理工作，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。

2.3 對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用軟件要盡量地完善與開(kāi)發(fā)

在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于相關(guān)的應(yīng)用軟件也要給予足夠的重視，對(duì)所需的軟件要及時(shí)的進(jìn)行配備與開(kāi)發(fā)，只有這樣才能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用，保障事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的有效進(jìn)行。

2.4 對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展平臺(tái)加強(qiáng)建設(shè)推廣模式

對(duì)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展平臺(tái)推廣模式進(jìn)行構(gòu)建，主要是為了能夠?qū)⒏觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大的信息需求者，所以，在事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，相關(guān)的管理部門(mén)對(duì)于檔案管理信息發(fā)展平臺(tái)要加強(qiáng)推廣與宣傳，這樣才能夠使檔案管理信息化發(fā)展平臺(tái)的知名度與影響力得到提升。除此之外，還需要對(duì)一些規(guī)模較大企業(yè)中先進(jìn)、成功的檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，通過(guò)提高信息化管理平臺(tái)的使用效率，來(lái)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。

2.5 對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要性領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，將此項(xiàng)工作作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)開(kāi)展。一方面，必須要重視檔案管理的保密性工作，檔案管理工作室需要在一個(gè)安全、隱蔽的地方建立，同時(shí)工作人員還要將窗戶和房門(mén)及時(shí)地加固，保障檔案信息一定程度上的安全性。檔案管理辦公室需要一個(gè)專(zhuān)人來(lái)進(jìn)行看管，對(duì)于同檔案管理不存在關(guān)系的人員要嚴(yán)格禁止出入，如有需要，則必須要做好相關(guān)登記工作。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)需要對(duì)檔案管理人員定期的開(kāi)展專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，只有這樣，才能夠提高他們的業(yè)務(wù)水平，使其能夠勝任檔案管理的重要工作。

3 總結(jié)

事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展是信息時(shí)代背景下檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，能夠與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步相適應(yīng)，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位優(yōu)化人才管理機(jī)制具有十分重要的作用。新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理信息化平臺(tái)需要不斷地使用有效的措施來(lái)推進(jìn)，這樣才能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展做出保證，進(jìn)而使事業(yè)單位檔案管理的多元化發(fā)展得以實(shí)現(xiàn)。

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