現(xiàn)階段加強企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的建議

白磊

【摘 要】 本文分析了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的意義及目前存在的一些問題對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的舉措進行探討以期為促進企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè) 檔案信息資源 開發(fā)

隨著社會信息化程度的不斷加深，我國部分企業(yè)開始應(yīng)用計算機系統(tǒng)來開展企業(yè)檔案利用工作。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用與培養(yǎng)人才息息相關(guān)，在企業(yè)信息資源中，檔案以其獨具的所載信息的原始性、真實性等特殊性質(zhì)，有著極其重要的地位，也是社會信息的一部分。

1 重抓基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平

1.1 建立檔案信息服務(wù)中心。

企業(yè)檔案館設(shè)施設(shè)備的建設(shè)和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質(zhì)保障。因此企業(yè)檔案部門要積極主動地向本企業(yè)黨委、行政部門匯報，努力爭取相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對本企業(yè)檔案館相關(guān)設(shè)施設(shè)備建設(shè)和經(jīng)費的投入。努力把企業(yè)檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心、檔案信息服務(wù)的中心和設(shè)計科學(xué)、功能齊全、具有先進文化標(biāo)志性特征的現(xiàn)代化檔案館，以及具有文化品位、有民族特色、有現(xiàn)代氣息，能充分發(fā)揮檔案館各項功能的標(biāo)志性建筑。

1.2 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息共享。

加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的目的，就是為了加強企業(yè)檔案部門對經(jīng)濟建設(shè)和各方面利用檔案的適應(yīng)能力，促進企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，這也是企業(yè)檔案工作的核心所在。不少企業(yè)檔案部門因基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，造成館藏不豐富，結(jié)構(gòu)單一，一些本來可以為企業(yè)科研提供參考依據(jù)的檔案信息因開發(fā)不及時，不能發(fā)揮其作用。因此，進一步推進企業(yè)檔案資源建設(shè)，為企業(yè)檔案服務(wù)打下堅實的基礎(chǔ)是一項事關(guān)檔案事業(yè)興旺發(fā)達的基礎(chǔ)性工程。

2 多途徑全方位開發(fā)企業(yè)檔案信息資源

2.1 豐富館藏。

企業(yè)檔案資源建設(shè)是一項事關(guān)企業(yè)科研事業(yè)興旺發(fā)達的基礎(chǔ)性工程。結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的檔案資料是檔案館開展服務(wù)工作的基礎(chǔ)條件。在豐富館藏上，一是要建立和完善征集工作機制，加大向企業(yè)內(nèi)部各機構(gòu)征集檔案資料的工作力度。二是要注意接收不同門類、不同載體的檔案資料，以改變館藏結(jié)構(gòu)和增加館藏檔案資料特色。

2.2 重點開發(fā)。

《檔案法》和《檔案法實施辦法》第四章“檔案利用和公布”中，明確規(guī)定了以檔案利用為中心內(nèi)容的檔案社會服務(wù)的要求、方式和權(quán)限。因此，當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的重點一是科技檔案，為經(jīng)濟建設(shè)和科學(xué)研究服好務(wù)。二是館藏專門檔案，如會計檔案、干部檔案等。三是各種載體檔案?，F(xiàn)在檔案館中一般都有非紙質(zhì)載體檔案，包括照片、幻燈片、錄像帶和各種實物檔案等，這些檔案尚未引起社會重視，利用率低。四是圍繞黨的各項工作需要，采取多種渠道，重點開發(fā)與當(dāng)前有關(guān)的檔案資料，主動為社會提供利用服務(wù)。

2.3 廣泛宣傳。

通過各種宣傳媒體以及各種形式廣泛深入地對企業(yè)檔案工作進行宣傳。特別要注意收集檔案利用事例，重視利用實效宣傳。同時，舉辦館藏檔案資料的陳列展覽，廣泛開展地方特色檔案資料的宣傳工作，提高檔案館知名度。

3 以有效服務(wù)為目的，改革提供利用方式

3.1 增強企業(yè)檔案館社會服務(wù)功能，走現(xiàn)代化管理之路。

企業(yè)檔案工作本質(zhì)上是一項服務(wù)性的工作。其功能主要是收集、保管和提供利用檔案，但就企業(yè)檔案館本身而言，其社會服務(wù)功能遠不止這些，如：企業(yè)檔案保護設(shè)備服務(wù)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)和咨詢服務(wù)等都屬于社會服務(wù)的范疇。同時，企業(yè)檔案館要建立服務(wù)體系，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源配置；完善服務(wù)手段，提高服務(wù)速度和質(zhì)量等著手，以最大限度地開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源為目的，建立高效、規(guī)范的社會服務(wù)體系，強化服務(wù)和管理標(biāo)準(zhǔn)，全面推動檔案事業(yè)的。

3.2 建立企業(yè)檔案信息利用服務(wù)中心。

企業(yè)檔案信息利用服務(wù)中心主要擔(dān)負企業(yè)檔案信息的收集、加工、交流和咨詢等任務(wù)，對企業(yè)檔案信息資源合理進行開發(fā)、論證和評估等。檔案信息服務(wù)中心因為其信息的可信度高，不僅可以作為檔案信息擴散的媒介，擴大企業(yè)檔案社會化宣傳，為企業(yè)檔案做廣告，還能增強企業(yè)檔案的利用率。同時企業(yè)檔案信息服務(wù)中心還能提供企業(yè)檔案信息資源服務(wù)，其咨詢服務(wù)范圍可以是政策咨詢，也可以是商業(yè)和科技方面的信息咨詢。

3.3 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息共享。

企業(yè)檔案館可以通過建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。企業(yè)檔案館（室）要與企業(yè)的信息管理部門密切配合，建立電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢利用服務(wù)。實現(xiàn)電子文件歸檔，無論利用何種途徑，不能由檔案部門自行從網(wǎng)站上下載，以確保電子文件形成期間對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性。

3.4 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源管理新模式。

要最大程度的符合現(xiàn)代社會需求，首先要提高檔案工作的技術(shù)手段，強化企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，普及計算機、縮微等技術(shù)，對檔案進行科學(xué)地整理、保管，改變過去以查閱案卷為主的單一檔案利用模式，適應(yīng)多樣化需求。應(yīng)用各種高新技術(shù)，為檔案利用與發(fā)展提供全面的技術(shù)支持。將芯片技術(shù)、光纖和數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等有效地用于檔案信息儲存、保管、開發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)，提高檔案信息的存儲能力、傳播速度，達到檔案管理最優(yōu)化效果，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟與社會效益；建立網(wǎng)上電子檔案館或虛擬檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的遠距離快速傳輸，讓企業(yè)檔案信息資源“流動”起來，使分散單一、封閉的檔案信息轉(zhuǎn)化為綜合開放、類別豐富，跨地區(qū)、跨行業(yè)、甚至跨國界的檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享和檔案信息利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案實體管理體系向現(xiàn)代檔案信息管理利用新模式的發(fā)展是適應(yīng)社會環(huán)境變化需求的必然趨勢。

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