檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障體系建設(shè)研究

摘要：本文對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障體系存在的問題進(jìn)行分析，并相應(yīng)提出由評(píng)估組織機(jī)構(gòu)、專家制度、物質(zhì)保障制度構(gòu)成的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障體系，以確保檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在組織層面的貫徹落實(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障體系組織機(jī)構(gòu)專家制度

檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息資源所面臨的威脅及其可能造成影響的可能性評(píng)估。[1]從檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估發(fā)展的進(jìn)程來看，2011-2012年國家檔案局曾三次召開檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系研討會(huì)，對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、要求進(jìn)行探討，編制并多次對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行修改，歷時(shí)5年多的時(shí)間，將有望在今年年內(nèi)進(jìn)行公布。[2]為了保障頂層設(shè)計(jì)的有效落實(shí)，建立健全組織保障體系十分重要。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障體系主要是指為組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而構(gòu)建的一系列組織和組織行為的規(guī)范和準(zhǔn)則的集合。它主要由評(píng)估組織機(jī)構(gòu)、專家制度、物質(zhì)保障制度等組織保障要素構(gòu)成。

一、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障體系存在的問題

2011年4月至5月，天津市檔案局（館）率先在全市范圍內(nèi)開展了檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估試點(diǎn)工作。2012年下半年，河南省檔案局（館）在新鄉(xiāng)市、濟(jì)源市、永城市、鄢陵縣開展了檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估試點(diǎn)工作。2013年，在獲得國家一級(jí)的省轄市檔案館、省直管縣檔案館開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。雖然檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估試點(diǎn)工作在組織保障體系建設(shè)上進(jìn)行了有益的探索，但是仍然存在以下問題：

（一）組織機(jī)構(gòu)多為臨時(shí)機(jī)構(gòu)，不利于檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)

從天津、河南等地開展的檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的實(shí)踐來看，目前主要設(shè)置了專門的組織機(jī)構(gòu)，比如檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)評(píng)估辦公室、評(píng)估組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長由檔案局的一名副局長擔(dān)任，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由檔案局部分處室的主要負(fù)責(zé)人組成，評(píng)估組成員由抽調(diào)人員組成，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估完成之后他們需要回到原來的部門。由于這種組織機(jī)構(gòu)多為臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，很容易使組織機(jī)構(gòu)成員把檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作當(dāng)做一項(xiàng)臨時(shí)性、附加性的工作，特別是與原工作單位安排發(fā)生沖突時(shí)，這種矛盾會(huì)更加明顯。

（二）專家?guī)旖ㄔO(shè)滯后，影響檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的科學(xué)性

目前，檔案部門在風(fēng)險(xiǎn)管理、計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)等方面的人才較為缺乏，無法獨(dú)立完成檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的任務(wù)，因此必須借助相關(guān)專家的智力支持。然而，從專家?guī)旖ㄔO(shè)上來看，由于缺乏對(duì)專家?guī)煲?guī)范化的管理，很容易造成專家選擇隨意性較大。一是專家年齡結(jié)構(gòu)不合理，專家的整體年齡偏大；二是專家專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，風(fēng)險(xiǎn)管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、工程技術(shù)、信息化等方面專家數(shù)量偏少；三是專家咨詢方式較為單一，大多采取座談會(huì)、研討會(huì)等形式；四是專家業(yè)績考核機(jī)制缺乏等等。上述因素極大地影響了部分專家的積極性、創(chuàng)造性，進(jìn)而影響咨詢效果，導(dǎo)致檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果的科學(xué)性得不到保障。

（三）物質(zhì)保障薄弱，制約檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的快速發(fā)展

檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的開展，離不開檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系、評(píng)估技術(shù)、工具、經(jīng)費(fèi)等物質(zhì)支持。然而，目前在全國范圍內(nèi)還沒有建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，各省市建立的評(píng)估指標(biāo)體系不盡相同，無法為檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估提供有效的依據(jù)，進(jìn)而影響了在全國范圍內(nèi)推進(jìn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的進(jìn)度。此外，目前檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估經(jīng)費(fèi)短缺，沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)費(fèi)使用隨意性較大的問題也較為突出。

二、完善檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障體系的措施

（一）厘清檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估參與方的關(guān)系及其職責(zé)

從參與檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的組織機(jī)構(gòu)來看，主要有檔案行政管理部門、檔案機(jī)構(gòu)、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估服務(wù)機(jī)構(gòu)和評(píng)估專家?guī)斓取n案行政管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)制定檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的實(shí)施進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。承擔(dān)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的機(jī)構(gòu)，可以是檔案部門內(nèi)部組成的具備相應(yīng)條件的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，也可以是具備相應(yīng)資質(zhì)的檔案部門外部的社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)。例如：2015年11月18日，中國信息安全認(rèn)證中心公布的信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估服務(wù)資質(zhì)認(rèn)證獲證的134家組織。[3]檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家則可以由在檔案安全、技術(shù)保護(hù)領(lǐng)域或檔案行業(yè)中具有權(quán)威技術(shù)水平的專家組成，他們主要對(duì)評(píng)估方案、評(píng)估結(jié)果進(jìn)行評(píng)審，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中提供相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)。

（二）優(yōu)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織機(jī)構(gòu)

1.明確檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作領(lǐng)導(dǎo)小組的具體職責(zé)應(yīng)該包括：宣傳風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的意義和目的，做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估全員動(dòng)員，聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的技術(shù)專家和技術(shù)骨干組成專家小組，審核評(píng)估方案和評(píng)估工作的詳細(xì)計(jì)劃，管理和監(jiān)督評(píng)估過程的，審查評(píng)估結(jié)果。

2.加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作效果的評(píng)估，將其納入組織機(jī)構(gòu)績效評(píng)估的范圍。組織機(jī)構(gòu)績效評(píng)估的范圍不僅僅局限于對(duì)各職能部門工作的評(píng)估，同時(shí)也應(yīng)將各種類型的工作領(lǐng)導(dǎo)小組（包括檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)小組）的工作納入績效評(píng)估的范圍，從而督促其有效地開展工作。

（三）健全檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家制度

健全檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家制度，在專家型人才的選擇上，需要重點(diǎn)考慮：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家，他們熟悉風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的流程、方法，可以從總體上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估進(jìn)行把握，引入風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估理念。技術(shù)專家，主要是檔案保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、工程技術(shù)等方面的專家，他們可以從技術(shù)的層面對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的技術(shù)性、專業(yè)性。檔案業(yè)務(wù)專家，他們對(duì)檔案工作熟悉，能夠把握檔案工作的全過程。[4]在制度的建立健全上，一是建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家數(shù)據(jù)庫，明確檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家小組的職責(zé)。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家小組的職責(zé)是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方案進(jìn)行評(píng)審；負(fù)責(zé)在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中提供相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)；對(duì)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行評(píng)審。專家數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)生可以推薦和自薦，按照多專業(yè)組成、代表性和獨(dú)立評(píng)估等原則，從檔案部門、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)、高校等單位中評(píng)選產(chǎn)生。二是健全專家?guī)爝\(yùn)行機(jī)制，完善專家?guī)斓墓芾?。?duì)入庫專家實(shí)行聘期制管理，且對(duì)其實(shí)行定期年度考核和屆滿考核。將考核材料歸入專家?guī)鞕n案，作為下一屆專家評(píng)選的參考依據(jù)，對(duì)業(yè)務(wù)水平停滯、工作業(yè)績平庸、履職不力的專家注銷資格，及時(shí)清退，不斷優(yōu)化專家?guī)烊瞬沤Y(jié)構(gòu)。同時(shí)，將考核結(jié)果告知專家，以便專家根據(jù)考核評(píng)價(jià)及時(shí)改進(jìn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的相關(guān)工作。三是改變專家咨詢方式，完善專家咨詢機(jī)制。改變目前單一的專家咨詢方式，采取多種專家咨詢方法，例如德爾菲法、頭腦風(fēng)暴法、電子會(huì)議等，提升咨詢效果。

（四）完善檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估物質(zhì)保障制度

1.建立健全檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一規(guī)范，確保評(píng)估結(jié)果的科學(xué)性。一是對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)一步細(xì)化和分類，分級(jí)分層建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系。同一級(jí)別、同一層次上的綜合檔案館、部門檔案館、專業(yè)檔案館之間在評(píng)估指標(biāo)應(yīng)有所區(qū)別，不同級(jí)別的同一類型的檔案館在評(píng)估指標(biāo)上也應(yīng)有所不同。二是確保檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系的動(dòng)態(tài)性。隨著檔案載體、環(huán)境等變化，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)發(fā)生變化，在實(shí)踐中應(yīng)不斷修正與檢驗(yàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系的適用性，以確保其科學(xué)性與合理性。

2.將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估所需的經(jīng)費(fèi)列入組織機(jī)構(gòu)部門預(yù)算，加大經(jīng)費(fèi)的投入，保證評(píng)估工作有效運(yùn)作。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是需要成本的，因此，必須從部門預(yù)算中合理配置相應(yīng)的專項(xiàng)評(píng)估經(jīng)費(fèi)，用于確保開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的資金保障。同時(shí)，為充分發(fā)揮專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用效益必須做到以下幾個(gè)方面：一是實(shí)行專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算精細(xì)化管理。嚴(yán)格按照檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目標(biāo)和任務(wù)，科學(xué)合理地編制和安排預(yù)算，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)的可行性論證。二是實(shí)行專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)單獨(dú)核算，專款專用，加強(qiáng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)應(yīng)納入部門財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管理，單獨(dú)核算，確保?？顚Ｓ?，建立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理和使用的追蹤問效機(jī)制。三是將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用情況考核納入部門績效考核評(píng)價(jià)體系。

*本文為2016年度廣西高校中青年教師基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目“檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織保障制度建設(shè)”（項(xiàng)目編號(hào)：KY2016LX065）的階段性成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]王良城.檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制的建立與推行[J].中國檔案，2011（2）：56.

[2]李明華.在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話[J].中國檔案，2016（1）：23.

[3]信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估服務(wù)資質(zhì)認(rèn)證獲證組織名單[EB/OL].[2016-6-29].

http：//www.isccc.gov.cn/zxyw/fwzzrz/fwzzrzzscx/ 09/870938.shtml

[4]譚燕萍.檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估動(dòng)力機(jī)制分析[J].蘭臺(tái)世界，2016（2）：21.