對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)在服務(wù)，替未來著想

摘 要：本文是筆者在自身工作中總結(jié)的項(xiàng)目檔案工作經(jīng)驗(yàn)，通過制度、流程的修訂提高項(xiàng)目檔案管理水平。

關(guān)鍵字：檔案管理；項(xiàng)目檔案；制度建設(shè)

2015年9月份，五十所迎來了兩個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收，在領(lǐng)導(dǎo)的重視與檔案工作人員的努力下最終順利通過驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收工作是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，且驗(yàn)收要求也越來越嚴(yán)格。我作為固定資產(chǎn)檔案管理的新手，從最初的手足無措到現(xiàn)在的從容應(yīng)對(duì)，經(jīng)歷了很多階段的學(xué)習(xí)與思考。

1 制度建設(shè)是工作的指引

根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》，結(jié)合我所實(shí)際情況，制定了《五十所軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確了項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)及管理要求，確立了各個(gè)部門在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中所扮演的角色。009和012兩個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，在檔案部門的指導(dǎo)下，技改辦、計(jì)量中心、工程科同步開展了儀器、設(shè)備、軟件、基建等檔案的收集和整理立卷歸檔工作。

項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷歸檔分為綜合類、基建工程類、設(shè)備儀器軟件三大類，針對(duì)每一類檔案的不同特性，劃分了收集范圍與保管期限，并制定了《五十所基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《五十所設(shè)備儀器檔案管理實(shí)施細(xì)則》，保證了項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，并根據(jù)集團(tuán)公司要求，修訂了《五十所檔案分類編號(hào)方法》，細(xì)化工程類、設(shè)備儀器及軟件的分類標(biāo)準(zhǔn)。

2 細(xì)化流程是提高效率的保障

根據(jù)已經(jīng)制定的制度，項(xiàng)目檔案管理流程環(huán)環(huán)相扣，從檔案的收集、整理、組卷到編目、裝訂、裝盒，每一個(gè)環(huán)節(jié)的要求都有據(jù)可循，大大提高了兼職檔案員的工作效率。在009項(xiàng)目中，新所區(qū)的生產(chǎn)研發(fā)樓是項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)，也是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重中之重，由于新建樓房屬于建安工程，且工期緊張，對(duì)于我所來說是個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，檔案工作更是如此，基建工程的管理流程非常復(fù)雜，勢(shì)必造成基建工程文件收集的復(fù)雜性。檔案員在不同階段有不同的收集要求，工程準(zhǔn)備階段、施工、監(jiān)理階段、竣工階段都必須保證文件的齊全完整，根據(jù)專業(yè)的不同，還要對(duì)樁基、土建、安裝等不同的文件進(jìn)行分類組卷，工作量之大可想而知。制度的制定及流程的細(xì)化很好地指導(dǎo)工程檔案員的收集工作，在項(xiàng)目開始簽訂合同時(shí)，就在合同中注明工程各個(gè)階段需要收集的檔案，以提高施工單位及監(jiān)理單位對(duì)檔案的重視程度。

012項(xiàng)目的重點(diǎn)是設(shè)備儀器，對(duì)檔案員來說，大型設(shè)備及精密儀器檔案的收集完整程度顯得格外重要，如果資料收集不全，今后設(shè)備儀器的維修及保養(yǎng)將無據(jù)可尋。制度及嚴(yán)格的流程要求設(shè)備儀器開箱時(shí)檔案員必須到場(chǎng)，嚴(yán)格清點(diǎn)開箱材料，對(duì)照合同中的條款及裝箱單一份份地對(duì)照相應(yīng)資料，保證檔案收集的完整性。

項(xiàng)目綜合管理文件的收集也是全過程的，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示與批復(fù)、初步設(shè)計(jì)的請(qǐng)示與批復(fù)、項(xiàng)目投資計(jì)劃、三同時(shí)文件、竣工驗(yàn)收的批復(fù)等，都是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，這些文件在財(cái)務(wù)審計(jì)及最后的現(xiàn)場(chǎng)竣工驗(yàn)收中起著至關(guān)重要的作用，在注意收集整理的同時(shí)，這些文件的密級(jí)都很高，還要注意密級(jí)文件的保存。

在這兩個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過程中，各業(yè)務(wù)部門檔案員兢兢業(yè)業(yè)，對(duì)照收集范圍及整理要求，細(xì)致認(rèn)真地做好每一項(xiàng)工作，有時(shí)還需加班加點(diǎn)趕進(jìn)度，大家都抱著既然是工作就必須認(rèn)真、負(fù)責(zé)、仔細(xì)完成的信念，為我所的檔案工作貢獻(xiàn)力量。

3 迎接檔案驗(yàn)收認(rèn)真整改遺留問題

9月下旬，我所終于迎來兩個(gè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收，這是集團(tuán)在技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中第一次實(shí)行打分制，各位專家在聽取項(xiàng)目檔案匯報(bào)后進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)審查，核驗(yàn)了生產(chǎn)研發(fā)樓及所內(nèi)新增的大型設(shè)備儀器，在檔案室審閱了檔案的基礎(chǔ)管理工作，隨后就開始兩個(gè)項(xiàng)目檔案的審查工作。009項(xiàng)目共形成檔案案卷94卷，888件。012項(xiàng)目共形成檔案案卷71卷，1281件，各位專家在肯定了我單位檔案工作進(jìn)步的同時(shí)，也指出了很多不足之處。

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門一同討論了驗(yàn)收過程中的不足之處，根據(jù)每一條扣分點(diǎn)制定整改措施。對(duì)于我來說，每一次的檢查都是學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，大家集思廣益，有時(shí)候把固定的思想模式打破，便豁然開朗了。

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，它看似瑣碎平凡，但在一代代檔案人的努力下，留給后人的是一個(gè)真實(shí)可信的世界，對(duì)于一個(gè)單位來說，檔案的價(jià)值不言而喻，它反映了這個(gè)單位的歷史，見證了這個(gè)單位的發(fā)展軌跡，無論歲月如何變遷，只要檔案還在，我們便能追根溯源，它是歷史、現(xiàn)實(shí)與未來的紐帶，帶給我們無限的啟示與思考。

作為一名檔案人，我將繼承前輩們的精神，在平凡的崗位中默默奉獻(xiàn)自己的力量，在檔案工作中不斷地學(xué)習(xí)與探索，爭(zhēng)取學(xué)到更多，獲得更大的進(jìn)步。

作者簡(jiǎn)介

顧曉穎（1987-），女，上海，本科，畢業(yè)于上海師范大學(xué)，助理工程師；研究方向：檔案管理。