黨政機(jī)關(guān)發(fā)文審批系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

摘 要：本文通過對發(fā)文審批系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)的分析和介紹，論述了在電子政務(wù)系統(tǒng)中，關(guān)于發(fā)文審批管理和流轉(zhuǎn)管理的系統(tǒng)需求，和在設(shè)計系統(tǒng)過程中遇到的問題與解決的辦法。發(fā)文審批系統(tǒng)投入使用后，提高了辦公效率和管理水平，規(guī)范了業(yè)務(wù)行為和公文審核審批工作流程，節(jié)約了辦公費(fèi)用，改變了以往紙介質(zhì)發(fā)文審批和流轉(zhuǎn)的辦公方式，提高了公文管理水平。

關(guān)鍵詞：發(fā)文審批；電子政務(wù)；公文流轉(zhuǎn)

隨著信息技術(shù)的日益普及，各類信息化技術(shù)手段不斷應(yīng)用，極大地提高了辦公效率，對行政辦公模式產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。發(fā)文審批系統(tǒng)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分，它的開發(fā)與應(yīng)用已經(jīng)成為各級黨政機(jī)關(guān)政務(wù)信息化的主要內(nèi)容。由于政務(wù)辦公的特殊性和公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，發(fā)文的審批環(huán)節(jié)也是公文流轉(zhuǎn)過程中的重要一環(huán)。本文主要對基于網(wǎng)絡(luò)的發(fā)文審批系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行分析和研究。

1 黨政機(jī)關(guān)發(fā)文審批系統(tǒng)的介紹及其重要性

電子政務(wù)是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的政務(wù)活動。政務(wù)專門指黨政部門和管理和服務(wù)活動，電子政務(wù)的直接含義就是行政機(jī)構(gòu)運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊與計算機(jī)技術(shù)、將其服務(wù)職能通過精簡、優(yōu)化、整合、重組后到網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)，打破時間、空間以及部門分隔的制約，提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、廉潔的管理和服務(wù)。電子政務(wù)的廣泛采用最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，縮短辦公周期，隨著政府信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的逐步完備，各類應(yīng)用系統(tǒng)開始受到各級政府機(jī)關(guān)的重視，開發(fā)重點(diǎn)主要側(cè)重于公文信息化、公文流轉(zhuǎn)、交互式審批等工作領(lǐng)域。因此，改革傳統(tǒng)辦公模式，開展電子政務(wù)，使公文擬稿、核稿、審批和管理過程電子化、信息化。通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，提高工作效率。降低行政成本，實(shí)現(xiàn)公文管理信息化已勢在必行。

一個公文的發(fā)出要經(jīng)過擬稿，審批，修改、會簽等多個步驟，傳統(tǒng)的發(fā)文審批流轉(zhuǎn)方式不僅浪費(fèi)了大量的時間，同時也浪費(fèi)了大量的人力和紙張，可以說，傳統(tǒng)的發(fā)文審批處理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公的需要。因而，基于網(wǎng)絡(luò)的電子公文自動化系統(tǒng)就成了人們的所需。電子公文自動化系統(tǒng)既是傳統(tǒng)公文處理方式的延伸，可以利用網(wǎng)絡(luò)的交互性，滿足辦公流程的復(fù)雜性和多變性；它也是對傳統(tǒng)公文處理方式的改進(jìn)，通過對公文流轉(zhuǎn)路徑的確定，提高了個人的工作效率，明確了每個辦公人員的崗位職責(zé)，并且大大降低了辦公成本。

2 發(fā)文審批系統(tǒng)特點(diǎn)

傳統(tǒng)的發(fā)文審批流轉(zhuǎn)模式主要以紙介質(zhì)為主，給公文的傳遞、審批、歸檔、查詢等帶來了很大的不便。基于網(wǎng)絡(luò)的發(fā)文審批系統(tǒng)能根據(jù)用戶提出的公文流程，在系統(tǒng)環(huán)境上自動實(shí)現(xiàn)發(fā)文審批流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的處理活動，能對整個工作流程實(shí)時跟蹤和對修改審核信息進(jìn)行記錄。并能按照有關(guān)規(guī)定，自動地報告公文在處理過程中的狀態(tài)，能完成黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部和對外公文的起草、審批、簽發(fā)、發(fā)布、查詢等發(fā)文處理工作。發(fā)文審批有以下幾個特點(diǎn)：

（1）公文的可操作級別不同。發(fā)文審批中必定要流經(jīng)許多的辦公人員或者各級領(lǐng)導(dǎo)。在這個過程中，每個經(jīng)手的人員或者領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限應(yīng)該是有所不同的。所以在流轉(zhuǎn)過程中針對不同的層次、級別的辦公人員而言，公文的可操作程度不同。

（2）系統(tǒng)的操作對象是行政公文。對做出的可以影響單位和型號工作的決策必須能夠具有責(zé)任追查的功能。對信息數(shù)據(jù)的傳輸、交換及其處理對其處理對安全的要求也就格處的高，要更加周到全面地考慮到數(shù)據(jù)在各方面（權(quán)限、傳輸）的安全措施，而這也就要求系統(tǒng)提供一種可以在最大程度上實(shí)現(xiàn)真實(shí)政務(wù)的再現(xiàn)有解決手段。

（3）流程復(fù)雜多變。發(fā)文審批流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，中間經(jīng)過起草、審批、會簽、核稿、簽發(fā)、發(fā)布等多個階段，一個公文流轉(zhuǎn)的過程就是一個決策的過程，這個決策涉及到不同職務(wù)級別人員之間的協(xié)作。

（4） 安全級別較高。在電子政務(wù)公文管理系統(tǒng)中，不僅涉及到數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸，還涉及到各類密級的文件、決策與批示的處理過程，而對這類信息的破壞，不僅會對信息發(fā)出者造成影響，對信息的篡改更有可能對整個單位的穩(wěn)定、生產(chǎn)任務(wù)造成影響，因此不僅要確保用戶身份的正確性，還要保證數(shù)據(jù)傳輸過程中數(shù)據(jù)本身的安全。

3 系統(tǒng)需求分析

3.1 發(fā)文管理業(yè)務(wù)分析

發(fā)文管理主要包括公文的起草、校核、會簽和領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)等程序。機(jī)關(guān)發(fā)文一般流轉(zhuǎn)程序為：首先由擬稿部門工作人員負(fù)責(zé)起草；起草完畢，送擬稿部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行校核，如果需要相關(guān)單位會簽，送相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會簽；校核（含會簽）完畢后，交秘書審核，審核通過后，轉(zhuǎn)呈相關(guān)所領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。已經(jīng)經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)過的文稿，送至機(jī)要室登記編號、排版制文，在印發(fā)之前排版清樣可由擬稿人再做校核。擬稿人經(jīng)校核對文稿確認(rèn)無誤后，交機(jī)要室印發(fā)。

3.2 發(fā)文辦理流程簡介：

（1）擬稿（起草）。根據(jù)工作需要，需以我單位黨、政、工、團(tuán)的名義對外發(fā)送或?qū)?nèi)下發(fā)的公文，按各機(jī)關(guān)職責(zé)分工，由相關(guān)人員擬稿。同時，按規(guī)定填寫發(fā)文辦理單。

（2）核稿（校核）。各機(jī)關(guān)擬寫的發(fā)文稿，應(yīng)先送部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并簽署意見，需要有關(guān)部門會簽的，應(yīng)做好會簽工作。

（3）審核。各類發(fā)文稿件在送所領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，先由秘書進(jìn)行復(fù)核。

（4）簽發(fā)。以黨委名義發(fā)文，一般由黨委書記簽發(fā)；以單位名義發(fā)文， 一般由分管業(yè)務(wù)的單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以工會名義發(fā)文，由所工會主席簽發(fā)；以團(tuán)委名義發(fā)文，由所團(tuán)委書記簽發(fā)。

（5）發(fā)文登記。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，由機(jī)要室統(tǒng)一登記編號并將有關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確著錄，按公文規(guī)定的格式排版并打印清樣。

（6）校對。排版的清樣，由擬稿者再進(jìn)行校對。校對無誤后，校對人應(yīng)簽署姓名，以示負(fù)責(zé)。

（7）制文。校對后的文稿交由機(jī)要室制作成正式公文。

（8）分發(fā)。正式公文制成后，機(jī)要室按照發(fā)文辦理單的要求報送給主送單位和相關(guān)抄送單位。

發(fā)文辦理功能需求：

（1）發(fā)文管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)文件起草、領(lǐng)導(dǎo)簽批、文件簽發(fā)、字號編寫、公文類型、文頭選擇等各項發(fā)文管理工作的自動化和智能化。

（2）提供文件的流程監(jiān)控，可以隨時監(jiān)控到文件的流程位置。

（3）提供文件的審批情況監(jiān)控，可以隨時掌握該文件的審批、流轉(zhuǎn)情況，即那些人已辦理，那些人還沒有辦理。

（4）提供對審批意見的動態(tài)選擇功能，可以預(yù)設(shè)一些簡單、常用的審批意見模式。

（5）提供信息提示功能，可以及時提示系統(tǒng)是每個用戶是否有待辦信息。

（6）提供痕跡保留功能。每一個工作人員對文稿的修改，系統(tǒng)會對其所作的修改進(jìn)行痕跡保留。

（7）提供紅頭文件格式的模版，便于擬稿人將文稿套用相對應(yīng)的紅頭文件。

4 系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計及實(shí)現(xiàn)

4.1 發(fā)文稿紙的選擇

發(fā)文稿紙的選擇是公文（發(fā)文）審批系統(tǒng)的第一個環(huán)節(jié)，它不僅決定了公文的版頭，還決定了公文的簽發(fā)流程、簽發(fā)人和公文的用印。我單位的發(fā)文版頭有多種形式：按發(fā)文單位數(shù)量分有一家單位發(fā)文，二家單位聯(lián)合發(fā)文和多家單位聯(lián)合發(fā)文。按發(fā)文種類分有行政發(fā)文，黨委發(fā)文、工會發(fā)文等。

我們在系統(tǒng)的發(fā)文稿紙的選擇頁面中，列出了所有我單位公文發(fā)文稿紙的全部類型，供擬稿人選擇，并且在以后的流程中我們還設(shè)計了與發(fā)文版頭相對應(yīng)的公文模版供擬稿人使用。

4.2 擬稿

承辦人草擬公文應(yīng)依照發(fā)文稿紙的內(nèi)容填寫有關(guān)項目，按規(guī)定的電子公文格式或稿紙撰寫內(nèi)容。

標(biāo)題。一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。此字段為必填項。

公文文種。就是公文種類，有決定、命令（令）、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要十種。此字段為必填項，擬稿人根據(jù)文件內(nèi)容在字段中的下拉列表中選擇。

會簽。公文內(nèi)容所涉及的有關(guān)部門對公文進(jìn)行審核的必要程序。內(nèi)容涉及其他部門的，必須經(jīng)有關(guān)部門會簽，由擬稿人負(fù)責(zé)。會簽步驟涉及人員未明確簽署意見或會簽意見不一致的公文不得印發(fā)。此字段為必填項，擬稿人根據(jù)文件內(nèi)容必須選擇是否需要會簽，如果選擇會簽，流程會在本部門領(lǐng)導(dǎo)校核后進(jìn)行會簽程序。

密級屬性。公文必須標(biāo)注密級屬性，包括機(jī)密、秘密、核心商密、普通商密、內(nèi)部或公開六種情況。此字段為必填項，擬稿人根據(jù)文件內(nèi)容在字段中的下拉列表中選擇。

保密期限。擬稿人根據(jù)文件內(nèi)容和密級填寫相應(yīng)的時間年限。

緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”，“加急”，“一般”三種情況。此字段為必填項，擬稿人根據(jù)文件內(nèi)容在字段中的下拉列表中選擇。

主送單位。公文的主要受理單位。此字段為必填項。

抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。

上傳公文。是擬稿人將草擬的公文上傳到系統(tǒng)中。在編輯文件列表中將上傳的文件顯示出來。并且有編輯、刪除、查看三個功能。

4.3 文件的批示

文件的批示包括主辦部門核稿、相關(guān)部門會簽、秘書審核和領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)多個環(huán)節(jié)。

4.4 文件修改的歷史記錄

在文件的歷史版本中，只要某環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人對文件進(jìn)行了修改，就會留存該負(fù)責(zé)人修改的版本并留有修改痕跡。

4.5 查詢

發(fā)文流程的查詢可以按照文件編號、擬稿人姓名、擬稿部門、標(biāo)題、密級等多個字段查詢，即可以單獨(dú)查詢，又可以組合查詢。

4.6 公文的傳閱

在公文傳閱單里逐項登記公文的相應(yīng)信息，并按照發(fā)文稿紙中的傳閱范圍傳閱，并能看到文件的傳閱名單和傳閱情況。

5 發(fā)文審批系統(tǒng)的應(yīng)用

5.1 提高工作效率

以前公文處理主要依靠的是擬稿人，一份文件從擬稿到下發(fā)，文件流向靠文件登記薄跟蹤，呈送批轉(zhuǎn)靠送，下發(fā)文件靠通知，效率不高。遇到領(lǐng)導(dǎo)出差等情況，文件處理速度就更慢了。而發(fā)文審批系統(tǒng)運(yùn)行以后，所有的辦文流程全部通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，只需系統(tǒng)中通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊，即可完成擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、傳閱等諸多環(huán)節(jié)，擬稿人還可通過流程跟蹤隨時監(jiān)控文件流向，對文件進(jìn)行催辦，保證文件不積壓、不拖延、不耽誤。

5.2 規(guī)范流程

系統(tǒng)通過程序控制，保證了公文處理嚴(yán)格按規(guī)定的流程進(jìn)行。在紙質(zhì)辦文時代，為圖方便，有些文件的擬稿人會直接把文件發(fā)送給核稿人甚至簽發(fā)人，擾亂正常辦文秩序，反而致使辦文速度更慢。而在本系統(tǒng)中，程序是設(shè)定好的，一般情況下，任何節(jié)點(diǎn)的操作人都不可以跨節(jié)點(diǎn)操作，這樣就用程序規(guī)范了流程，保證文件在控制范圍內(nèi)有序辦理。

5.3 修改歷史可追溯

在紙質(zhì)公文時代，文稿從擬稿人流經(jīng)各級簽閱部門直至領(lǐng)導(dǎo)，他們都可能根據(jù)自己的意見對文稿做出修改，修改后的文稿，只能根據(jù)保留的原稿，通過修改人的筆跡才能判定是誰做的修改，日后追溯更加難以判定。而在系統(tǒng)中，傳送的都是電子文檔，各操作人修改的都是電子文檔，修改痕跡得以保留，方便日后追溯查詢。

5.4 促進(jìn)節(jié)能減排

以往印發(fā)紙質(zhì)文件時，不僅需要擬稿人打印底稿，還要專人負(fù)責(zé)打印、復(fù)印、裝訂、分發(fā)，造成了紙張和人力資源的極大浪費(fèi)。而通過系統(tǒng)辦理公文，只需選擇用戶定向發(fā)送，接收用戶即可上網(wǎng)辦理、查閱，節(jié)約了人力資源和大量紙張，節(jié)能效應(yīng)非常明顯。

6 結(jié)論

發(fā)文審批系統(tǒng)在我單位的應(yīng)用，收到了很好的實(shí)際效果，滿足了我單位發(fā)文審批網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的需要。該系統(tǒng)與收文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)一起，成為我單位OA系統(tǒng)重要的組成部分，實(shí)現(xiàn)了我單位收、發(fā)公文的無紙化辦公目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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[2] 譚菊梅 王東.用工作流實(shí)現(xiàn)公文審批流轉(zhuǎn).金屬材料與冶金工程.2010（6）

作者簡介

蔡明（1973-），男，四川成都，大學(xué)，工程師，研究方向：辦公自動化 信息管理。