新經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理的基礎(chǔ)工作

王曉燕

新經(jīng)濟(jì)條件下，以高科技為代表的科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，一方面給檔案管理基礎(chǔ)工作帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇，同時(shí)也面臨來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，人類(lèi)要進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)要發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作，檔案管理基礎(chǔ)工作必將在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各方面發(fā)揮作用，本文擬從檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析入手，提出檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，以提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，為經(jīng)濟(jì)工作做出貢獻(xiàn)。

1目前檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)存主要問(wèn)題剖析

隨著科學(xué)技術(shù)的普及和發(fā)展，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、傳統(tǒng)檔案管理改革不夠，計(jì)算機(jī)普及程度不高。

傳統(tǒng)檔案管理目前在我國(guó)還占絕大多數(shù)，正規(guī)檔案館計(jì)算機(jī)普及程度相對(duì)好一些，但在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位相對(duì)就差很多，比如在住房公積金管理方面，雖然由于行業(yè)較新，計(jì)算機(jī)應(yīng)用程度還較好，但管理程度就有很大出入，管理也不規(guī)范。

2、基礎(chǔ)檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范。

以住房公積金為例存在的問(wèn)題較多，首先檔案號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)另外一卷多冊(cè)的現(xiàn)象也非常普遍；另外案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍，另外部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用，造成資源的浪費(fèi)。

3、基層單位的檔案管理人員隊(duì)伍亟待提高

以吉林省為住房公積金的檔案管理單位為例，從業(yè)人員比較雜，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員奇缺

現(xiàn)存管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)存在很大問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)水平也跟不上。

4、檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度不夠

現(xiàn)在的檔案管理工作，雖然在表面上被認(rèn)為是受到重視的，但在實(shí)際工作當(dāng)中，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層，還是各部門(mén)，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作的開(kāi)展，有時(shí)甚至是流于形式。

2 解決設(shè)想

檔案管理基礎(chǔ)工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，要想達(dá)到系統(tǒng)的產(chǎn)出最大，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法。在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。同時(shí)要齊抓共管，全方位營(yíng)造和諧氛圍，把檔案管理基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。

1、充分動(dòng)員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步。根據(jù)整體要求，首先進(jìn)行檔案的科學(xué)普查工作，普查過(guò)程中主要是查缺補(bǔ)漏，剔出重復(fù)的案卷，提高檔案的使用效率。

2、加強(qiáng)案卷的規(guī)范化管理

普查之后要將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。做到流程式管理

3、著錄工作的規(guī)范化

規(guī)范化檔案管理過(guò)程中著錄工作是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。各單位要結(jié)合自己的實(shí)際情況對(duì)細(xì)則進(jìn)行分解，以真對(duì)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況。

4、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，保證檢索查全率

區(qū)別于手工檔案，計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜地制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類(lèi)，然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

5、規(guī)范化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作多快好的效果。分清輕重緩急，循序漸進(jìn)，檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。分級(jí)次著錄，省時(shí)省力，在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)，對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的問(wèn)題。

6、齊抓共管，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化

目前在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了一定的基礎(chǔ)。一方面要充分重視，齊抓共管；同時(shí)也要科學(xué)管理、人本管理共同促進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作的扎實(shí)進(jìn)行。