淺談醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的重要性

楊向東

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動期間以諸如圖表、文字、音視頻等方式制作的醫(yī)療信息資料，對于醫(yī)院的正常運行以及管理十分重要。隨著社會的快速發(fā)展和醫(yī)療水平不斷提升，檔案的內(nèi)容范圍不斷擴大，管理需求也與日俱增。文章研究醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理，希望以此引起醫(yī)院相關(guān)工作者及領(lǐng)導(dǎo)的重視，促進(jìn)管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵字：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；重要性；內(nèi)涵及要求

文章通過對醫(yī)院檔案工作及其規(guī)范化的內(nèi)涵和具體要求的探討，解析檔案規(guī)范化管理的作用，并結(jié)合檔案管理和規(guī)范化的重要性來談醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化管理的重要性，解讀其對醫(yī)院工作開展、歷史文化留存以及未來發(fā)展的作用，從而明確其重要性。期望筆者的研究能夠切實對醫(yī)院檔案規(guī)范化有所助益。

1 醫(yī)院檔案工作及其規(guī)范化管理

1、醫(yī)院檔案及對檔案的管理。醫(yī)院檔案內(nèi)容較為廣泛，一般而言，主要組成部分有醫(yī)院的診療資料、醫(yī)療文獻(xiàn)、學(xué)術(shù)研究成果等，集中體現(xiàn)了一所醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)以及管理。而檔案中所保存的原始記錄，可供醫(yī)務(wù)人員查閱，保留價值較高，為醫(yī)療科研提供了巨大的數(shù)據(jù)支持。檔案管理即是對這些資料進(jìn)行合理、妥善的管理，這種管理絕不是普通意義的保存，而是更具科學(xué)性的信息資料的處理問題，涉及問題較多[1]。近年來，醫(yī)療改革不斷深入，醫(yī)院的檔案管理工作逐漸為社會和各大醫(yī)療機構(gòu)重視，由于檔案是醫(yī)院的珍貴信息資源，因此檔案管理工作與醫(yī)院的研究、交流、科研以及糾紛解決等各個方面形成了不可分割、相互依存的關(guān)系，決定著醫(yī)院的相關(guān)政策以及建設(shè)發(fā)展的方向問題。

2、解讀規(guī)范化管理的內(nèi)涵。規(guī)范化管理，人們一般將其等同于制度化管理，但是這種觀點是缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性的，二者實則有著較大的區(qū)別。規(guī)范化管理更強調(diào)人或者事物在管理工作中能夠充分發(fā)揮價值，是通過標(biāo)準(zhǔn)化的體系引導(dǎo)行為，但這種體系是建立在人或者事物本質(zhì)特性基礎(chǔ)上的，而制度化卻偏重形式管理，強調(diào)的是制度本身的完善。規(guī)范化管理醫(yī)院檔案的重點領(lǐng)域在病案、行政檔案、科研檔案，通過對三大模塊的規(guī)范化管理，使得醫(yī)院的管理機制隨之得到完善。針對管理工作人員以及所管理的檔案，研究出完善的管理體系，不僅僅指制度的設(shè)立，而更應(yīng)該側(cè)重于實際管理工作中人員以及檔案的規(guī)范，規(guī)范化強調(diào)的是現(xiàn)實操作層面。醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，對醫(yī)院的醫(yī)療工作有著極大的指導(dǎo)作用，能夠有效提升醫(yī)院的競爭力。

3、檔案規(guī)范化管理的要求。首先，進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)組織重組，建立檔案管理專屬小組，確定主管、分管和工作人員，抽調(diào)精英進(jìn)行資料的收集、整理等一系列工作，明確責(zé)任，層級直屬的關(guān)系，便利管理工作的進(jìn)行，同時也說明了工作的重要性，與其他業(yè)務(wù)一同參與考察。其次，在設(shè)備方面，適當(dāng)增加專用庫房，將檔案管理科室辦公與檔案閱覽、陳列分開，強化管理工作的規(guī)范性，增加管理檔案必須設(shè)備，例如檔案柜、復(fù)印打印機、加濕器、掃描儀等，以一個獨立部門的標(biāo)準(zhǔn)，并考慮檔案保存必要的條件，購置檔案管理工作的設(shè)施、設(shè)備。最后，業(yè)務(wù)建設(shè)嚴(yán)格遵守國家規(guī)范，對檔案資料進(jìn)行重新清算整理，組織制作索引目錄，完善借用登記等。

2 醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的重要性

1、有助于反映歷史，形成醫(yī)院獨特的文化。醫(yī)院檔案往往是醫(yī)院長期發(fā)展中留存下來的，反映了醫(yī)院的歷史進(jìn)程，包括醫(yī)院各方面的內(nèi)容，從診療到人事、財務(wù)，與醫(yī)院全體員工息息相關(guān)，可以說，醫(yī)院檔案就是一部醫(yī)院的發(fā)展史和員工的進(jìn)化史，這其中的歷史價值自然不言而喻。同時，檔案也是醫(yī)院內(nèi)在精神的體現(xiàn)，充分反映其辦院宗旨和服務(wù)質(zhì)量，文化的形成不是一蹴而就，需要經(jīng)歷漫長的過程。檔案的管理如果不能實現(xiàn)規(guī)范化，那么檔案的歷史性、文化性均無從談起，檔案的規(guī)范化管理能夠系統(tǒng)將檔案歸類、整理，檔案的歷史、文化得以更加直觀地體現(xiàn)，因此可以說，醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，促進(jìn)了醫(yī)院傳統(tǒng)歷史與文化的顯現(xiàn)與流傳，是醫(yī)院宣傳的重要支撐，有利于醫(yī)院文化體系的形成。

2、能夠促進(jìn)醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作水平。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，是開展其他業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，而規(guī)范化管理實現(xiàn)后，檔案管理也成為醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的重要部門，其對外的宣傳作用以及對內(nèi)的促進(jìn)作用極大。醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門，如人事、診療等業(yè)務(wù)的開展，均與檔案管理有著密切的聯(lián)系。人事部各工作檔位以及人員的歷史、獎懲、信息等，均在檔案中，而人事部的調(diào)任等需要依據(jù)這些資料。而診療則更加倚重檔案，檔案的醫(yī)療記錄幾乎就是醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展史，診療活動需要借助、學(xué)習(xí)這些經(jīng)驗，以便促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)與水平。因此，檔案管理具有重要地位，而是否能夠規(guī)范化管理決定著醫(yī)院檔案能夠高效而且準(zhǔn)確地反映信息，即與各部門業(yè)務(wù)能否及時獲取有效資料與信息有著極大的關(guān)系。而且，也有利于醫(yī)院應(yīng)對各類醫(yī)療糾紛，找出證據(jù)維護(hù)醫(yī)院權(quán)益。

3、為醫(yī)院的長期規(guī)劃提供信息支撐和方向指導(dǎo)。醫(yī)院檔案對于指導(dǎo)醫(yī)院科研事業(yè)有著重要的作用，能夠幫助科研工作者確定研究方向，規(guī)范化的檔案管理簡化了工作人員的尋找過程，體系化呈現(xiàn)了各類參考資料，對于科研工作者研究相關(guān)領(lǐng)域的研究成果、存在問題以及尚未解決的難題具有極大的作用，引導(dǎo)其快速進(jìn)入研究，可以減少過程中的彎路，促進(jìn)其快速成才，加速醫(yī)療研究的進(jìn)程，從而促進(jìn)整個行業(yè)的技術(shù)進(jìn)步。醫(yī)院在人類長期的發(fā)展過程中是共存的，未來也必將如此，醫(yī)院未來的發(fā)展雖然與未來社會的發(fā)展息息相關(guān)，但其發(fā)展方向也能從歷史進(jìn)程與當(dāng)今現(xiàn)狀密切聯(lián)系，醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理就是通過對檔案的進(jìn)一步整理，使得醫(yī)院的發(fā)展脈絡(luò)更加清晰，使得其現(xiàn)狀一目了然，從而能夠確定未來的發(fā)展方向，并提前做好準(zhǔn)備。

3 結(jié)語

醫(yī)院與人的生老病死密切相關(guān)，而醫(yī)院檔案是對這一切的忠實記錄，醫(yī)院的發(fā)展、人員的經(jīng)歷也包含其中，這樣龐大的規(guī)模，若是管理缺乏規(guī)范性，則醫(yī)院檔案必然呈現(xiàn)雜亂無章的狀態(tài)，也無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。筆者淺層次分析了規(guī)范化管理的重要性，希望以此吸引更多的人對此進(jìn)行研究探討。

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