淺談傳統(tǒng)檔案與電子檔案的關(guān)系

商建偉?蘇建霞

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代社會(huì)的代名詞，社會(huì)的各個(gè)方面都在信息化的帶領(lǐng)下呈現(xiàn)出了新姿態(tài)，這給在社會(huì)歷史和社會(huì)發(fā)展中起著重要作用的檔案工作帶來(lái)前所未有的變革，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。新事物的出現(xiàn)必定要對(duì)舊事物帶來(lái)沖擊，傳統(tǒng)檔案管理工作隨著電子檔案的產(chǎn)生，已經(jīng)開(kāi)始形成電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理并向齊驅(qū)的形式，改變了以往單一的紙質(zhì)檔案管理模式。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案概述

所謂電子檔案是指以光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶以及計(jì)算機(jī)盤(pán)片等材料為載體的文字材料，通過(guò)數(shù)字代碼序列在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的具有保存價(jià)值的電子文件。紙質(zhì)檔案是指以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊(cè)、契約、證書(shū)、書(shū)稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。

電子檔案并未完全脫離紙質(zhì)檔案，從某方面來(lái)講它們的本質(zhì)是一樣的。首先，雖然電子檔案在形式上依托于電子文件，但是電子文件同傳統(tǒng)檔案一樣來(lái)自現(xiàn)實(shí)的真實(shí)記錄。其次電子檔案同紙質(zhì)檔案一樣依然是通過(guò)載體實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。再者，電子檔案實(shí)質(zhì)上仍然是一種實(shí)體檔案。最后，電子檔案依然遵循紙質(zhì)檔案的價(jià)值形態(tài)及規(guī)律。

雖然電子檔案與紙質(zhì)檔案存在著共性，但是，電子檔案之所以能夠在社會(huì)中廣泛應(yīng)用，離不開(kāi)它自身的特點(diǎn)：①信息具有共享性；②信息與載體可以分離，并且載體多種多樣；③電子檔案不易受環(huán)境因素影響，如不易腐蝕；④電子檔案信息儲(chǔ)存量大。

2 在管理檔案的方法上電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案

首先，在檔案收集上電子檔案有別于紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料必須通過(guò)文書(shū)部門(mén)的處理，將有價(jià)值的資料按照不同維度進(jìn)行分類，比如按文件的來(lái)源、時(shí)間和內(nèi)容等分類、整理和裝訂，之后才可以交由檔案部門(mén)保管和處理。然而電子檔案就不需要由人工進(jìn)行分類整理這一系列繁雜的工作，而是直接通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行比紙質(zhì)檔案更便捷的整理分類方式，分類更細(xì)，更準(zhǔn)確，更立體，正因如此，專門(mén)負(fù)責(zé)整理、分類、裝訂的傳統(tǒng)檔案部門(mén)已經(jīng)逐漸撤銷了?？梢?jiàn)，在資料收集、整理、分類方面電子檔案是優(yōu)于紙質(zhì)檔案的。

其次，檔案接收部門(mén)在接收檔案時(shí)電子檔案較傳統(tǒng)檔案要復(fù)雜很多。比如要接收檔案，必須得有相應(yīng)的設(shè)備，硬件設(shè)備（計(jì)算機(jī)、掃描儀等）和軟件設(shè)備（文件轉(zhuǎn)換軟件），只有這樣才能夠統(tǒng)一資料的入檔格式，便于查閱和編輯。而傳統(tǒng)檔案則對(duì)設(shè)備的要求沒(méi)有那么高，甚至不作要求，但是查閱起來(lái)就不如電子檔案方便和快捷。

再者，檔案的收集和接收方式的不同導(dǎo)致了其載體和查閱方式的不同。電子檔案依靠計(jì)算機(jī)程序?qū)㈦娮淤Y料根據(jù)需要將不同形式的資料進(jìn)行多方位的整理、排序、分類、編碼，設(shè)置不同的索引，大量的電子文件通過(guò)計(jì)算機(jī)的整理形成擁有大量數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中的資料可以存貯在電腦的硬盤(pán)中，也可以存儲(chǔ)在光盤(pán)、軟盤(pán)中，存儲(chǔ)方式多一，并且具有存儲(chǔ)密度高，存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)。同時(shí)電子檔案由于編碼和索引設(shè)置豐富，所以查檔者只要輸入關(guān)鍵字，計(jì)算機(jī)即可將所有相關(guān)資料一并呈現(xiàn)，大大減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查檔的繁雜。傳統(tǒng)檔案的保存以紙張為載體，查閱不方便，并且容易受到腐蝕，需要根據(jù)檔案的不同領(lǐng)域存儲(chǔ)在特定場(chǎng)所，查找不方便，但是較電子檔案來(lái)說(shuō)保密性更好。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔程序要求上存在差異

紙質(zhì)檔案歸檔的話，首先就是要對(duì)其是否能夠入檔進(jìn)行層層的篩選，主要從該文件資料是否具有保管價(jià)值和需要保管的時(shí)間長(zhǎng)短，以及該文件是否符合入檔資格等已定的標(biāo)準(zhǔn)、方法和原則等方面進(jìn)行判斷。不過(guò)由于紙質(zhì)檔案本身的特性，使得篩選的過(guò)程并不用立刻做出決定是否入檔。然而電子檔案則不一樣，電子文檔依托計(jì)算機(jī)，信息流較大，容易消失和變更，所以對(duì)于一些文件是否能夠入檔必須在文件形成之前就要對(duì)它的保管價(jià)值和保存時(shí)間長(zhǎng)短等一系列問(wèn)題進(jìn)行分析，做出決定。其次，雖說(shuō)紙質(zhì)檔案和電子檔案在篩選時(shí)都要進(jìn)行某文件是否具有入檔價(jià)值的判斷，也就是內(nèi)容方面的審核與篩選，但是如果我們僅僅從內(nèi)容方面篩選，而不考慮其他方面的因素，則形成準(zhǔn)確、真實(shí)、完整的檔案資料的可能性是很低的。所以我們也要從多方面進(jìn)行審查，比如技術(shù)方面，電子檔案則要考慮更多，以不同載體（光盤(pán)、磁盤(pán)、u盤(pán)等）為介質(zhì)的電子文件需要鑒別其可讀性以及是否存在病毒、介質(zhì)是否正常等情況，而紙質(zhì)檔案在技術(shù)鑒別層面上的要求并不高。

4 電子檔案和紙質(zhì)檔案在使用過(guò)程中存在不同

主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.傳輸途徑上：由于紙質(zhì)檔案和電子檔案的介質(zhì)不同，所以傳輸方式不一樣。紙質(zhì)檔案主要是通過(guò)提供原件或復(fù)印件，而電子檔案是通過(guò)電子檔案的載體或電子計(jì)算機(jī)直接傳輸，同時(shí)可以打印、下載、復(fù)印等。

2.保密性方面：不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要做好保密工作，而由于紙質(zhì)檔案和電子檔案本身的區(qū)別，使得各自防泄密的手段各不相同。紙質(zhì)檔案由專門(mén)人員負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)室的看管工作，用戶想要獲取需要的檔案，需要部門(mén)的批準(zhǔn)，尤其是重要檔案更是需要層層審批。而電子檔案由于本身的可編輯性和可共享性，所以在保密方面采取了加密保護(hù)、信息驗(yàn)證、身份驗(yàn)證等措施。

3.提供信息的準(zhǔn)確性方面：紙質(zhì)檔案由于是紙質(zhì)版的，基本都是手寫(xiě)本，所以我們可以根據(jù)不同的字跡和墨跡所顯示出來(lái)的新舊來(lái)防止信息變?cè)?，保持檔案的準(zhǔn)確性。而電子檔案可以通過(guò)限制進(jìn)入檔案，或者設(shè)置不可更改的文件格式呈現(xiàn)檔案內(nèi)容的方式來(lái)避免內(nèi)容的變?cè)臁?/p>

4.利用方式上：紙質(zhì)檔案主要通過(guò)讓讀者閱覽，出借檔案以及展覽檔案和提供檔案的咨詢服務(wù)，開(kāi)出相關(guān)檔案證明的方式等來(lái)滿足使用者的需求。至于電子檔案，由于電子信息技術(shù)在電子檔案上的應(yīng)用，改變了以往紙質(zhì)檔案對(duì)時(shí)間和空間的一些限制，使用者可以根據(jù)計(jì)算機(jī)信息處理和分析形式的多樣性通過(guò)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)查看和使用各種開(kāi)放的檔案信息，并且電子檔案可以提供紙質(zhì)檔案一些情況下不能提供的原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要，進(jìn)行不同的檢索，高效滿足使用者更多的需求。

5 電子檔案在編制目錄與檢索信息上不同于紙質(zhì)檔案

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是采用卷級(jí)目錄，先根據(jù)卷內(nèi)文件的年代和目錄編寫(xiě)各個(gè)文件的目錄，然后再根據(jù)各個(gè)文件的目錄編寫(xiě)案卷目錄，讓一個(gè)個(gè)的案卷目錄構(gòu)成最終的總目錄，形成實(shí)體分類系統(tǒng)。而檢索方式則是人工通過(guò)總目錄到案卷目錄再到各文件目錄的順序進(jìn)行一條線索式的查詢，電子檔案的文件內(nèi)容都是根據(jù)需要進(jìn)行分類整理排序以及檢索都是在計(jì)算機(jī)上操作完成，正因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以隨意設(shè)定檢索內(nèi)容來(lái)查找檔案，所以電子檔案的目錄可有可無(wú)。至于承載電子文件內(nèi)容的介質(zhì)（光盤(pán)、磁盤(pán)等）需要在上面簡(jiǎn)要寫(xiě)明內(nèi)容和年份，然后編號(hào)排序儲(chǔ)存到庫(kù)房，以便查找原件。

6 電子檔案的存儲(chǔ)要求不同于紙質(zhì)檔案

檔案保管是指把收集處理好的檔案存放到檔案室，并對(duì)檔案室內(nèi)柜架上擺放的檔案進(jìn)行日常維護(hù)保護(hù)的工作，維護(hù)是指在檔案的存入和使用過(guò)程中要始終保持檔案實(shí)體的有序存放，盡量消除或減少人或自然因素對(duì)檔案存放和使用的影響，使檔案實(shí)體始終處于理想化狀態(tài)，同時(shí)盡量使檔案這種物質(zhì)實(shí)體的壽命延長(zhǎng)下去。紙張、磁帶、膠卷是最傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存對(duì)象，其中紙質(zhì)檔案是最具有代表性的傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存對(duì)象，對(duì)紙質(zhì)檔案的庫(kù)房管理，是整個(gè)檔案保護(hù)管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存對(duì)象的優(yōu)點(diǎn)是：對(duì)場(chǎng)地要求不高，只要求在普通室溫內(nèi)溫度保持在14-24℃，相對(duì)濕度保持在40%-60%，防護(hù)措施簡(jiǎn)單和普通庫(kù)房一樣只要求防潮、防火、防水、防霉等普通防護(hù)；缺點(diǎn)是：存儲(chǔ)量小，占用空間大，對(duì)大的庫(kù)房來(lái)說(shuō)調(diào)閱繁雜，人力成本較高。電子檔案作為一種新興的現(xiàn)代儲(chǔ)存工具，因其特殊明顯的優(yōu)勢(shì)，發(fā)展迅速，逐漸取代傳統(tǒng)檔案成為一種主流的檔案管理工具。常見(jiàn)的電子檔案有硬盤(pán)、磁帶和光盤(pán)等多種存儲(chǔ)方式，與傳統(tǒng)檔案相比電子檔案優(yōu)點(diǎn)有：存儲(chǔ)信息量特別大，占用空間很小，與計(jì)算機(jī)配合調(diào)閱方便。缺點(diǎn)是相對(duì)傳統(tǒng)檔案保存困難對(duì)保存空間環(huán)境要求高，對(duì)空間溫濕度有嚴(yán)格控制要求，還有很高的防磁要求，同時(shí)要有防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)措施并有除塵設(shè)施，因其要通過(guò)計(jì)算機(jī)讀取，所以還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒。

在紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)比中，雖然電子檔案在許多方面表現(xiàn)出了優(yōu)勢(shì)，但是紙質(zhì)檔案仍然有存續(xù)的重要價(jià)值。由于歷史的原因，當(dāng)前主要的檔案文獻(xiàn)資料都是采用紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行保存，特別是一些機(jī)密性較高的機(jī)關(guān)文件，大多采用紙質(zhì)文件存檔，紙質(zhì)檔案在世界各國(guó)檔案館的總藏中仍占主要地位。所以我們要充分把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別和聯(lián)系，發(fā)揮各自檔案管理之所長(zhǎng)，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)！

作者簡(jiǎn)介

商建偉（1978-），男，平山縣機(jī)關(guān)事務(wù)管理局工作，檔案管理。

蘇建霞（1977-），女，平山縣規(guī)劃局，檔案管理。