信息化背景下強化人事檔案管理工作改革研究

蘇斌

摘 要：本文根據(jù)人事檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工作的特征，借鑒相關(guān)檔案理論研究思路，提出應(yīng)該加強人事單位檔案法律意識，并不斷擴(kuò)大社會公眾的參與。同時提出利用計算機(jī)進(jìn)行信息化綜合一體化管理檔案，積極推進(jìn)計算機(jī)檔案管理文件一體化的應(yīng)用的理論和方法。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；文檔管理；信息化

1 引言

目前電子人事文件只是紙張的數(shù)字記錄和配件，沒有能力和獨立存在的價值，在管理上也有與紙質(zhì)載體相一致。但是，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實現(xiàn)和管理是一樣的。首先，要建立一個基于文檔生命周期理論和運動規(guī)律的綜合管理系統(tǒng)，使其具有相應(yīng)的管理功能。例如，根據(jù)文件生命周期理論，需要的文件讀寫功能，文件管理功能和文件管理功能；根據(jù)漸進(jìn)的和連續(xù)的管理規(guī)則，確定運行通道系統(tǒng)管理流程和電子文件；根據(jù)對文件的形成規(guī)律，生產(chǎn)周期的文件只讀編輯功能修改，在文件發(fā)布功能，根據(jù)管理標(biāo)志相同的規(guī)則，但也有信息共享的功能，包括文件和目錄管理的內(nèi)容；根據(jù)現(xiàn)有的變異形式，具有自動組卷、紙的排序功能和輔助功能文件歸檔工作；根據(jù)數(shù)量的變化，增加建立和破壞的功能等。然后，通過管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對電子文件的管理及其運動過程進(jìn)行了研究?？梢钥闯?，公文流轉(zhuǎn)的規(guī)則對于公文的管理，也就是說，管理的整合有著特別重要的作用。

2 強化檔案人員的意識與業(yè)務(wù)水平

（一）加強檔案意識

一般人檔案法律意識還比較薄弱，尤其是在一般的事業(yè)單位，工作的中心并不是檔案工作，行政人員的檔案意識是一種普遍現(xiàn)象。加強檔案意識必須從現(xiàn)實出發(fā)有效果。如果你準(zhǔn)備好增加層到辦公樓，但施工的圖紙找不到如何找到，不知道的承載能力的住房基地是多少，但整個房子都從新的調(diào)查，即勞動力成本和更多的錢。這說明檔案意識不強，檔案館的資金投入成本和精力，有時比建設(shè)資金和能源的記錄更大。教育我們的一些現(xiàn)實，加強檔案意識做好檔案建設(shè)是與各教職工有著緊密聯(lián)系的事?，F(xiàn)在的檔案部門普遍提高認(rèn)識，從領(lǐng)導(dǎo)，基本上按要求進(jìn)行歸檔。并嘗到了使用檔案的甜頭，并在職稱評審或評估的時候，教師要到記錄室查自己的教學(xué)工作量，查一下教學(xué)時間。當(dāng)然，收集各部門，整理、歸檔、完整性、準(zhǔn)確性是各部門的文件質(zhì)量，狠抓檔案人員的培訓(xùn)，是培養(yǎng)骨干檔案法的實施，讓檔案第一次知道，理解，法律可以真的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，社會檔案意識。

（二）提高檔案管理的業(yè)務(wù)管理水平

檔案一般不是檔案專業(yè)的畢業(yè)生，不受專業(yè)培訓(xùn)檔案，和流量大，所以定期對檔案專業(yè)培訓(xùn)檔案，檔案管理工作中的一個事件。與檔案工作者的非檔案專業(yè)畢業(yè)生相比，它不僅是一個問題，而且還具有一定的優(yōu)勢。的優(yōu)點是，他們一般都熟悉本部門的工作，具有專業(yè)技術(shù)知識的部門，知道文件操作程序；計算機(jī)專業(yè)的檔案管理人員了解基本的電腦知識，能使用計算機(jī)處理文件，這些條件都比舊的一個全職的記錄。缺乏只是需要加強對檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。事實上，部門檔案員不需要詳盡的學(xué)習(xí)“歷史記錄”、“檔案系列篡奪了檔案知識的科學(xué)體系，應(yīng)該是最需要的位置檔案知識的工作，如規(guī)定的操作技術(shù)方法的基本要求的實用知識和電子文件的歸檔格式。

總之，檔案工作是一項系統(tǒng)性工作，需要大量的支持。從社會和服務(wù)到社會的文件管理。所以我們的目標(biāo)是加強社會檔案意識，擴(kuò)大社會參與，而不是減少社會參與。堅持公文處理部門備案，事實上，檔案管理水平整體提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案館的宣傳，提高社會檔案意識是一個重要途徑。

3 搭建一體化檔案管理系統(tǒng)平臺

通過計算機(jī)的應(yīng)用來改變?nèi)耸潞蜋n案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一個綜合管理體系，全過程的信息管理和服務(wù)與利用。另一方面，建立一個全面的文件運動過程的管理。主要從2個方面進(jìn)行調(diào)整：一是加強事前控制和消除重復(fù)環(huán)節(jié)；二是統(tǒng)一文件管理和檔案管理的口徑，使兩者成為文件運行過程管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，并對兩者相對獨立性進(jìn)行分析。檔案信息系統(tǒng)的建立，綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用，必然會形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)積累-電子文件。這是最有生命力的新文件必須妥善管理的數(shù)據(jù)庫。和數(shù)字文件附加到這一共同構(gòu)成全宗檔案信息系統(tǒng)，更好地發(fā)揮數(shù)字錄音的優(yōu)點，成為檔案信息資源的重要組成部分。

在檔案工作中，有一個熱點問題一直被討論：是否堅持執(zhí)行文件處理部門備案制度。我國文書處理部門備案制度在《國務(wù)院關(guān)于加強國家檔案工作的決定》中建立起，本系統(tǒng)對檔案工作的時間帶來了巨大的活力，但現(xiàn)在有思想，文書處理部門備案制度環(huán)境發(fā)生了變化，這導(dǎo)致了許多問題的歸檔，并由檔案部門備案。筆者認(rèn)為，如果完全由檔案部門備案，勢必會增加檔案部門對人員和財政投入的負(fù)擔(dān)，而且不利于社會檔案意識的增強和檔案法的宣傳和普及。對于文件的問題，應(yīng)在檔案工作者努力的訓(xùn)練。管理和檔案部門的一個人的進(jìn)步是不可能的，還必須依靠文件處理部門檔案。然后，對文件業(yè)務(wù)員的責(zé)任、業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到文件的完整性、準(zhǔn)確性的重要因素。因此，檔案員的培養(yǎng)應(yīng)該是一個不容忽視的問題。

4 強化人事檔案信息一體化管理的價值

（一）為計算機(jī)管理文件的應(yīng)用積累經(jīng)驗

利用計算機(jī)管理檔案，改變手工管理的落后狀況，是對檔案工作者的責(zé)任。對人事和檔案信息的綜合管理不是一種簡單的人工操作，而是一種基于計算機(jī)管理的新的管理方法。此外，本實用程序具有良好的效果，并受到權(quán)威和檔案人員的歡迎。這一成功的探索無疑對計算機(jī)管理文件應(yīng)用的理論和方法的建立起著積極的作用。

（二）提高實際工作的管理水平

由于檔案記錄缺乏整個管理手段和方法，各部門之間以及各方面的工作都出現(xiàn)了不可勾的現(xiàn)象，重復(fù)勞動問題更加突出，電子文件的歸檔和管理也是一個不可回避的新課題。綜合管理可以有效地解決這些問題。提高文件歸檔質(zhì)量。通過管理系統(tǒng)，可以采取以下措施：首先，確保注冊表文件。用了很多次，是不是隨便切除。其次，一些部門或多語種文件為固定檔案，已保存。最后，提供儀器、文件人員查閱工作范圍的文件所產(chǎn)生的文件操作，幫助他們對文件的歸檔作出決定，并立即完成文件后，取消重復(fù)勞動，通過信息共享。首先是取消文件管理和文件管理過程，同一目錄重復(fù)登記重復(fù)勞動；二是要取消檔案人員檢索文件內(nèi)容的重復(fù)勞動記錄。人事電子檔案的歸檔與管理。綜合管理是通過對電子文檔的運動過程的管理來實現(xiàn)的。使電子文件作為一種數(shù)字記錄文件的文件，完成其附件的任務(wù)，同時，也要實現(xiàn)自己的價值，作為檔案信息系統(tǒng)的新部分，文件到數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)一管理的實施。提高標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。與人工管理相比，應(yīng)用系統(tǒng)本身就是一個標(biāo)準(zhǔn)的管理。此外，實現(xiàn)了對文件運動過程的整體管理，規(guī)范化管理水平的自然性和提高。

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