優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理措施的幾點(diǎn)思考

張桂琴

摘 要：檔案資料的管理工作是整個(gè)事業(yè)單位穩(wěn)定、健康運(yùn)行的有效保證，做好檔案管理對每個(gè)企事業(yè)單位都有十分重要的作用。如何把檔案管理工作做好，這是企事業(yè)單位都面臨的一個(gè)問題。它不僅需要有極大的耐心和毅力，還需要有一定的專業(yè)性和技術(shù)性。本文結(jié)合我國事業(yè)單位的實(shí)際，對自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，指出我國事業(yè)單位檔案管理中存在的一些問題，并對優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；措施；管理制度

檔案管理是對檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)并提供利用服務(wù)的活動總稱，也是國家檔案在事業(yè)單位的最直接的體現(xiàn)。事業(yè)單位的檔案包含許多方面的內(nèi)容。這些內(nèi)容是選拔人才、工作考核和其他工作的標(biāo)準(zhǔn)和參考。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)綜合性、動態(tài)性與多元性的特征。同時(shí)，檔案管理也出現(xiàn)了一些問題，怎樣使檔案管理模式達(dá)到最優(yōu)，我們將在本文進(jìn)行探討。

1 事業(yè)單位管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)比較薄弱

檔案管理目前越來越受到事業(yè)單位各部門的重視。但是，由于資金的缺乏和觀念的落后，事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱。首先從檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平來說，事業(yè)單位的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高。其次，從檔案管理的專業(yè)性上來說，部分事業(yè)單位的檔案管理者并不是專業(yè)人員，對檔案管理知之甚少，影響檔案管理工作的優(yōu)化。例如檔案的整理和歸類都存在一些問題，不按檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行。對于檔案的存放和銷毀缺乏檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，隨意存放和銷毀檔案。最后，檔案管理人員的觀念落后。主要體現(xiàn)在：一是事業(yè)單位檔案部門對館（室）藏檔案的內(nèi)容、館藏檔案的類別以及查檔的路徑、方法宣傳的少，保守封閉，市場觀念淡??；二是檔案管理人員觀念陳舊，常常把檔案機(jī)密與檔案的開放與開發(fā)利用對立起來，“保密保險(xiǎn)”、“利用危險(xiǎn)”的思想仍然存在。因此，這在很大程度上影響了檔案的開發(fā)與利用工作。

（二）事業(yè)單位檔案管理設(shè)施不完善

檔案存放的硬件條件決定檔案的完好程度。事業(yè)單位對檔案管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)就是基礎(chǔ)設(shè)施落后。首先，有些單位沒有專門的檔案室，一般都是把檔案與其他物品堆放在一處，更有甚者在庫房里堆放易燃易爆的物品。其次，有檔案室的，檔案室的檔案存放條件很差，沒有良好的通風(fēng)條件，致使檔案受潮等。最后，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會，需要建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對接實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，但是由于條件的限制，有些事業(yè)單位的現(xiàn)代檔案保護(hù)設(shè)施以及實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化的設(shè)備不完善。

（三）檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善是導(dǎo)致檔案管理存在問題的一個(gè)重要原因。首先，沒有一個(gè)完善的檔案用人選拔制度。檔案管理有時(shí)候被認(rèn)為是不重要的。因而檔案管理沒有完整的用人選拔制度，這是導(dǎo)致檔案管理人員水平低下的一個(gè)主要原因。其次，對于國家頒布的《檔案法》和《檔案管理辦法》不重視，沒有建立相關(guān)的管理制度，因而出現(xiàn)檔案管理工作制度的缺失。最后，對于檔案管理所規(guī)定的一些制度，執(zhí)行力度不夠，常常使制度流于形式。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）提升事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，需要一支專業(yè)水平高、職業(yè)道德良好的檔案管理隊(duì)伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。首先，要加強(qiáng)管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，這里所說的檔案管理人員的培訓(xùn)主要包括崗前培訓(xùn)和工作中的定期培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)是通過對管理人員的培訓(xùn)使他們能夠更好地熟悉和處理相關(guān)管理工作。而定期培訓(xùn)的方法則使檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)更強(qiáng)，培養(yǎng)他們的責(zé)任感和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷更新和優(yōu)化他們的知識鏈結(jié)構(gòu)，使檔案管理人員更加優(yōu)秀。崗前培訓(xùn)和定期培訓(xùn)主要包括的內(nèi)容有兩個(gè)部分；一、要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合。例如：案的管理人員來講，應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理水平，同時(shí)具備一些人員管理及相關(guān)能力，熟練的電腦操作能力，熟練掌握我國的方針政策；二、要培養(yǎng)管理人員熱愛工作的良好心態(tài)，改變他們當(dāng)一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，把激勵機(jī)制運(yùn)用到檔案管理工作制度中，通過物質(zhì)和精神的激勵，提高他們的工作熱情和積極性，使他們善于總結(jié)，不斷奮進(jìn)，用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度與飽滿的熱情投入工作。

（二）改善檔案管理設(shè)施條件

目前，由于很多事業(yè)單位都對檔案管理工作重視不夠，資金不寬裕，直接導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后。因此，加強(qiáng)對檔案管理的重視，加大事業(yè)單位對檔案室管理設(shè)備設(shè)施的投入，改善檔案室的設(shè)施設(shè)備條件，提高事業(yè)單位的檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理是當(dāng)急之急。首先，事業(yè)單位應(yīng)該重視獨(dú)立的檔案管理室的建設(shè)。這不僅有利于檔案工作的管理，更是可以推進(jìn)有效的保存檔案資料。其次，要引進(jìn)檔案管理的電子設(shè)備，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對接，這對于檔案信息的錄入、儲存、利用等工作是非常重要的。

（三）完善事業(yè)單位檔案管理制度

健全合理的檔案管理制度是優(yōu)化檔案管理的重要措施之一，主要包括以下四點(diǎn)。首先，建立合理科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理用人制度。首先從專業(yè)水平方面來說，要制定一套檔案管理人員選拔制度。選拔制度應(yīng)重點(diǎn)體現(xiàn)專業(yè)性，只有把專業(yè)水平放在第一位，才能夠使檔案管理工作更好的進(jìn)行。其次，從獎勵懲罰制度來說，要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，而且針對領(lǐng)導(dǎo)。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領(lǐng)導(dǎo)之間相互監(jiān)督和相互引導(dǎo)。最后，建立物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合的激勵制度，以精神激勵鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質(zhì)激勵推動檔案管理工作者的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。第二，建立簡明實(shí)用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項(xiàng)工作，不是搞學(xué)術(shù)、寫文章，不需要制定復(fù)雜的、難以實(shí)現(xiàn)的制度讓人們?nèi)?zhí)行。只有簡單實(shí)用的制度，才能夠更好的發(fā)揮檔案管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度的嚴(yán)肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時(shí)又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。這就要求在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該以制度為行事的標(biāo)準(zhǔn)，做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性和嚴(yán)明性。

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