縣級(jí)公共資源交易類檔案規(guī)范化管理研究

于海燕

摘 要：隨著近些年來信息技術(shù)的發(fā)展，不斷推動(dòng)著檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。檔案的規(guī)范化管理在部門的決策方面起著越來越重要的作用。通過檔案的規(guī)范化管理，可以明顯的提升縣級(jí)檔案的管理水平，從而提高相關(guān)部門與單位的工作效率，更好的服務(wù)于相關(guān)部門?；诖?，本文將對(duì)縣級(jí)公共資源交易類檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行研究，從而為相關(guān)的檔案規(guī)范化管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：公共資源交易類檔案；規(guī)范化；管理

近些年來隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國公共資源交易市場(chǎng)也獲得了較大的發(fā)展，并且越來越完善，公共交易的規(guī)模與頻次都在不斷的擴(kuò)大，這在一定程度上也推動(dòng)了我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。對(duì)于當(dāng)前的縣級(jí)公共資源交易類檔案管理進(jìn)行制度化與規(guī)范化，可以有效的促進(jìn)縣級(jí)公共資源的交易與調(diào)度，實(shí)現(xiàn)公共資源的最優(yōu)配置，同時(shí)對(duì)縣級(jí)公共資源交易市場(chǎng)的規(guī)范化也起著巨大的推動(dòng)作用。因此，本文將對(duì)縣級(jí)公共資源交易類檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行分析。

1 縣級(jí)公共資源交易類檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理成本與監(jiān)管、定位方面的問題

當(dāng)前，縣級(jí)公共資源交易類檔案的管理較為分散，造成許多檔案管理部門內(nèi)檔案室的建設(shè)大多相類似，對(duì)公共資源造成極大的浪費(fèi)，也使得縣級(jí)檔案管理工作的成本上升。并且一些檔案管理室建造不規(guī)范，使得檔案文件無法得到有效的保護(hù)[1]。在當(dāng)前縣級(jí)公共資源交易類檔案市場(chǎng)中，檔案管理單位同時(shí)兼顧參與者與管理者的角色，使得公共資源交易市場(chǎng)不公平的現(xiàn)象嚴(yán)重。在落后的公共資源交易類檔案規(guī)范管理體制中，檔案管理單位的職責(zé)不明確，使得相關(guān)監(jiān)察單位無法對(duì)檔案管理單位的工作做到有效的監(jiān)管，無法保障檔案管理的規(guī)范性。并且多數(shù)的地方公共資源交易管理人員并不是專業(yè)的管理人員，專業(yè)素質(zhì)參差不齊，從而無法使檔案管理工作得到有效的規(guī)范。

1.2 交易類檔案管理不規(guī)范

從當(dāng)前的縣級(jí)公共資源交易類檔案管理來看，公共資源交易檔案管理存在管理模糊的問題，相關(guān)的管理規(guī)則也不夠明確，沒有統(tǒng)一的規(guī)范。這樣的檔案管理工作嚴(yán)重的降低了縣級(jí)公共資源交易類檔案管理的工作效率，同時(shí)使得縣級(jí)公共資源交易檔案管理單位職權(quán)混亂，從而削弱了檔案管理單位作用。造成地方公共資源交易檔案管理工作不規(guī)范的重要原因還在于沒有統(tǒng)一的法律管理制度。在目前，雖然已經(jīng)存在許多與地方公共資源交易類檔案管理相關(guān)的法律出臺(tái)，但是，這些法律法規(guī)存在較大的行業(yè)性，沒有統(tǒng)一的、通用的法律法規(guī)，這在很大程度上制約了地方對(duì)公共資源的配置，對(duì)縣級(jí)公共資源交易類檔案管理工作也造成了不小的影響[2]。在對(duì)法律的解讀方面，還存在許多誤讀、片面解讀的情況，這也是造成地方公共資源交易類檔案管理工作混亂的重要原因。

2 縣級(jí)公共資源交易類檔案規(guī)范化管理

2.1 完善檔案管理機(jī)制，明確立檔責(zé)任人

在縣級(jí)公共資源交易類檔案管理中，需要完善檔案管理機(jī)制，發(fā)揮監(jiān)察單位的作用，從而維護(hù)縣級(jí)公共資源交易市場(chǎng)檔案管理的秩序，加大對(duì)公共資源交易類檔案管理違法行為的打擊力度，以提高公共資源交易類檔案管理的合法性以及規(guī)范性。并且還需明確立檔責(zé)任人，在我國的縣級(jí)公共資源交易類檔案中，立檔責(zé)任人指的是我國縣級(jí)公共資源交易活動(dòng)的參與單位，活動(dòng)的參與單位需要明確檔案資料的歸檔范圍，資料歸檔范圍的是依據(jù)縣級(jí)公共資源交易的具體項(xiàng)目來確定[3]。立檔單位需要根據(jù)規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案資料管理室。對(duì)檔案資料管理室的建設(shè)，也需要根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案室的內(nèi)部配置相應(yīng)的防火、防潮設(shè)備，對(duì)可能出現(xiàn)的意外情況，比如：檔案資料發(fā)霉、破損等，需要安排專業(yè)的人員進(jìn)行處理，預(yù)防以及處理意外事故的發(fā)生。

2.2 強(qiáng)化檔案的細(xì)節(jié)管理，對(duì)檔案管理準(zhǔn)確的定位

要強(qiáng)化檔案的細(xì)節(jié)管理，對(duì)檔案管理準(zhǔn)確的定位。在檔案工作人員進(jìn)行檔案工作時(shí)，需要對(duì)檔案管理準(zhǔn)確的定位，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案的細(xì)節(jié)管理，在完成對(duì)檔案文件的收集與整理工作之后，需要及時(shí)登記檔案文件，以此規(guī)范檔案文件的立卷與整理。并且縣級(jí)公共資源交易類檔案在經(jīng)過核準(zhǔn)、審批、審定等公共資源交易過程之后，項(xiàng)目的備案審核單位與建設(shè)單位各保存一份，立檔單位保存檔案的復(fù)印件。如果文件資料只有一份，那么項(xiàng)目的備案審核單位保存文件資料的原件，項(xiàng)目的建設(shè)單位與立檔單位保存文件資料的復(fù)印件。在文件資料的復(fù)印件上，需要含有原單位的名稱、時(shí)間，并且還要蓋上原件單位的印章。對(duì)公共資源交易類建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)機(jī)構(gòu)，立檔單位需要對(duì)牽涉到的單位資料進(jìn)行收集保管。對(duì)一些裝訂好的文件資料，要盡量選取防腐性能好、材質(zhì)穩(wěn)定的材料對(duì)資料進(jìn)行儲(chǔ)存保護(hù)[4]。

2.3 制定相應(yīng)的法律法規(guī)，規(guī)范化檔案保管期的管理

需要根據(jù)公共資源交易類檔案管理的特性，制定明確的法律法規(guī)，從而避免法律誤讀現(xiàn)象出現(xiàn)，防止檔案管理工作的混亂。同時(shí)，還需要規(guī)范化檔案的保管期。在縣級(jí)的公共資源交易類檔案的管理中，需要按照相關(guān)規(guī)定，明確檔案保管期的期限。在不同的檔案中，保管期有多種。工程招標(biāo)檔案的保管期有三種，保管期的期限有長有短，短期的檔案保管期一般在14年及以下，除短期之外，還有永久的檔案保存期。一般資源交易類檔案的檔案保管期為長期，與文件資料中合同所寫明的日期相一致[5]。永久的檔案保存期一般是發(fā)生在一些一次性的轉(zhuǎn)讓項(xiàng)目中。在拍賣機(jī)構(gòu)的檔案資料保存中，一般檔案保存期都在9年以上，檔案保存期的起始時(shí)間是在拍賣成交合同簽好那一刻。

2.4 提高公共資源交易類檔案管理人員的管理水平

對(duì)公共資源交易類檔案管理，還需要明確檔案管理人員的職責(zé)，將最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一檔案的收集管理工作，方便管理人員對(duì)檔案的整理，同時(shí)也有利于檔案的保存以及銷毀。以此建立的規(guī)范的檔案管理流程，可以明顯的提高檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理能力。立檔單位還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案管理技能的培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員對(duì)相關(guān)規(guī)范的了解。

3 結(jié)語

當(dāng)前的縣級(jí)公共資源交易類檔案管理，在不斷朝規(guī)范化發(fā)展的同時(shí)，還存在較多的問題，如：管理成本較高、監(jiān)管不到位、管理不規(guī)范、公共資源交易類檔案管理定位不準(zhǔn)確等。因此，需要完善檔案管理機(jī)制，明確立檔責(zé)任人，強(qiáng)化檔案管理，并明確檔案的保管期限以及保密級(jí)別，提高公共資源交易類檔案管理人員的管理水平，并且，立檔單位還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案管理技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人員對(duì)相關(guān)規(guī)范與法律法規(guī)的熟悉程度。從而使縣級(jí)公共資源交易類檔案管理走向規(guī)范化，提升檔案管理水準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃鳳平.貫徹落實(shí)五大發(fā)展理念全面開創(chuàng)檔案事業(yè)跨越發(fā)展新局面——在全省檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話[J].云南檔案，2016，02：8-17.

[2].省檔案局黨組書記、局（館）長胡振榮在全省檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的講話（節(jié)選）[J].檔案時(shí)空，2016，02：9-14.

[3].站在新起點(diǎn)蓄力新征程同心譜寫龍江檔案事業(yè)發(fā)展新篇章——齊秀娟同志在全省檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上的報(bào)告[J].黑龍江檔案，2016，01：6-10.

[4]趙煥林.繼往開來銳意進(jìn)取為建設(shè)富庶文明幸福新遼寧而奮斗遼寧省檔案局（館）長趙煥林在全省檔案工作會(huì)議上的講話[J].蘭臺(tái)世界，2012，07：5-8.

[5].加強(qiáng)檔案資源建設(shè)提升檔案服務(wù)功能促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展——遼寧省檔案局（館）長趙煥林在全省檔案工作會(huì)議上的講話[J].蘭臺(tái)世界，2015，04：4-7.