淺析醫(yī)院檔案管理中的創(chuàng)新

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，醫(yī)院的檔案管理工作在整個(gè)部門或者整個(gè)單位有著非常重要的地位，檔案也是醫(yī)院不可或缺的信息資源，醫(yī)院在進(jìn)行治理疾病的同時(shí)，保留了大量的信息資源，為以后的公共安全、疫情研究提供了信息依據(jù)。所以檔案管理工作在醫(yī)院內(nèi)顯得尤為重要。本文主要分析了現(xiàn)階段醫(yī)院檔案工作存在的問題，以及對如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵字：檔案管理；醫(yī)院；建議

1 引言

檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。隨著社會(huì)信息化的建設(shè)和發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了些許的變化，但是它的重要性沒有變。醫(yī)院部門的檔案具有非常重要的地位，它是整個(gè)醫(yī)院的“心臟”，所有的檔案都是疾病發(fā)生的真實(shí)反映，具有參考、查詢的價(jià)值，它是開展醫(yī)院工作的理論基礎(chǔ)，也是預(yù)防疾病的保證，有利于保障人們的身體健康，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。隨著醫(yī)療行業(yè)和預(yù)防疾病系統(tǒng)機(jī)構(gòu)的改革，如何改變原有的管理模式，加強(qiáng)檔案管理成為了一個(gè)嚴(yán)峻的問題。因此，在檔案管理中，

2 醫(yī)院檔案管理部門工作中存在的問題

2.1 醫(yī)院部門對檔案管理工作不夠重視

雖然醫(yī)院對于檔案管理投入了人力、物力、財(cái)力，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式，對于檔案管理人員的安排也很隨意，大多數(shù)是由兼職人員來管理。加之檔案室的位置往往處在樓層的角落內(nèi)，附屬于辦公司，工作本身比較封閉，導(dǎo)致管理人員覺得自身的崗位比不上那些坐在辦公室的人，缺乏自信心，產(chǎn)生自卑的心理，對于檔案管理工作也不上心。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

在檔案管理人員你的選擇上，管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒有一技之長、非醫(yī)療專業(yè)、文化程度不高的人員安排在檔案管理工作上去，他們認(rèn)為檔案管理工作比較簡單，不需要太多的專業(yè)知識(shí)。但是在實(shí)際的工作中，檔案管理工作比較繁瑣，有時(shí)還要利用計(jì)算機(jī)去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業(yè)知識(shí)。但是現(xiàn)有的檔案管理人員往往都是一些非專業(yè)的人員，不能很好的勝任這個(gè)工作。

2.3 檔案管理人員工作積極性不高

在現(xiàn)有階段，檔案管理工作得不到重視，加之檔案管理工作相比其他部門不容易出成績，沒有很大的晉升空間，他們?nèi)宋⒀暂p，說話不夠分量，都是一些默默無名的工作者，想通過堅(jiān)守崗位、盡職盡責(zé)來獲得晉升好比就是一種奢望。檔案管理工作人員長期要面對這些繁瑣、任務(wù)重、復(fù)雜的工作，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。

2.4 檔案管理制度不健全

醫(yī)院檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達(dá)到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時(shí)、完整的收集、歸檔、整理各個(gè)科室的資料，每個(gè)科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進(jìn)行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用檔案時(shí)，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

2.5 檔案信息化管理水平低

目前檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求，查找資料時(shí)效率比較低，耗用的時(shí)間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段，很多聲音和視頻資料因?yàn)槿狈Ρ４娴臈l件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

3 對醫(yī)院存在問題的對策建議

3.1 提高醫(yī)院檔案工作認(rèn)識(shí)

一項(xiàng)工作能否順利開展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，醫(yī)院部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案管理工作，給予財(cái)政支持和人力支持，必須的時(shí)候提供軟硬件的支持。醫(yī)院的檔案管理工作的是一項(xiàng)非常重要的工作，它是對過去工作的記錄和反映，以供人們查詢、參考、利用。是以后工作得以順利開展的強(qiáng)大支撐。為了提高醫(yī)院的工作質(zhì)量，就必須重視檔案管理工作，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為主題思想，創(chuàng)建一個(gè)有序、簡便的工作環(huán)境。

3.2 建立科學(xué)合理的檔案管理體系

醫(yī)院的工作信息量大、還有大量的預(yù)防、監(jiān)測記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等等。工作繁瑣，所以必須要建立科學(xué)合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進(jìn)行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時(shí)，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴(yán)格的程序和規(guī)范對資料進(jìn)行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級(jí)別，對于重要的文件要加強(qiáng)管理的級(jí)別。最后就是要做到清楚的標(biāo)注，做到有據(jù)可查。

3.3 加強(qiáng)檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

醫(yī)院部門的檔案員大多數(shù)是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業(yè)務(wù)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，因此，加強(qiáng)檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對檔案員要定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和對檔案工作的認(rèn)識(shí)，并進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級(jí)，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要提升自己的信息處理能力，從而提高醫(yī)院工作的服務(wù)質(zhì)量。

3.4 實(shí)施績效考核，促進(jìn)檔案發(fā)展

績效考核是一種有效的激勵(lì)手段，建立科學(xué)合理的績效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視，建立獎(jiǎng)罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動(dòng)的完成繁瑣、復(fù)雜的檔案工作。通過對檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.5 大膽改革，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)業(yè)務(wù)、日常管理及患者服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施。二是要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

4 結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，它的順利開展有利于推動(dòng)疾病預(yù)防工作的進(jìn)行，提高對檔案工作的認(rèn)識(shí)、檔案員的素質(zhì)，并建立科學(xué)合理的檔案管理體系，實(shí)施績效考核都是提升檔案管理工作的有效手段。搞好醫(yī)院的檔案管理，不僅對醫(yī)院自身的建設(shè)與發(fā)展有著幫助，而且還對國家衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)有巨大的作用。

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作者簡介

張靜，天津，漢，本科。