事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化途徑初探

王永輝

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的提速以及改革進(jìn)程的不斷深化，我國(guó)事業(yè)單位在機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、行政體制和人事制度等方面改革的力度不斷加大，并取得了一定的成效，這個(gè)過(guò)程里事業(yè)單位實(shí)踐活動(dòng)開(kāi)展中所發(fā)生的檔案收集、歸檔以及變動(dòng)等方面凸顯出了諸多問(wèn)題。本文從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)闡述了檔案管理工作優(yōu)化的必要性，分析了當(dāng)前檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題所在，并提出了事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；優(yōu)化

1 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的必要性

機(jī)關(guān)檔案工作是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案管理工作是以機(jī)關(guān)檔案室為主要模式開(kāi)展的。當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理工作始建于上世紀(jì)50年代，主要是依據(jù)1983年頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）建立起來(lái)的。隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)、民主政治、社會(huì)文化快速發(fā)展，檔案事業(yè)也得到長(zhǎng)足發(fā)展。但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，檔案管理水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，這是因?yàn)楣逃械墓芾矸绞阶陨泶嬖谥y以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的局限性，使檔案管理水平難以持續(xù)提高。事實(shí)也證明，時(shí)代快速發(fā)展的今天，《條例》在指導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作方面已顯示出一定的局限性。當(dāng)前，事業(yè)單位的改革在不斷深入進(jìn)行，事業(yè)單位通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。因此，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題分析

（1）檔案工作的重視程度不平衡

行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡，個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視還不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，雖然各部門(mén)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專(zhuān)人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓等方面還存在缺陷。

（2）檔案管理模式有待提高

多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門(mén)不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（3）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類(lèi)和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。個(gè)別檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。

（4）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

當(dāng)前，我國(guó)的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備相對(duì)落后，檔案管理的硬件設(shè)備并沒(méi)有隨經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)而有及時(shí)的更新。事業(yè)單位不能充分發(fā)揮檔案的作用，且不談利用高科技設(shè)備進(jìn)行檔案的科學(xué)化和規(guī)范化。既不重視信息資源的開(kāi)發(fā)，也忽視對(duì)現(xiàn)代檔案資源的利用與管理，不善加利用當(dāng)代的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)?？傊?，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理設(shè)備對(duì)檔案的信息保護(hù)作用甚微，收效甚小。

（5）檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作不夠完善

許多事業(yè)單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認(rèn)為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責(zé)任，而忽視了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案是國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富，檔案部門(mén)應(yīng)該想方設(shè)法的開(kāi)發(fā)利用這些資源，最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

3 優(yōu)化途徑探討

（1）加強(qiáng)人事檔案管理宣傳工作

提高人們對(duì)人事檔案管理整體，加快人事檔案管理制度改革的速度，首先就要結(jié)合人事檔案管理工作實(shí)際，通過(guò)各種途徑擴(kuò)大對(duì)人事檔案管理重要性的宣傳工作。通過(guò)教育和宣傳工作的開(kāi)展，使大眾清晰地認(rèn)識(shí)到，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的大背景下，無(wú)論是區(qū)域之間還是企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，從根本上來(lái)說(shuō)都是圍繞人才進(jìn)行的競(jìng)爭(zhēng)。

（2）促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的深化發(fā)展

對(duì)于我國(guó)而言，現(xiàn)階段各類(lèi)型事業(yè)單位均需要借助于規(guī)范的組織學(xué)習(xí)以及定期的思想宣傳方式強(qiáng)化有關(guān)單位內(nèi)部檔案管理的重要性認(rèn)知。從這一角度上來(lái)說(shuō)，要想在事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程當(dāng)中落實(shí)檔案管理的重要地位，其前期在于構(gòu)建一支優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的引導(dǎo)及榜樣職能，以定期或是不定期的方式針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與檢查。在此基礎(chǔ)之上，各類(lèi)型事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，構(gòu)建一套與本單位經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況相結(jié)合的檔案管理工作考核達(dá)標(biāo)機(jī)制，以事業(yè)單位檔案管理工作的落實(shí)程度作為考核達(dá)標(biāo)機(jī)制的關(guān)鍵衡量指標(biāo)，通過(guò)級(jí)別或是薪資升降的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案管理工作考核達(dá)標(biāo)機(jī)制的動(dòng)態(tài)化管理。更為關(guān)鍵的一點(diǎn)在于：事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)依托于單位自身發(fā)展使勁，構(gòu)建有關(guān)檔案管理工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)明確事業(yè)單位檔案管理在工作過(guò)程中存在的問(wèn)題與應(yīng)采取應(yīng)對(duì)措施，從而規(guī)范檔案管理發(fā)展。

（3）事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)著眼于對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展進(jìn)程不斷推進(jìn)的背景作用之下，檔案管理工作人員作為檔案管理的工作主體，其自身素質(zhì)狀況直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的高低，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言同樣如此?？紤]到事業(yè)單位檔案管理工作有著較強(qiáng)的實(shí)踐性與專(zhuān)業(yè)性，若從事檔案管理作業(yè)的工作人員缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法有效開(kāi)展，事業(yè)單位有關(guān)檔案管理的收集與整合需求也就無(wú)法得到充分實(shí)現(xiàn)。從這一角度上來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位一方面需要強(qiáng)化對(duì)職業(yè)道德的完善，引導(dǎo)檔案管理工作人員明確與樹(shù)立科學(xué)化的職業(yè)道德基本觀念，一方面需要借助于對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員文字駕馭能力以及綜合分析能力等專(zhuān)業(yè)水平的有效提升，通過(guò)對(duì)復(fù)合型事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)確保現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作綜合需求能夠得到有效滿(mǎn)足。

（4）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，加快其現(xiàn)代化進(jìn)程

伴隨信息時(shí)代的來(lái)到，加快檔案管理的現(xiàn)代化刻不容緩，目前事業(yè)單位檔案管理引進(jìn)計(jì)算機(jī)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)越性，結(jié)合檔案管理和信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。從而極大地提高檔案的利用水平與管理水平。同時(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理方式，利用高科技加強(qiáng)管理效率與其現(xiàn)代化進(jìn)程。

（5）提高檔案作為信息資源的服務(wù)能力

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作不僅僅是對(duì)材料的保管，更加重要的是提高檔案服務(wù)能力。盡管機(jī)關(guān)檔案的服務(wù)能力是隱蔽的，看似無(wú)足輕重。實(shí)際上，檔案為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供利用所發(fā)揮的作用不可估量。而且政務(wù)公開(kāi)的逐步推進(jìn)，機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)要改變傳統(tǒng)工作模式，提高服務(wù)能力。機(jī)關(guān)可以建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)，要進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的高效使用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要想提高當(dāng)前事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理水平，必須要增加檔案管理工作的重視程度，提高管理人員素質(zhì)，改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，不斷優(yōu)化檔案科學(xué)分類(lèi)方法，由傳統(tǒng)檔案手工管理過(guò)向計(jì)算機(jī)管理以及數(shù)字化管理方向過(guò)渡，提高整體管理水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。