精益生產(chǎn)的方式在高校財務報賬業(yè)務流程再造中應用

胡 曉

（廣西大學，廣西 南寧 530004）

精益生產(chǎn)的方式在高校財務報賬業(yè)務流程再造中應用

胡 曉

（廣西大學，廣西 南寧 530004）

高校財務報銷過程普遍耗費的時間較長，大多在2小時左右，報銷效率非常低下。考慮到網(wǎng)絡報賬暫時還無法全面推廣，通過應用精益生產(chǎn)的方法進行流程再造，增加在二級單位增加報銷單據(jù)預審程序，整個報銷過程的時間從113分鐘降低到58分鐘，現(xiàn)場報銷時間從83分鐘減少到43分鐘，報銷效率顯著提高。

精益生產(chǎn)；流程再造；財務報賬；高校

報賬難已經(jīng)成為高校財務部門普遍面臨的問題。要解決這個問題，必須根據(jù)根據(jù)高校信息化推進實際的實際情況入手，按照精益生產(chǎn)的要求，從流程的再造著手，最終通過高校財務信息化推進、實現(xiàn)財務共享服務而得以解決。

1 高校財務報賬耗時現(xiàn)狀分析

從報銷人員的角度來看，現(xiàn)有的高校報賬的流程一般包括以下6個環(huán)節(jié)：

（1）單據(jù)整理過程。包括報銷人根據(jù)經(jīng)濟活動產(chǎn)生的原始票據(jù)填單。

（2）報銷審批過程。由學院經(jīng)費負責領導審核簽字之后整理、匯總的一系列活動。

（3）排隊等候過程。報銷人員提前到財務處取號，等候報銷。

（4）會計核算過程。 報銷人將簽批好的原始單據(jù)提交，由財務人員對票據(jù)的真實性、合理性、合規(guī)性進行審核，并對票據(jù)金額和最終報銷金額進行核算的一系列活動。

（5）憑證錄入過程。 指財務人員將核算好后的會計原始憑證真實完整地錄入財務系統(tǒng)的過程。

（6）支付款項過程。銀行出納人員根據(jù)復核后的財務憑證，向報銷人員支付報銷款項的過程，包括現(xiàn)金支付和銀行轉賬支付兩種方式。

采用抽樣調查的方法，對高校財務報賬流程的 6個步驟所耗費的時間進行統(tǒng)計，統(tǒng)計結果見表1。

表1 現(xiàn)有高校財務報賬流程各環(huán)節(jié)耗時統(tǒng)計

可以發(fā)現(xiàn)，在上述過程耗時的長短，依次排隊等候過程、報銷審批、會計核算、單據(jù)整理、憑證錄入、支付款項，整個報銷過程費時達 113分鐘，其中，從排隊等候和支付款項的現(xiàn)場報銷時間為83分鐘。之所以需要長時間的等候，是由于根據(jù)現(xiàn)有的流程，在會計核算這個環(huán)節(jié)，各類單據(jù)在報賬人員和財務人員之間反復填寫和校核，導致后續(xù)的報銷人員均陷入較長時間的等待，有時甚至因為報銷人員填報錯誤，還會重新填寫，這樣不僅產(chǎn)生大量重復勞動， 浪費人力資源，導致報銷人員怨聲載道。

2 精益生產(chǎn)方式與業(yè)務流程再造

精益生產(chǎn)方式是繼單件生產(chǎn)方式和大量生產(chǎn)方式之后在日本豐田汽車公司誕生的全新生產(chǎn)方式。精益的“精”就是指更少的投入，而“益”指更多的產(chǎn)出。精益生產(chǎn)的基本理念是借助技術手段，實現(xiàn)業(yè)務流程和管理模式的不斷創(chuàng)新，從而最大限度地發(fā)掘人的潛能，最終在人的作用下使得制造過程中消耗的材料、能源和時間得到有效的控制［1］。

對原有報賬流程進行再造，報銷過程中的人員在現(xiàn)場等候的時間可以大幅度降低，從而提高報銷效率，緩解報銷人員的急躁情緒。當然，利用先進的網(wǎng)絡平臺信息處理技術核算報銷是最好的選擇，這樣不僅能節(jié)省人力資源和業(yè)務處理時間，還能保證財務工作的準確性，提高財務工作效率，進而消除現(xiàn)有流程的弊端，徹底解決高校報賬難問題。但是，考慮到網(wǎng)絡平臺信息處理技術核算報銷需要一定的軟硬件支持，在現(xiàn)有的條件下全面推廣網(wǎng)絡報賬可能無法完全實現(xiàn)。從流程再造的角度進行思考，在現(xiàn)有條件下盡可能優(yōu)化財務報賬流程，不失為解決報賬難問題的重要途徑。

3 高校財務報賬流程再造

按照精益生產(chǎn)的方法，首先應該對生產(chǎn)現(xiàn)場進行現(xiàn)場評估和作業(yè)測量。通過現(xiàn)場觀察，發(fā)現(xiàn)為了減少排隊等候時間，可以通過細分會計核算過程，增加報銷預審過程來改進。改進后高校報賬的流程包括以下7個環(huán)節(jié)：

（1）單據(jù)整理過程。包括報銷人根據(jù)經(jīng)濟活動產(chǎn)生的原始票據(jù)填單；

（2）報銷預審過程。由學校的二層機構專人負責對票據(jù)的真實性、合理性、合規(guī)性進行審核。

（3）報銷審批過程。由學院經(jīng)費負責領導審核簽字之后整理、匯總的一系列活動；

（4）排隊等候過程。報銷人員提前到財務處取號，等候報銷；

（5）會計核算過程。報銷人將簽批好的原始單據(jù)提交，由財務人員對對票據(jù)金額和最終報銷金額進行核算的一系列活動；

（6）憑證錄入過程。財務人員將核算好后的會計原始憑證真實完整地錄入財務系統(tǒng)的過程。

（7）支付款項過程。銀行出納人員根據(jù)復核后的財務憑證，向報銷人員支付報銷款項的過程。

由于增加了報銷預審過程，相應地減少了報銷審批過程、排隊等候過程、會計核算過程的時間耗費，不僅使合規(guī)性和合理性大大提高，一次報銷的成功率大大提高，而且可以大幅度減少報銷人員的現(xiàn)場報銷時間。當然，在初始推行階段，學校財務處需要對二層機構進行培訓，對票據(jù)的真實性、合理性、合規(guī)性審核進行指導。由于高校財務報銷業(yè)務較之企業(yè)相對單一，大量重復的報銷票據(jù)的真實性、合理性、合規(guī)性審核工作可以通過快速培訓來解決。

流程再造后，通過抽樣調查，發(fā)現(xiàn)在上述過程耗時的長短，依次為排隊等候過程，單據(jù)整理和報銷預審，報銷審批、會計核算、憑證錄入，支付款項，整個報銷過程費時從原來的113分鐘降低到58分鐘，現(xiàn)場報銷時間從83分鐘降低至43分鐘。結果見表2。

表2 高校財務報賬流程再造后各環(huán)節(jié)耗時統(tǒng)計

4 財務報賬流程再造后改進的方向

按照精益生產(chǎn)的理念，現(xiàn)場是問題的發(fā)源和聚集地，任何生產(chǎn)現(xiàn)場都會不同程度的存在著各種問題，因而現(xiàn)場改善是一個永無止境的循環(huán)上升過程［2］。目前的財務報賬流程再造大幅度壓縮了排隊等候時間，降低了報賬的時間，但是一個完整報賬的報賬過程中，對于財務人員來說，大量的憑證錄入工作仍然是繁重的，也是讓報賬效率低下的重要環(huán)節(jié)。

隨著新型信息技術和應用模式的不斷涌現(xiàn)，例如物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動技術、智能終端等新技術和應用模式的出現(xiàn)與普及，以及這些智能終端和感應設備成本的不斷下降，使越來越多的人參與到數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和積累的過程中來，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出前所未有的爆炸式增長態(tài)勢，且其復雜程度也日益顯著，“大數(shù)據(jù)”時代己經(jīng)到來［3］。通過搭建公共信息服務平臺，將報銷業(yè)務進行具體化分工，以網(wǎng)絡為依托和載體，使原來比較耗時耗力的一些流程如憑證錄入工作可由財務部門以外的人員完成，報銷人員通過網(wǎng)絡平臺填寫大量電子單據(jù) （如出差申請單、報銷單等），從各自終端傳遞到財務部門，實現(xiàn)資源使用的高效和財務業(yè)務的系統(tǒng)化［4］。

因此，未來的改進方向加快高校財務信息化進程，以先進的現(xiàn)代信息技術支撐高校財務的信息處理，通過財務數(shù)據(jù)庫的建立和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的應用，不僅能實現(xiàn)財務信息共享，還能實現(xiàn)財務共享服務，是迎接和應對大數(shù)據(jù)時代的重要途徑和可行之舉。

5 結論

（1）按照精益生產(chǎn)的方式對財務報賬流程再造，可以大幅度降低現(xiàn)場報銷時間，從而提高報銷的效率。

（2）未來的改進方向加快高校財務信息化進程，實現(xiàn)財務共享服務。

［1］ 劉勝軍.精益生產(chǎn)-現(xiàn)代IE［M］.深圳:海天出版社，2003.

［2］ 孫紹亭.精益生產(chǎn)管理在企業(yè)管理中的應用［J］.山東冶金，2003（3）:38-39.

［3］ 李靜.高校財務報賬的現(xiàn)狀及對策［J］.對外經(jīng)貿(mào)，2012（5）:24-28.

［4］ 邁爾一舍恩伯格.大數(shù)據(jù)時代:生活、工作與思維的大變革［M］.杭州:浙江人民出版社，2013.

The application of way of lean production in colleges and universities in the financial accounting business process reengineering

At present， the whole process of colleges and universities financial reimbursement time mostly in 2 hours or so， and the efficiency is very low. Considering the network for being unable to fully promote the process reengineering through the application of lean production， increase reimbursement of pre-trial procedures in level second units， the reimbursement process time reduced from 113 to 58 minutes， the reimbursement time reduced from 83 to 43 minutes in site， and it significantly improve the efficiency of reimbursement.

Lean production； business process reengineering； financial reimbursement； colleges and universities

F275

A

1008-1151（2016）08-0143-02

2016-07-10

胡曉（1972-），女，廣西大學財務處經(jīng)濟師，從事高校財務管理工作。