提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

劉吉紅

摘要：隨著我國社會主義事業(yè)的不斷發(fā)展，各種企業(yè)單位的檔案資料在數(shù)量呈現(xiàn)出爆炸式增長的趨勢，給企業(yè)單位的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，又給檔案管理工作提供了新的思路，現(xiàn)階段各企業(yè)單位能否利用好各種云端數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，成為衡量企業(yè)單位檔案管理水平的關(guān)鍵。本文基于此，討論如何提高現(xiàn)階段的檔案管理水平，借助各種數(shù)字化技術(shù)使檔案管理工作更具科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;策略

引言：提高檔案管理科學(xué)化水平是現(xiàn)階段檔案管理工作的關(guān)鍵任務(wù)，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)能夠?qū)?nèi)部的檔案資料進(jìn)行全方位的整理，組建有一定水平的科學(xué)化檔案管理隊伍，及時清理陳舊的檔案資料，對檔案資料劃分好優(yōu)先級實行分級管理。同時應(yīng)當(dāng)能夠借助數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案的數(shù)字化存儲與管理，提高企業(yè)單位的檔案科學(xué)管理水平，進(jìn)而不斷實現(xiàn)檔案的信息化、規(guī)范法、制度化管理要求。

1提高檔案管理工作科學(xué)化水平的重要性分析

檔案資料是各單位工作最直接的文件記錄和現(xiàn)實依據(jù)，檔案管理就是對各單位內(nèi)開展的所有業(yè)務(wù)進(jìn)行資料記錄與管理的工作，直接關(guān)系到各種業(yè)務(wù)開展的秩序性與效率，因此提高檔案管理工作的科學(xué)化水平有至關(guān)重要的意義，具體可以表述為以下幾個方面：

1.1促進(jìn)檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展

近年來，我國的經(jīng)濟(jì)社會取得了不斷地發(fā)展進(jìn)步，各種檔案的種類和數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和程序已經(jīng)不符合現(xiàn)階段檔案管理工作的需求，也給相關(guān)的工作人員帶來了前所未有的工作壓力和挑戰(zhàn)，因此檔案管理工作的改革創(chuàng)新工作迫在眉睫。提高檔案管理工作的科學(xué)化水平成為解決現(xiàn)階段的檔案管理工作問題的破題之策，借助各種先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理器以及數(shù)字處理技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案分類的自動化與科學(xué)化、保證檔案傳輸?shù)乃俣群图皶r性以及滿足大量檔案數(shù)據(jù)儲存的保密性需求;通過不斷地提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、健全相關(guān)的檔案管理制度，能夠切實現(xiàn)階段檔案管理工作的信息化水平，促進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)處理水平的不斷提升，從而能夠切實有效地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展。

1.2符合信息時代的發(fā)展要求

得益于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化設(shè)備的不斷普及，現(xiàn)代人的生活表現(xiàn)出來前所未有的便捷與高效的特征，極大的影響著人們的日常生活方式與思維?；谶@種時代背景，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不符合時代發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅需要大量的人力進(jìn)行檔案整理工作，在檔案資料傳輸與儲存過程中也極易因為外界不良的環(huán)境造成檔案的損壞，同時在進(jìn)行檔案資料的調(diào)閱時，由于檔案數(shù)量多、分類方式不科學(xué)等因素，相關(guān)的業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出耗時長、效率低和資源消耗量大的劣勢。為了提高檔案管理工作的信息化水平，為各種相關(guān)業(yè)務(wù)的高效處理提供保障，相關(guān)單位必須借助各種數(shù)字化處理技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作向現(xiàn)代化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，從而不斷提升現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化水平程度，適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求。

1.3進(jìn)一步實現(xiàn)社會的和諧發(fā)展

檔案管理工作不僅僅是要對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一儲存，還要對檔案資料的利用調(diào)閱工作提供保障與支持，因此檔案管理工作對于檔案資料價值的有效發(fā)揮起到了重要的作用。完備的檔案資料記錄著時代發(fā)展的全部資料，包括社會、政治、文化以及經(jīng)濟(jì)等多個方面的內(nèi)容，見證了各行各業(yè)從無到有、從發(fā)展到完備的全過程，同時也為未來的發(fā)展決策提供了充足的數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)資源。科學(xué)化的檔案管理可以將時間跨度長、內(nèi)容涵蓋面廣的各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理，通過數(shù)字化技術(shù)手段，大大方便了查閱、傳輸、調(diào)用資料的過程，可以為執(zhí)行各決策及時、全面、準(zhǔn)確提供完整的參考資料，為制定科學(xué)合理的各種決策提供事實依據(jù)。也就是說，提高檔案管理的科學(xué)化水平是充分發(fā)揮檔案資料功能的必由之路，促使各種決策能夠更加符合歷史規(guī)律，從而能夠促進(jìn)社會向好發(fā)展，符合實現(xiàn)社會和諧發(fā)展的要求。

2提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

提升檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)時代發(fā)展的要求、促進(jìn)我國檔案管理水平的不斷發(fā)展的重要方式，因此相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)能夠從科學(xué)理性的角度出發(fā)，充分學(xué)習(xí)檔案管理的要素，借助各種先進(jìn)的檔案管理理論、檔案管理方法以及數(shù)字化技術(shù)，多方面發(fā)展實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的不斷提升。

2.1健全檔案管理機(jī)制

要改變落后檔案管理局面，必須要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行全面的革新，從檔案管理理念到檔案管理制度體系，都進(jìn)行深層次的轉(zhuǎn)變和完善。良好的檔案管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)能夠保證檔案管理管理有良好的制度氛圍、專業(yè)的工作隊伍、嚴(yán)格的管理程序和明確的職責(zé)劃分，應(yīng)當(dāng)重點從這些方面對傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制進(jìn)行改革。首先應(yīng)當(dāng)建立健全的檔案管理機(jī)制，做好在各單位內(nèi)部的推進(jìn)宣傳工作，提升單位內(nèi)部的制度意識，保證各部門能夠嚴(yán)格的按規(guī)章進(jìn)行日常的檔案管理工作，形成良好的制度氛圍。其次，為了保證檔案管理工作的專業(yè)性，應(yīng)當(dāng)建立起檔案管理人員考核機(jī)制，確保從業(yè)人員的資質(zhì)，促進(jìn)相關(guān)人員工作積極性和工作能力的不斷提升。再次，應(yīng)當(dāng)通過嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度和工作規(guī)程確保檔案管理工作的程序化進(jìn)行，保證檔案管理工作推進(jìn)的有序性和有效落實，從而不斷提升檔案管理水平。最后，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理的職責(zé)劃分，將具體的各項職責(zé)落實到各部門和具體的工作人員，尤其要落實好檔案管理監(jiān)督以及檔案管理審核的相關(guān)工作，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行，同時也要加強(qiáng)各部門間的聯(lián)系，不斷促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行，從而不斷提升檔案管理的科學(xué)化水平。

2.2加強(qiáng)檔案管理隊伍的專業(yè)力量

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是能否實現(xiàn)檔案管理科學(xué)水平提升的關(guān)鍵，為了應(yīng)對越來越復(fù)雜的檔案管理工作需求，必須能夠通過相關(guān)措施加強(qiáng)檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)。首先，應(yīng)當(dāng)保證在職工作人員的工作水平能夠有效地得到提升，通過各種考核手段促進(jìn)工作人員主動學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的管理方法和信息化技術(shù)，不斷豐富個人的知識結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)檔案管理理念。其次，各單位應(yīng)當(dāng)能夠為相關(guān)人員提供技能培訓(xùn)機(jī)會，有針對的對從業(yè)人員的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)從業(yè)人員更好地理解行業(yè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，掌握各種現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，與新形勢下的業(yè)務(wù)需求相適應(yīng)。第三，應(yīng)當(dāng)注重提升檔案管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng)，對從業(yè)人員的思想道德水平以及職業(yè)修養(yǎng)進(jìn)行定期考核，保障從業(yè)人員能夠?qū)θ粘９ぷ鬟M(jìn)行自我約束，防止出現(xiàn)各種資料泄露等違法行為。最后，為了確保檔案管理工作人員能夠嚴(yán)格依章進(jìn)行各項檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)借助科學(xué)的管理方法和監(jiān)督措施對工作人員的工作進(jìn)行監(jiān)督管理，杜絕各類違規(guī)作業(yè)行為，從而保證檔案管理工作的有效實施。借助以上措施進(jìn)行檔案管理隊伍的建設(shè)工作，能夠切實有效地提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理工作的效率不斷提升，可以有效地提升檔案管理的科學(xué)化水平。

2.3提升檔案管理作業(yè)的信息化程度

傳統(tǒng)的檔案管理作業(yè)在進(jìn)行檔案管理的保存和利用作業(yè)時，由于檔案數(shù)量和類型的龐大，在進(jìn)行檔案資料文件儲存時各項投入巨大，同時由于檔案整理工作任務(wù)復(fù)雜、工作量大，相關(guān)的工作人員有時會有意地忽視檔案資料的利用工作，致使對檔案資料的共享利用水平往往不高。這是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的局限性所導(dǎo)致的，借助各種現(xiàn)代的云端數(shù)據(jù)平臺和信息化的技術(shù)，能夠簡化檔案資料分類存儲、調(diào)閱的作業(yè)，還可以有效提升檔案管理作業(yè)的信息化水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案利用水平的不斷提升，開展相關(guān)作業(yè)時可以把握以下要求：第一，信息化的檔案管理工作需要各種硬件系統(tǒng)的支持，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大基礎(chǔ)硬件資源的投入，積極引進(jìn)符合工作需求的各種計算機(jī)硬件系統(tǒng)，為進(jìn)行信息化檔案管理作業(yè)提供基礎(chǔ)保障;第二，應(yīng)當(dāng)通過各種方式健全檔案數(shù)據(jù)庫的管理，積極開發(fā)與各種業(yè)務(wù)相適應(yīng)的自動化軟件，加大在軟件技術(shù)研發(fā)的投入，促進(jìn)檔案資料的自動化處理利用和高效的共享，從而不斷提升檔案利用的水平，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化的不斷推進(jìn)。

結(jié)束語：進(jìn)行科學(xué)的檔案管理是時代發(fā)展的需要，符合社會發(fā)展的需求，能夠不斷促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)從健全檔案管理制度入手，借助各種科學(xué)的檔案管理觀念，不斷提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，積極應(yīng)用各種數(shù)字化手段提升檔案管理工作的信息化水平，以此促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化推進(jìn)，實現(xiàn)我國檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升，獲得更高的檔案管理工作效率。

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