人事檔案信息管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

陳霆

（南寧鐵路局人事處，工程師，廣西　南寧　530029）

人事檔案信息管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

陳霆

（南寧鐵路局人事處，工程師，廣西南寧530029）

針對南寧鐵路局檔案信息管理存在效率不高、實時交換難等不足，提出并論述了運用信息化手段開發(fā)適合局情的檔案信息管理系統(tǒng)的必要性；在此基礎上，詳細論述了該系統(tǒng)的設計要點、功能和實際應用的安全可靠性，為提升人事檔案管理效益、更好地服務于企業(yè)干部人事管理工作提供了新的思路和載體。

人事檔案；信息管理系統(tǒng)

10.13572/j.cnki.tdyy.2016.04.015

干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是干部人事工作不可或缺的組成部分。做好這項工作有助于提升干部人事工作的效率和質量。目前，南寧鐵路局干部人事檔案信息化管理相對滯后，各基層單位雖然也自行建立了相關的電子數(shù)據(jù)，但因檔案管理人員信息化水平不均衡、使用軟件不一致、信息內(nèi)容不統(tǒng)一、網(wǎng)絡化程度不夠高等原因，致使鐵路局對全局檔案情況不便隨時了解、數(shù)據(jù)無法進行實時交換，增大了檔案人員信息維護的工作量。

為了更高效的共享信息，便于鐵路局掌握全局檔案情況，進一步減輕檔案工作人員的負擔，使檔案管理流程更加規(guī)范化、程序化，有必要研發(fā)出一個集檔案日常管理、檔案名冊管理、檔案整理過程管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺，使我局的干部人事檔案管理工作真正走上信息化、網(wǎng)絡化道路。

1　系統(tǒng)架構

凡是有任免權限的單位都會涉及到檔案工作，所以系統(tǒng)需要面向辦公地點分散的使用人員，考慮到客戶端經(jīng)常需要打印檔案目錄及大量的檔案日常管理操作，而檔案目錄表的記錄數(shù)已達數(shù)百萬級別，為減輕服務器的負擔，本系統(tǒng)在架構上采用“客戶端/服務器”（C/S）模式。該模式將大量的計算工作放在客戶機上，服務器只提供數(shù)據(jù)交換服務，從而極大降低了服務器資源占用。為了解決C/S模式下，系統(tǒng)升級困難的問題，在編寫本系統(tǒng)時，加入了在線升級的代碼，只要在服務器上布署好升級文件，客戶端就會自動更新程序，從而省去客戶端程序升級的大量時間。

本系統(tǒng)使用Visual Studio.Net集成開發(fā)平臺，以現(xiàn)有的鐵路局辦公網(wǎng)絡為載體，以C/S方式架構，使用Sql Server作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，采用分布式結構設計。在鐵路局中心機房設置1臺PC服務器，以提供數(shù)據(jù)服務。系統(tǒng)總體結構見圖1。

圖1　人事檔案信息管理系統(tǒng)總體結構示意圖

2　設計要點

本系統(tǒng)設計開發(fā)以實現(xiàn)檔案管理信息化為最終目標。因此，在設計過程中是通過解決數(shù)據(jù)存儲結構、跨服務器、數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換、條形碼管理快捷檢索、輔助檔案庫房清點及數(shù)據(jù)安全性設計等功能來實現(xiàn)這一目標。

2.1數(shù)據(jù)存儲結構建立了檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，用于統(tǒng)一存儲全局的檔案信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)集中管理、快速檢索。系統(tǒng)按照關系模型來搭建數(shù)據(jù)庫，針對每個不同的功能模塊建立不同的數(shù)據(jù)表空間，同時建立了“四角號碼表”、“單位名稱表”、“部門表”、“職務表”、“級別表”等25個代碼字典表，為整個系統(tǒng)提供完善的代碼對照庫。如檔案主表信息視圖（見圖2），關聯(lián)了11個代碼字典表。

圖2　檔案主表信息視圖

如檔案整理信息視圖（見圖3），關聯(lián)了13個數(shù)據(jù)表或代碼字典表。

圖3　檔案整理信息視圖

本系統(tǒng)通過上述機制實現(xiàn)統(tǒng)一存儲，進而可以實現(xiàn)規(guī)范操作流程、實時掌握全局檔案信息。根據(jù)業(yè)務分工的不同，系統(tǒng)劃分了鐵路局檔案管理員、基層單位檔案管理員、檔案整理員三部分。鐵路局檔案管理員負責賬戶的建立、全局檔案情況統(tǒng)計及本級檔案信息管理等；基層單位檔案管理員可以在自己單位下建立賬戶、檔案的統(tǒng)計及檔案信息管理；檔案整理員賬戶由上兩級賬戶開設，主要是協(xié)助檔案管理員進行檔案整理工作，并將整理過程記錄在計算機中。

為了減輕檔案管理人員數(shù)據(jù)錄入的負擔，本系統(tǒng)以《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)為基礎，制作同步程序，每天對檔案目錄、職務變動信息、工資變動信息、單位信息字典、部門信息字典等數(shù)據(jù)自動進行同步。但因為檔案轉遞一般都在人事任免之后，如果對人員的當前部門、職務、級別、職稱、政治面貌等基本信息更新也用自動的話，可能會誤導檔案員認為已經(jīng)做過檔案轉遞了，所以這些基本信息的更新，本系統(tǒng)使用人為參與的半自動更新，在經(jīng)過相關檔案轉遞后，點擊“更新”按鈕才會更新數(shù)據(jù)。

2.2跨服務器、數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換本系統(tǒng)要讀取使用《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)，而該系統(tǒng)平臺搭建在另一臺服務器上，并且使用Oracle數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，所以要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，就要解決好跨服務器、數(shù)據(jù)庫平臺的數(shù)據(jù)轉換的問題。經(jīng)過研究，采用直接在Sql Server中做鏈接服務器的方式來進行數(shù)據(jù)連接。這樣可以不用改變原有的《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》服務器任何設置，直接在《寧局檔案信息管理系統(tǒng)》服務器的SQL SERVER上建立與ORACLE數(shù)據(jù)庫的鏈接服務，并編寫相應的存儲腳本，程序通過調用腳本實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換及自動同步功能。

2.3條形碼管理快捷檢索為了實現(xiàn)檔案管理的準確便捷和高效，在本系統(tǒng)中引入了條形碼管理的概念，每一本檔案的邊條打印都直接帶有條形碼，條形碼與數(shù)據(jù)表中的人員編碼一一相對應。在使用時，通過條碼槍將檔案上的條碼掃出到電腦，系統(tǒng)既定的程序會根據(jù)掃出的一維碼快速檢索到數(shù)據(jù)表中的記錄，并根據(jù)所在功能模塊的不同，自動完成信息的顯示或是信息的錄入，從而極大地提高了檔案管理工作效率。

2.4數(shù)據(jù)安全性設計達到數(shù)據(jù)自動備份要求，在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)SQL SERVER代理中建立系統(tǒng)作業(yè)，編寫備份腳本及制定自動執(zhí)行的間隔時間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)每周自動備份；嚴格賬號管理，檔案軟件系統(tǒng)分等級建立用戶，由于不同等級的用戶檔案查看范圍及軟件功能使用范圍不同，從而保證了數(shù)據(jù)使用的安全性和保密性。

3　系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)是集檔案名冊管理、庫房清點、日常管理、統(tǒng)計管理、整理過程管理、打印管理和系統(tǒng)維護管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺。

3.1檔案名冊管理該模塊按單位部門劃分完成對檔案名冊的管理。通過添加功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)讀入到本系統(tǒng)；提供的數(shù)據(jù)更新功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》中信息更新到本系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)的錄入量；提供檔案四角號碼重算功能，根據(jù)用戶自己定義的四角號碼編碼規(guī)定，重新計算所有檔案的四角號碼，即使不會四角號碼的同志也可以方便的使用四角號碼管理檔案；提供姓名漸近式篩選檔案和用條碼槍掃描篩選檔案兩種檢索方式；提供檔案相關信息、查借閱信息和漏缺信息等的查看，提高了檔案管理的效益。

3.2檔案庫房清點該功能完成每年一次的檔案清點工作，使用條碼槍配合該功能，可實現(xiàn)對檔案快速清點核對，并分類顯示核對結果，方便對庫房檔案進行清查，弄清檔案去向。

3.3檔案日常管理使用該模塊可以實現(xiàn)檔案的查借閱辦理、檔案的轉出、外單位檔案的轉入和檔案移柜等日常管理操作。模塊中加入了對條形碼的支持，通過條碼槍可實現(xiàn)對檔案查借閱等日常操作的快速管理。

3.4檔案統(tǒng)計管理該功能可以實現(xiàn)對檔案相關信息的統(tǒng)計分析。提供對管理檔案的統(tǒng)計功能，可以按卷冊狀態(tài)、類別進行分類統(tǒng)計；提供檔案查借閱統(tǒng)計功能，可以按查借閱人姓名進行分類統(tǒng)計；提供檔案轉入轉出統(tǒng)計功能，可以按單位統(tǒng)計轉入轉出檔案卷數(shù)；提供檔案整理情況統(tǒng)計功能，可以按小組分組統(tǒng)計，以及對漏缺材料的統(tǒng)計；提供個人整理量統(tǒng)計功能，可以自定義統(tǒng)計時段，統(tǒng)計時段時每個人的工作量。

3.5檔案整理過程管理該功能模塊的作用是對檔案整理過程進行盯控監(jiān)督，特別適用于多人共同完成檔案的整理工作。通過該功能的實現(xiàn)，可以方便的知道某卷檔案整理到哪一步驟，在誰的手中整理，解決了多人整理檔案查閱檔案不好找的難題；可以記錄檔案整理中發(fā)現(xiàn)的漏缺材料信息及材料補回信息，為檔案管理保留操作痕跡，方便今后對管理過程和有關責任認定的追溯。

3.6檔案打印管理該功能模塊提供了檔案目錄打印和檔案邊條打印功能。檔案目錄打印功能中可以按單位部門、姓名、條形碼等多種形式檢索人員，提供同步《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》檔案目錄的功能，可方便生成A4、16K版本的檔案目錄，生成目錄過程中自動對錄入信息進行校對，提示用戶修改，實現(xiàn)了檔案目錄、職務變動和工資變動的打印需求；檔案邊條打印功能可以根據(jù)選中人員的姓名，自動將四角號碼、籍貫、條形碼等信息打印出來，促進了檔案管理工作標準化水平。

3.7系統(tǒng)維護管理該功能主要是完成系統(tǒng)初始化的操作。系統(tǒng)初始化功能包括檔案各類設置、檔案轉遞字設置和四角號碼規(guī)則設置，各用戶可以自定義這三項內(nèi)容，系統(tǒng)會根據(jù)用戶自定義的規(guī)則來做運算，實現(xiàn)用戶管理個性化；提供登錄用戶密碼修改功能，可實現(xiàn)用戶自行修改登錄密碼。

4　結束語

南寧鐵路局檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)工作歷時2年，目前已經(jīng)應用于全局62個單位，初步實現(xiàn)了改進檔案管理方式、規(guī)范業(yè)務流程，減輕工作負擔、網(wǎng)絡共享數(shù)據(jù)、節(jié)約辦公成本、提高工作效率的設計預期，對企業(yè)實現(xiàn)無紙化辦公目標具有積極的推進作用和良好的應用推廣前景。

TP311.138

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1006-8686（2016）04-0042-03