關(guān)于智能辦公電子備忘錄的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

王燕 武明利

摘 要：文中簡單介紹了一種智能辦公電子備忘錄的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過程。該辦公智能備忘錄能夠被安放在需要位置自動(dòng)提醒用戶在具體時(shí)間應(yīng)該處理的事情，也可根據(jù)事情的重要性來設(shè)置語言提醒或者鈴聲提醒等一系列智能化操作。

關(guān)鍵詞：辦公產(chǎn)品；智能；備忘錄；自動(dòng)提醒

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：2095-1302（2016）09-0078-02

0 引 言

隨著科技的發(fā)展和人民生活水平的提高與快節(jié)奏的日程安排，人們瑣碎的生活雜事越來越多，難免會(huì)忘記許多事情。誤工誤事給人們帶來一些不必要的麻煩。為了解決此類問題，盡量避免忘記日程安排而錯(cuò)過一些重要事務(wù)，人們越來越傾向于使用智能手機(jī)上的備忘錄來記錄重要的事情以隨時(shí)查詢翻閱。大多時(shí)候人們還會(huì)因?yàn)闆]能及時(shí)手動(dòng)翻看備忘錄而耽擱一些重要事務(wù)。尤其對于老師、商務(wù)人士、公司老板、秘書等這類社會(huì)服務(wù)行業(yè)，每天要處理各類繁雜事物，無法時(shí)刻翻閱自己手機(jī)里的備忘錄。因此開發(fā)一種智能辦公備忘錄具有極大的市場潛力，此類電子設(shè)備主要運(yùn)用于學(xué)校、公司等。

1 電子備忘錄的用途及優(yōu)點(diǎn)

目前市場上的備忘錄主要存在于手機(jī)內(nèi)部的自帶軟件中，當(dāng)人們需要記錄時(shí)，點(diǎn)開該軟件，手動(dòng)輸入內(nèi)容并保存，忘記時(shí)，手動(dòng)點(diǎn)開翻看記錄的內(nèi)容。這種方式最大的缺點(diǎn)在于人們有可能因?yàn)闆]及時(shí)翻看備忘錄而耽擱重要的事務(wù)。且它只能夠存在于手機(jī)內(nèi)部，局限性較強(qiáng)，缺少人性化。智能電子備忘錄具有如下優(yōu)點(diǎn)：

（1）當(dāng)用戶錄入數(shù)據(jù)時(shí)，不再需要人工查找和翻開查看，到達(dá)一定用戶輸入的提醒時(shí)間，該備忘錄會(huì)自動(dòng)想起音樂，并顯示要處理的事情。

（2）若用戶不在旁邊，或者未能及時(shí)按下相關(guān)鍵，它可間斷重復(fù)響鈴，直到用戶按下“知道了”按鈕，便可停止當(dāng)前執(zhí)行的操作。

（3）該智能電子備忘錄還能夠幫用戶儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，當(dāng)用戶查找以前信息時(shí)，會(huì)根據(jù)當(dāng)時(shí)輸入時(shí)設(shè)置的重要性大小來排列。

（4）方便，可移動(dòng)性強(qiáng)，大眾化。老師可以在辦公桌前方掛一個(gè)智能電子備忘錄，辦公秘書及老總可用它來提醒每天要處理的瑣事等。

2 智能辦公電子備忘錄的功能

智能辦公備忘錄設(shè)計(jì)主要包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備忘錄列表、備忘錄維護(hù)等。

2.1 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用以存儲(chǔ)用戶錄入的數(shù)據(jù)，用戶錄入的方式有三種：

（1）用戶可通過藍(lán)牙裝置和手機(jī)或者其他電子設(shè)備進(jìn)行連接，將所需提醒的內(nèi)容導(dǎo)入到電子備忘錄中。

（2）手動(dòng)輸入提醒內(nèi)容。

（3）語音輸入提醒內(nèi)容。

輸入的這些內(nèi)容會(huì)顯示在電子顯示屏上。

2.2 列表瀏覽

電子備忘錄功能列表主要包括提醒次數(shù)、提醒時(shí)間、提醒方式。其中提醒方式包括鈴聲提醒，智能語音提醒。

2.3 備忘錄維護(hù)

備忘錄維護(hù)的功能在于可使用戶修改或刪除輸入的數(shù)據(jù)。按下添加按鈕旁的取消按鈕，就可以取消該備忘。不僅能夠?qū)渫M(jìn)行添加，還可以修改或刪除備忘。

3 實(shí)現(xiàn)過程

用戶將所需提醒或者容易忘記的重要內(nèi)容可通過藍(lán)牙從電子設(shè)備、手動(dòng)輸入、語音輸入方式等將其輸入到電子備忘錄中。這些內(nèi)容會(huì)顯示在電子顯示屏上面。然后設(shè)置具體提醒時(shí)間、提醒次數(shù)、提醒方式。設(shè)置的備忘錄到達(dá)提醒時(shí)間時(shí)，設(shè)置的鈴聲或者鬧鈴會(huì)自動(dòng)響起，同時(shí)智能電子屏上會(huì)顯示當(dāng)前時(shí)間、提醒備忘的內(nèi)容、需延時(shí)的時(shí)間，另外，還有“延時(shí)”按鈕和“知道了”按鈕。

4 突出優(yōu)勢

智能辦公備忘錄的突出優(yōu)勢主要有如下幾項(xiàng)：

（1）將其安放在人們工作最需要的地方，比如老師的辦公室、秘書的工作室等。移動(dòng)性較強(qiáng)，體積小，可隨意放置。

（2）界面友好、簡潔，操作簡單方便，設(shè)計(jì)人性化。電子備忘錄顯示屏的顏色和字體都可隨用戶的愛好自動(dòng)調(diào)節(jié)，也可對備忘錄列表中的事情用不同顏色或者字體進(jìn)行標(biāo)注來提示該條信息對于自己的重要性和意義。

（3）數(shù)據(jù)安全。本軟件有信息備份功能，可有效避免用戶信息丟失。該電子備忘錄不怕數(shù)據(jù)丟失，在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)備份，用戶不小心清除當(dāng)前數(shù)據(jù)或者翻找以前輸入的數(shù)據(jù)時(shí)，能夠幫助用戶找到相關(guān)的具體信息。

（4）能根據(jù)用戶喜好對備忘進(jìn)行區(qū)分，更加自主隨意，用戶也可以在選擇設(shè)定鈴聲時(shí)根據(jù)事情的種類和性質(zhì)設(shè)定不同的鈴聲和語音提醒。

（5）個(gè)性化設(shè)置：該智能電子備忘錄具有個(gè)性化設(shè)置功能。當(dāng)備忘較多時(shí)會(huì)逐行排列，因此屏幕也不會(huì)顯得混亂。在應(yīng)用設(shè)置里可以根據(jù)用戶的實(shí)際需要進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。當(dāng)列表項(xiàng)太多時(shí)，顯示屏可以選擇性的顯示用戶自定義的重要事件。

5 結(jié) 語

隨著現(xiàn)代人們生活智能化水平的不斷提高，每天許多瑣碎及重要的事情也都需要智能操作，靠打開手機(jī)備忘錄手動(dòng)輸入內(nèi)容并保存已經(jīng)無法滿足大眾的需求，在需要時(shí)還需手動(dòng)翻開查找，而每一件事都需要我們大腦記憶才能夠執(zhí)行，這樣既不方便，也不快捷，還會(huì)因?yàn)槭虑槎喽浄_查詢，從而耽誤一些重要事情。智能辦公備忘錄能夠幫助用戶及時(shí)提醒具體時(shí)間應(yīng)該做什么事情，可通過語音、藍(lán)牙、手動(dòng)三種方式輸入，途徑多且便捷，可使用戶全身心的投入到當(dāng)前所干的事情中，不會(huì)分心記憶近期間要做的重要事情。智能辦公備忘錄相當(dāng)于給用戶配備了一個(gè)生活秘書和專業(yè)秘書?？梢员Ｕ厦繒r(shí)每刻都能為用戶及時(shí)提醒輸入的內(nèi)容來解決問題。

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