會議管理人員應(yīng)急能力研究

摘 要 處理會議突發(fā)事件是會議管理者會中工作的重要組成部分。妥善迅速地處理會中突發(fā)事件對于一個會議的正常進(jìn)行具有十分重要的意義，因而中層管理人員要掌握處理突發(fā)事件的基本思路，并熟練掌握各種類型突發(fā)事件的應(yīng)對方案。本文結(jié)合了應(yīng)急管理的相關(guān)知識，從總體上介紹了中層管理人員處理突發(fā)事件的主要思想，并在對突發(fā)事件進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，為中層管理人員處理不同類型的突發(fā)事件提供了具體建議。

【關(guān)鍵詞】會議組織管理；突發(fā)事件；管理者

會議突發(fā)事件是指在會議進(jìn)行過程中突然發(fā)生的，阻礙會議正常進(jìn)行的，具有不確定性、偶然性、事先隱蔽性和不可預(yù)料性等特點的事件，舉辦會議是會議管理人員在從業(yè)過程中經(jīng)常會遇到的情況，在會議過程中包含了許多需要管理者處理的工作，應(yīng)對會議突發(fā)事件就是其中的重要組成部分。通過文獻(xiàn)調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)了許會議突發(fā)事件處理不善的案例，在現(xiàn)實中許多管理人員沒有很好地掌握處理會議突發(fā)事件的方法，而這直接影響到了會議的正常進(jìn)程。因而筆者以會議突發(fā)事件的應(yīng)對為著眼點，探究管理者在會議進(jìn)行中應(yīng)具備的素質(zhì)與能力，并希望借此總結(jié)出應(yīng)對會中突發(fā)事件的基本思想和具體策略。

1 應(yīng)對會議突發(fā)事件的基本思路

筆者認(rèn)為，應(yīng)對會議突發(fā)事件，可以結(jié)合應(yīng)急管理“一案三制”的相關(guān)思想，總結(jié)來看，大致可以分為以下幾個方面：

1.1 首要原則

預(yù)防為主。應(yīng)對會議突發(fā)事件的最好方式就是將其消滅在源頭，盡最大可能防止其出現(xiàn)，做到防患于未然。且許多發(fā)生在會議中的突發(fā)事件都可以通過在會議開始前的準(zhǔn)備與檢查得以避免，因而要在會議開始前就做好各項準(zhǔn)備工作，并對容易出現(xiàn)問題的方面進(jìn)行檢查，積極預(yù)防，做到事先發(fā)現(xiàn)問題，提前解決問題。這是應(yīng)對會議突發(fā)事件的首要原則，也是最有效果、最有效率的解決手段。

1.2 做好預(yù)案工作

在會議開始前辦會人員要首先參照以往辦會經(jīng)驗以及本次會議的實際情況，根據(jù)評估分析，對潛在的或可能發(fā)生的突發(fā)事件按類別和影響程度事先制定應(yīng)急處置方案，從而做到當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時不慌亂、有組織、有方法，確保會議的正常進(jìn)行。為應(yīng)對會議突發(fā)事件，會議管理者最好要做到兩手準(zhǔn)備。會議管理者要考慮到會議進(jìn)行中可能出現(xiàn)的種種突發(fā)情況，從而針對這些情況制定第二套方案，當(dāng)突發(fā)情況發(fā)生時，及時采用第二套方案，以保證會議的正常進(jìn)行。

1.3 成立專門技術(shù)小組，解決專業(yè)問題

這里的專業(yè)問題是指需要由具有一定的專業(yè)知識或經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員解決的問題，在會議進(jìn)行中可能會出現(xiàn)參會人員發(fā)病、安全事故或電子設(shè)備故障等問題，而這些問題需要由有專業(yè)技術(shù)的人來進(jìn)行解決，因而需要成立專門的技術(shù)小組，如醫(yī)療小組、安保小組、電子設(shè)備檢修小組等以解決這些專業(yè)性問題，從而保證會議效果。

1.4 重視細(xì)節(jié)

會議中出現(xiàn)的種種突發(fā)事件許多都是由于組織者的細(xì)節(jié)失誤導(dǎo)致的，因而在舉辦會議時一定要重視對細(xì)節(jié)的審查。辦會需要細(xì)心細(xì)致，及時發(fā)現(xiàn)細(xì)微之處的不足或錯誤并及時加以修補改正，盡可能想到各種意外情況，并做好應(yīng)對準(zhǔn)備，從而令參會人員能夠?qū)Ｐ挠跁h內(nèi)容，使得會議工作能夠正常順利進(jìn)行。

1.5 合理分工，團(tuán)結(jié)協(xié)作，集思廣益

應(yīng)對突發(fā)事件時，一定要做到分工協(xié)作，各司其職。要將應(yīng)對突發(fā)事件的各種工作合理分工，讓每一個辦會人員都明晰自己的工作，從而避免在突發(fā)事件發(fā)生時出現(xiàn)亂作一團(tuán)的現(xiàn)象。同時由于會中突發(fā)事件涉及方方面面，問題時常表現(xiàn)出錯綜復(fù)雜的特點，因而對會議現(xiàn)場可能出現(xiàn)的所有情況都做出準(zhǔn)備對于個人來說是一件難以獨立完成的工作，個人并不能保證把所有可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去。在此時要運用集體的智慧，集思廣益，讓前期準(zhǔn)備趨于完善，更為全面地分析會中突發(fā)事件，進(jìn)而采取更有效率的方法加以解決。

1.6 靈活應(yīng)變，吸取以往經(jīng)驗教訓(xùn)

由于突發(fā)事件具有不確定性、偶然性、隱蔽性、不可預(yù)料性等特點，因而對于預(yù)案沒有預(yù)計到的情況和問題，在辦會者沒能事先有所準(zhǔn)備的情況下，會議中層管理人員就需要發(fā)揮才智，靈活應(yīng)變，根據(jù)發(fā)生事件的具體情況作出相應(yīng)的應(yīng)對策略。組織者也可以在會議前期就預(yù)先接受相關(guān)培訓(xùn)，參考以往成功經(jīng)驗，并總結(jié)失誤這有利于從業(yè)人員了解整個會議的情況，在培訓(xùn)中掌握相關(guān)技能，并通過培訓(xùn)中模擬突發(fā)事件的處理提高應(yīng)變能力，從而在正式會議的現(xiàn)場應(yīng)對自如。

2 各類會議突發(fā)事件的具體應(yīng)對策略

針對不同類型的會議突發(fā)事件，具體應(yīng)對策略如下：

2.1 安全問題

為應(yīng)對自然原因或人為原因?qū)е碌陌踩珕栴}，要在會議開始前確認(rèn)疏散通道的位置，以保證出現(xiàn)安全問題時第一時間安全妥善地疏散人員。客觀條件允許的情況下，會議前要建立保障參會人員安全的、專門的安保部門。當(dāng)影響參會人員安全的突發(fā)事件發(fā)生時，要及時穩(wěn)定現(xiàn)場人員情緒，帶領(lǐng)大家前往疏散通道或避險場所；遇群眾示威等人為原因?qū)е碌陌踩珕栴}時，要及時通知安保部門加強保護(hù)，必要時通知警方，維護(hù)現(xiàn)場秩序，保證參會人員人身安全。

2.2 身體健康問題

當(dāng)遇到參會人員突發(fā)疾病或受傷時，要穩(wěn)定現(xiàn)場秩序，并及時撥打急救電話；客觀條件允許的情況下，要在會議籌備階段成立醫(yī)療小組，在參會人員出現(xiàn)身體健康問題時馬上通知在會議現(xiàn)場外的醫(yī)療小組。管理者可以提前學(xué)習(xí)一些簡單的急救知識和方法，在第一時間對患病的參會人員進(jìn)行急救。

2.3 會議設(shè)備問題

針對這一問題，管理人員要做到以下兩點：會議現(xiàn)場設(shè)備檢查和備用設(shè)備的準(zhǔn)備。要按照會議流程，加強會前檢查，逐一對照落實，所有會議用品要親眼見到，避免忙中出錯，發(fā)現(xiàn)故障要及時通知有關(guān)單位修理或更換。在有條件的情況下，要準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防現(xiàn)在使用的設(shè)備出現(xiàn)問題。在會議進(jìn)行中發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障無法使用時，要及時更換上備用設(shè)備。

2.4 會議資料問題

管理者首先要做好保密工作，妥善保管會議資料，以防遺失；同時為防止會議當(dāng)天與會人員臨時增加的情況，秘書人員在準(zhǔn)備資料時要多準(zhǔn)備出一定量的資料。當(dāng)會議當(dāng)天出現(xiàn)部分參會人員沒有資料的情況時，管理人員要將備用資料及時送到參會人員手中。對于領(lǐng)導(dǎo)講話、會議主持詞等會議資料要提前打印三份，一份交給使用者，一份放在主席臺相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)座位上，一份自己隨身攜帶進(jìn)人會場備用；要根據(jù)日常觀察和經(jīng)驗，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)一些字的正確讀音，對于一些生僻字還可以在講話稿中標(biāo)出讀音或同音字，避免領(lǐng)導(dǎo)出錯。若會議結(jié)束后備用資料沒有被使用，管理人員要對其統(tǒng)一保管或加以銷毀，以防泄密。

2.5 財物問題

會議現(xiàn)場要加強安保，做好進(jìn)入會場人員的審查與登記，當(dāng)出現(xiàn)財物被盜的情況時要及時通知警方，并馬上組織在場人員保護(hù)現(xiàn)場。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有參會人員的財物遺失在會議現(xiàn)場時，管理者要將財物妥善保管，并及時通知所有參會人員，等待失主前來領(lǐng)取。

2.6 會場安排問題

管理者要在會議籌備階段對準(zhǔn)備好的會場進(jìn)行實地考察，結(jié)合參會人員的預(yù)估數(shù)量進(jìn)行分析，當(dāng)發(fā)現(xiàn)此會場不能夠滿足會議使用時要及時聯(lián)系新的會議場地；當(dāng)會議十分重要時，可以在會議的籌備階段就提前準(zhǔn)備一個備用會議場地，以防會議當(dāng)天發(fā)生變故。

3 結(jié)語

總而言之，應(yīng)對會議突發(fā)事件需要會議管理人員提高自己的綜合能力，不僅在會議開始前要做好充分準(zhǔn)備，在會議進(jìn)行之中也要時刻保持機(jī)警，靈活應(yīng)變。妥善合理地將會議突發(fā)事件處理好，是一名會議管理人員必備的能力，筆者希望本文可以有助于會議從業(yè)人員掌握處理會議突發(fā)事件的藝術(shù)，從而在工作中更好地應(yīng)對突發(fā)情況，更為有效地處理會中工作，使得會議得以成功地舉辦。

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作者簡介

王建利（1990-），男，河北省邯鄲市人。現(xiàn)為河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)碩士研究生。研究方向為土地資源可持續(xù)利用。

作者單位

河北經(jīng)貿(mào)大學(xué) 河北省石家莊市 050001