用EXCEL建立科級核算的數(shù)據(jù)表格系統(tǒng)

盧洪濤++馬明

摘 要 根據(jù)我院經(jīng)濟管理科的科級核算現(xiàn)狀，通過對相關(guān)程序源代碼分析，根據(jù)“軍衛(wèi)一號”《高級版數(shù)據(jù)庫手冊》中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，獲取所需源數(shù)據(jù)，利用EXCEL編制核算表格、設(shè)計計算公式、編寫相關(guān)的過程、函數(shù)，獲得符合我院科級核算的數(shù)據(jù)信息，從而提高了我院科級核算的數(shù)據(jù)信息化、自動化水平。

【關(guān)鍵詞】EXCEL；科級核算；數(shù)據(jù)表格

1 引言

目前，科級核算作為軍隊醫(yī)院經(jīng)濟管理科的主要工作之一，包括成本核算、績效考核、經(jīng)濟分析。成本核算實現(xiàn)對醫(yī)院運營成本的分析管控；績效考核能夠提高員工的工作積極性；經(jīng)濟分析為醫(yī)院經(jīng)濟決策提供重要參考。鑒于科級核算在醫(yī)院管理中的重要性，如何保證相關(guān)數(shù)據(jù)的及時性、準確性，非常關(guān)鍵。本文利用微軟公司的EXCEL軟件，設(shè)計相關(guān)表格，重點針對績效考核數(shù)據(jù)表，做到了自動鏈接、自動計算，避免了人工操作引起的誤差。

2 建立數(shù)據(jù)表格系統(tǒng)：

我院科級核算的原始數(shù)據(jù)包括收入和成本，收入來源于“軍衛(wèi)一號”的“醫(yī)療收入統(tǒng)計”程序，成本由成本發(fā)生部門上報，數(shù)據(jù)流向如圖1。

我院績效考核主要以收益、醫(yī)療質(zhì)量等為主要指標，流程及數(shù)據(jù)表格系統(tǒng)如圖2、圖3，數(shù)據(jù)表格采用統(tǒng)一標準設(shè)計格式，便于匯總統(tǒng)計。

2.1 收入數(shù)據(jù)的采集與計算

查看“醫(yī)療收入統(tǒng)計”程序源代碼，發(fā)現(xiàn)所用門診、住院數(shù)據(jù)“開單科室收入”、“執(zhí)行科室收入”，采集自“軍衛(wèi)一號”數(shù)據(jù)庫中的表：

門診收入開單科室統(tǒng)計表ST_OUTD_INCOME_BY_OD

住院收入開單科室統(tǒng)計表ST_IND_INCOME_BY_OD

門診收入執(zhí)行科室統(tǒng)計表ST_OUTD_INCOME_BY_ED

住院收入執(zhí)行科室統(tǒng)計表ST_IND_INCOME_BY_ED

數(shù)據(jù)采集可以用微軟公司的ACCESS軟件或者用Sybase公司的PowerBuilder程序，保存為EXCEL文件。此數(shù)據(jù)按照科室統(tǒng)計，科室多于核算單元（如：核算單元“心內(nèi)科”對應(yīng)科室“心內(nèi)科”、“心內(nèi)科門診”、“心內(nèi)科護理單元”等），建立核算單元與科室對照表以完成收入按核算單元的統(tǒng)計。

2.2 成本數(shù)據(jù)的歸集

下發(fā)固定格式的數(shù)據(jù)采集模板，各成本發(fā)生部門按照模板上報數(shù)據(jù)，用EXCEL自動生成成本匯總表。

2.3 使用EXCEL的函數(shù)、宏

內(nèi)置函數(shù)：查找函數(shù)VLOOKUP（）、偏移量函數(shù)OFFSET（）、計數(shù)函數(shù)COUNTA（）、條件計數(shù)函數(shù)COUNTIF（）、求和函數(shù)SUM（）、SUBTOTAL（）等。

自定義函數(shù)：大小寫轉(zhuǎn)換函數(shù)TOUPPER（）、科室查找函數(shù)SKNAME（）等。

宏：報表生成模塊PRINTF（）、各核算單元結(jié)算表提取模塊COPY_SHEETS（）等。

3 “自動化”設(shè)計

利用EXCEL的功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動提取、計算、匯總，成功的避免了人工操作引起的誤差，縮短了核算周期，提高了工作效率。

3.1 統(tǒng)一名稱

所有需要錄入的名稱，均采用“有效性…”—設(shè)置“允許”條件為“序列”來限定，（如核算單元名稱組成序列，圖5）。

3.2 自動查找

固定位置的數(shù)據(jù)采用鏈接，位置不固定的數(shù)據(jù)使用查找函數(shù)VLOOKUP（）。結(jié)算表中收入及成本的數(shù)據(jù)均采用查找函數(shù)提取，如圖6、圖7，眼科衛(wèi)生材料費的計算公式為：

其中$M$1=眼科，$J11=衛(wèi)生材料費，MATCH（）函數(shù)實現(xiàn)獲取衛(wèi)生材料費在核算收入統(tǒng)計表中的位置，VLOOKUP（）函數(shù)實現(xiàn)查找眼科對應(yīng)的衛(wèi)生材料費的值。

3.3 自動計算

核算收入統(tǒng)計表中使用偏移量函數(shù)OFFSET（）及數(shù)組公式，實現(xiàn)收入按核算單元匯總，如圖8。此公式利用=SUM（（條件區(qū)域1=值1）*（條件區(qū)域2=值2）*（數(shù)據(jù)區(qū)域））的數(shù)組公式（輸入公式后按“CTRL+ALT+ENTER”結(jié)束即為數(shù)組公式）來檢索數(shù)據(jù)并求和；其中skname（）為自定義函數(shù)，實現(xiàn)按核算單元生成相關(guān)科室數(shù)組，源代碼如下：

Function skname（lookup_value As Range， table_array As Range， c_num As Integer， range_lookup As Boolean） As Variant

vlookup函數(shù)擴展——多值（無空值）查詢，參數(shù)c_num為查詢列數(shù)，其他參數(shù)與函數(shù)VLOOKUP（）一致。

3.4 自動匯總

使用“宏”自定義過程，生成打印報表（PRINTF（）），生成下發(fā)科室的核算表（COPY_SHEETS（））。

4 討論

在醫(yī)院經(jīng)濟管理信息平臺建設(shè)成功之前，利用現(xiàn)有資源，深度開發(fā)其功能，實現(xiàn)了收入、成本數(shù)據(jù)的信息化自動處理，每月把原始數(shù)據(jù)導(dǎo)入指定的位置，則當(dāng)月的績效考核數(shù)據(jù)就一目了然，極大地縮短了核算周期，提高了工作效率，提高了我院經(jīng)濟管理水平。同時在成本核算和經(jīng)濟分析中采用同樣的標準化設(shè)計，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及時準確地了解醫(yī)院每月、每季度、每年的經(jīng)濟運行狀況，為醫(yī)院管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。

參考文獻

[1]顧蕙.加強成本核算提高醫(yī)院經(jīng)濟管理水平[J].中國管理信息化，2011（13）.

[2]李英杰.醫(yī)院績效管理中應(yīng)當(dāng)注意的幾個問題[J].醫(yī)院管理，2008（04）.

[3]龍馬工作室.Excel2003中文版完全自學(xué)手冊[M].北京：人民郵電出版社，2006.

作者簡介

盧洪濤，現(xiàn)為天津療養(yǎng)院經(jīng)濟管理科助理員。

馬明，現(xiàn)為天津療養(yǎng)院經(jīng)濟管理科主任。

作者單位

天津療養(yǎng)院經(jīng)濟管理科 天津市 300381