數(shù)字化檔案管理在法院審判中的重要作用

王九云

摘 要 信息時代的快速發(fā)展，給各行各業(yè)都帶去了深遠(yuǎn)的影響和產(chǎn)業(yè)的變革。法院審判在檔案管理也收到了信息技術(shù)的重要影響。數(shù)字化的檔案管理模式給法院的檔案管理工作帶來了巨大的便利性，通過數(shù)字化的檔案管理，可以讓法院工作人員便于查閱各類時期的檔案內(nèi)容進行檢索，給法院審判中的檔案管理賦予新時代的現(xiàn)代化的管理模式。本文筆者就當(dāng)前法院審判中數(shù)字化檔案管理的重要作用，談?wù)勅绾卧诜ㄔ簷n案管理中充分的發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的重要作用，希望對法院數(shù)字化管理提供一些淺顯的幫助和參考，推動法院檔案數(shù)字化持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化 檔案管理 法院審判 信息技術(shù) 管理模式

一、引言

人民法院檔案是國家檔案的重要資源，真實地記錄和反映了人民法院的審判工作和其他各項活動，也是社會的寶貴財富。人民法院檔案工作既是基礎(chǔ)工作，也是保障工作，是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，法院檔案擁有量和使用量日益增多，檔案管理工作的任務(wù)日趨繁重。做好人民法院檔案工作，實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，使其更好地為審判工作服務(wù)，具有重要意義。一方面應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理工作的重要意義。人民法院檔案包括訴訟檔案以及其他各類檔案。訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，又是人民法院進行審判活動的重要依據(jù)和必要條件。同時，訴訟檔案又是審判人員審理案件和執(zhí)行案件勞動的成果和智慧的結(jié)晶。訴訟案件歸檔是實行案件流程管理中的最后環(huán)節(jié)，法院檔案管理工作是司法政務(wù)管理的一個重要方面。另一方面應(yīng)明確法院檔案管理工作指導(dǎo)思想，即堅持以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作，努力建成一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、功能多樣，高效服務(wù)，具有人民法院特色的檔案管理工作體系。全面實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，充分開發(fā)利用法院檔案資源，拓展和延伸服務(wù)領(lǐng)域，在保證檔案安全，不泄露國家秘密的前提下，充分提供利用，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地發(fā)揮司法檔案在服務(wù)大局，服務(wù)審判，服務(wù)社會，服務(wù)人民群眾方面的重要作用。加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能。西方國家在法院檔案管理中已經(jīng)形成了一套流程清晰、規(guī)范明確、使用便利的數(shù)字化管理模式，我們在數(shù)字化檔案管理模式上可以充分的借鑒和參考，取其精華為我們使用。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

法院推行檔案管理數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)社會數(shù)字化潮流、服務(wù)審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進一步提高法院信息傳遞速度，節(jié)約訴訟資源，方便群眾訴訟的重要手段?？梢砸劳袡n案數(shù)字管理系統(tǒng)，建立當(dāng)事人查詢平臺。另外，還可以專門設(shè)立電子閱卷室，當(dāng)事人、律師、公安局、檢察院等需要查閱卷宗，檔案員不需要調(diào)出紙質(zhì)卷宗，只需要閱卷人通過內(nèi)網(wǎng)提出申請，檔案員審批并網(wǎng)上授權(quán)后，閱卷人按照指定權(quán)限范圍調(diào)取電子卷宗，需要復(fù)制件的，可以打印后加蓋檔案室的公章。數(shù)字化的檔案管理，可以有效地提高法院在審判過程中檔案管理的檢索成效，推動法院工作進一步提高效率。此外法院檔案工作實行數(shù)字化管理后，必將在服務(wù)大局、服務(wù)審判、服務(wù)社會、服務(wù)人民群眾等方面發(fā)揮更加積極的作用。一是決策層可以通過對匯集的審判業(yè)務(wù)大數(shù)據(jù)進行分析，從而全面掌握法院審判運行態(tài)勢，及時發(fā)現(xiàn)審判業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)異動，有針對性地作出科學(xué)決策，確保法院審判執(zhí)行工作健康有序運行。二是法官可以利用這個平臺采集數(shù)據(jù)、分析案件動態(tài)，實現(xiàn)二級業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)一體化設(shè)置；案件上訴后，二審法官能夠及時查看一審案件所有信息及電子卷宗；二審結(jié)案后，一審法官能夠及時查看二審裁判結(jié)果。

三、法院檔案管理數(shù)字化的探索

（一）成立專門的數(shù)字化管理隊伍

法院在檔案管理數(shù)字化的過程中，要充分重視對于人才的引入和培養(yǎng)機制。數(shù)字化檔案管理是一項長期的工作，需要數(shù)字化檔案管理隊伍沉下心來，在繁雜繁瑣的檔案中，摸索管理機制，優(yōu)化檔案管理的流程，提高數(shù)字化檔案進程的進一步的推進。數(shù)字化的管理隊伍關(guān)系到法院在審判過程中檔案管理的成效，作為法院主管部門，要切實的加強數(shù)字化檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)素質(zhì)的提高，把數(shù)字化檔案管理成為一項長期的機制落實下來。

（二）采購有力的數(shù)字化管理工具

數(shù)字化檔案管理中，有力的數(shù)字化管理工具是必不可少的。法院在檔案數(shù)字化的進程中，要及時地為管理隊伍配好鞍馬，讓他們能夠充分發(fā)揮自身的主觀能動性，推動數(shù)字化檔案管理的成效。

（三）檔案數(shù)字化的過程中，做好監(jiān)管事務(wù)

在數(shù)字化的管理中，法院要做好檔案管理的監(jiān)管責(zé)任，對于一些涉密、保密級別達不到公開的要求、案件為完成等的檔案，要在數(shù)字化的過程中做好監(jiān)督保密義務(wù)，防止檔案外泄。此外在由于一些檔案時間較長、保存不是很完善，在數(shù)字化的過程中要尤為注意保護好檔案資料。領(lǐng)取和交回都要以保護檔案為首要責(zé)任的情況下進行，不能因為檔案被掃描、拍照了，對于原檔案就放松了保護和愛惜的思想認(rèn)識，法院要全面落實監(jiān)管義務(wù)，促進檔案數(shù)字化進一步完善。

四、結(jié)語

實踐證明，在法院檔案管理中，充分的引入數(shù)字化技術(shù)的管理，可以有效地提高法院檔案管理成效，方便辦案人員查閱檔案和卷宗。法院在進行開庭審理和相關(guān)業(yè)務(wù)辦理流程中產(chǎn)生的大量紙制文檔憑證、圖像、音頻、視頻等證據(jù)資料文件，這些卷宗及庭審資料文件對于法院來說都是關(guān)鍵的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需要對此進行電子化保存留檔及備份，以方便日后業(yè)務(wù)的溯源和查詢。隨著圖像技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，檔案電子影像處理系統(tǒng)已對文件影像化提供了有力的支持。

（作者單位為濮陽中級人民法院）

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