淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

王冰 韓寶海

摘 要：新時(shí)期辦公室檔案管理工作需要著眼于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，改變傳統(tǒng)思想理念。本文分析了提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的相關(guān)策略及要求，通過(guò)構(gòu)建完善的檔案管理體系、規(guī)范檔案收集、加快檔案管理信息化，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;提升途徑

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作被提上日程，檔案管理內(nèi)容和形式比較復(fù)雜，對(duì)管理工作人員是一個(gè)較大的挑戰(zhàn)及考驗(yàn)。單位需要著眼于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，在全面調(diào)整、改進(jìn)過(guò)程中真正彰顯檔案管理工作的指導(dǎo)作用及優(yōu)勢(shì)，了解不同單位辦公室檔案管理工作現(xiàn)實(shí)條件，分析提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的相關(guān)策略及要求，為推進(jìn)檔案管理改革和調(diào)整提供相應(yīng)參考。

新時(shí)期對(duì)辦公室檔案管理工作提出新要求，需要關(guān)注文化建設(shè)和制度改革，需要分析新時(shí)代背景下檔案管理工作的思路及方向，需要不斷促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與改革。在辦公室檔案管理工作比較復(fù)雜的局面下，需要以管理體系的構(gòu)建為基礎(chǔ)，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調(diào)整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用。

一、辦公室檔案管理工作要求

1.檔案管理文化與制度建設(shè)要求

對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的重要性和必要性不言而喻。檔案管理工作的質(zhì)量和效率直接影響著企事業(yè)單位的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展，要想樹(shù)立良好的社會(huì)形象，單位必須要注重對(duì)檔案管理工作的有效創(chuàng)新，關(guān)注工作質(zhì)量和效率提升要求。一方面需要關(guān)注文化建設(shè)和制度改革，另一方面需要著重分析新時(shí)代背景下檔案管理工作的思路及方向，積極擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，深化對(duì)檔案管理工作認(rèn)知及理解，積極設(shè)置專門(mén)的管理部門(mén)來(lái)落實(shí)這一工作，確保檔案管理工作能夠大放異彩、重?zé)ㄉ鷻C(jī)。目前，部分單位已經(jīng)意識(shí)到了檔案管理工作的必要性和重要性，以辦公室為著眼點(diǎn)，確保辦公室管理工作人員能夠全身心投入其中，為檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升建言獻(xiàn)策，做出自身相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

2. 檔案管理工作手段創(chuàng)新

檔案管理工作主要以檔案實(shí)體和檔案信息的有效管理、歸納、總結(jié)、分析為基礎(chǔ)，涉及的服務(wù)內(nèi)容和管理策略比較多元，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展密切相關(guān)。單位需要著眼于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求主動(dòng)與國(guó)際接軌，不斷促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新及改革。調(diào)整傳統(tǒng)管理模式，將現(xiàn)代化、高效化的檔案管理策略落到實(shí)處，保障檔案管理工作能夠發(fā)揮相應(yīng)的作用。辦公室工作人員需要意識(shí)到自身的社會(huì)責(zé)任，掌握檔案管理工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)，在全面調(diào)整及改進(jìn)過(guò)程中主動(dòng)實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作能力的穩(wěn)定提升，這對(duì)管理工作的改革創(chuàng)新和管理資源的合理配置及利用都有非常關(guān)鍵的影響。管理工作人員需要站在時(shí)代發(fā)展角度，抓住新時(shí)代背景下辦公室檔案管理工作的核心要求。

3. 檔案管理服務(wù)功能創(chuàng)新

從宏觀角度來(lái)看，辦公室檔案管理工作比較復(fù)雜。首先，辦公室檔案管理工作的服務(wù)性、管理性和政治性比較顯著，雖然可能無(wú)法直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，但是與整個(gè)單位的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展密切相關(guān)，具有全局性的影響，能夠?yàn)閱挝坏姆€(wěn)定運(yùn)作打下扎實(shí)基礎(chǔ)，真正實(shí)現(xiàn)單位綜合實(shí)力的穩(wěn)定提升。其次，不同檔案管理工作之間的聯(lián)系和互動(dòng)比較頻繁，逐步形成了一個(gè)全新的管理系統(tǒng)。辦公室檔案管理工作需要以管理體系的構(gòu)建為基礎(chǔ)，針對(duì)不同內(nèi)部管理工作分析及研究，盡量避免互相隔絕和孤立靜止，只有積極踐行與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，深入分析檔案管理工作具體要求才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)癥下藥。最后，辦公室檔案管理有助于為各項(xiàng)管理工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)提供針對(duì)性的依據(jù)以及支持，促進(jìn)各類管理活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展。辦公室檔案管理要真正適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求、全面調(diào)整工作思想及方向、保障檔案管理資源的合理配置及利用，這對(duì)單位的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展有著重要影響。

二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

辦公室檔案管理工作的難度系數(shù)偏高，因此對(duì)工作人員是一個(gè)較大的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。有的工作人員對(duì)該工作的認(rèn)知和理解不夠充分，工作經(jīng)驗(yàn)較少，沒(méi)有著眼于時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，沒(méi)有深入剖析辦公室檔案管理工作重點(diǎn)及難點(diǎn)。仍然按照傳統(tǒng)管理模式，最終導(dǎo)致整體管理質(zhì)量大打折扣，與預(yù)期目標(biāo)差距較為顯著。

1.思想理念傳統(tǒng)單一

思想理念對(duì)實(shí)踐行為的影響非常直接及深遠(yuǎn)，正確的思想理念能夠?yàn)楹笃诘膶?shí)踐活動(dòng)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，真正促進(jìn)各類活動(dòng)的開(kāi)展。目前，辦公室檔案管理工作質(zhì)量不夠理想，有的工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的必要性，思想認(rèn)知出現(xiàn)了偏差，思想理念比較單一和傳統(tǒng)。他們的工作往往以檔案的簡(jiǎn)單擺放陳列為主，整個(gè)管理模式比較機(jī)械和單一，管理混亂、資料丟失等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，單位管理層很少能著眼檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)管理崗位的有效分析。整體運(yùn)作模式比較單一，同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)效率停滯不前，工作人員無(wú)法結(jié)合檔案管理工作要求，對(duì)具體數(shù)據(jù)以及所需要材料進(jìn)行整理、歸納、總結(jié)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)不同材料妥善保管和有效調(diào)取。因此，出現(xiàn)了許多管理矛盾和沖突，不利于整個(gè)單位的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展。

2.工作效率偏低

內(nèi)部管理模式的改革及創(chuàng)新是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，很難在短期內(nèi)取得明顯成效。辦公室管理人員需要拉長(zhǎng)戰(zhàn)線，意識(shí)到這一工作的艱巨性，進(jìn)而重新調(diào)整工作思路及策略。但是，有的工作人員沒(méi)有意識(shí)到這一工作的重要性，忽略了對(duì)檔案管理工作的實(shí)踐分析及研究，沒(méi)有對(duì)整個(gè)工作改革的現(xiàn)實(shí)條件進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，整體工作質(zhì)量和工作效率偏低，無(wú)法更好地利用自己的專業(yè)技能促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)定落實(shí)，最終導(dǎo)致一部分管理資源被浪費(fèi);有的工作人員行政效率偏低，心浮氣躁，出現(xiàn)了許多消極應(yīng)對(duì)情緒，因此整體的檔案管理質(zhì)量不斷走下坡路。

當(dāng)前辦公室檔案管理工作局面復(fù)雜，但只要抓住思想理念傳統(tǒng)單一、工作效率偏低的主要矛盾，以管理體系構(gòu)建為基礎(chǔ)，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調(diào)整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用，以期系統(tǒng)提升辦公室檔案管理工作利率。

三、辦公室檔案管理工作效率提升途徑

1.全面創(chuàng)新思想理念

首先，管理思想的有效創(chuàng)新是辦公室檔案管理工作改革的前提及基礎(chǔ)。為了有效促進(jìn)辦公室檔案管理工作的改革及創(chuàng)新，管理層需要加強(qiáng)專業(yè)人員工作創(chuàng)新素養(yǎng)提升。有的檔案管理工作人員對(duì)檔案管理技術(shù)、會(huì)計(jì)技術(shù)以及信息技術(shù)了解不夠充分，出現(xiàn)了許多偏差行為，因此在實(shí)踐運(yùn)作過(guò)程中非常消極、被動(dòng)。為了避免這一不足，管理層需要以思想理念的創(chuàng)新為基礎(chǔ)，深化管理工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知和理解，加強(qiáng)開(kāi)展專業(yè)講座、培訓(xùn)以及技術(shù)交流合作。通過(guò)信息資源有效共享來(lái)深化檔案管理人員對(duì)該工作的理解及認(rèn)知，保障檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)優(yōu)秀的做法以及經(jīng)驗(yàn)，在掌握專業(yè)技巧基礎(chǔ)上為檔案管理實(shí)踐工作的穩(wěn)定落實(shí)建言獻(xiàn)策?；ヂ?lián)網(wǎng)+思維的融入非常關(guān)鍵，有助于全面提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)及能力，為檔案管理工作的改革及創(chuàng)新做好前期鋪墊工作。管理層需要注重工作思路和方向的有效調(diào)整，了解檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)，在全面調(diào)整、改進(jìn)的基礎(chǔ)上確保后期培訓(xùn)工作的有效改進(jìn)以及創(chuàng)新提供支持。只有保持檔案管理工作的持續(xù)性和一致性才能夠?qū)崿F(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，真正為檔案管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃保駕護(hù)航。

管理層需要更新管理理念，確保檔案管理意識(shí)的有效增強(qiáng)。現(xiàn)階段的單位檔案管理工作難度系數(shù)偏高，工作人員還沒(méi)有樹(shù)立良好的管理意識(shí)，管理理念比較單一和機(jī)械，因此嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效改革。必須增強(qiáng)單位所有員工檔案管理意識(shí)，只有在正確檔案管理意識(shí)的指導(dǎo)下進(jìn)行工作，才能夠更好實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的全面創(chuàng)新及優(yōu)化。單位需要留出更多時(shí)間關(guān)注對(duì)檔案管理規(guī)范化關(guān)系的分析和識(shí)別，了解目前辦公室檔案管理工作所存在的各種不足，始終堅(jiān)持以人為本的管理理念，積極構(gòu)建現(xiàn)代化的管理體系。對(duì)單位自身發(fā)展與社會(huì)的實(shí)質(zhì)需求進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整以及改進(jìn)，單位服務(wù)意識(shí)的樹(shù)立最為關(guān)鍵，這有助于進(jìn)一步體現(xiàn)單位檔案管理工作的針對(duì)性和有效性，真正促進(jìn)崗位責(zé)任制有效落實(shí)。規(guī)避不科學(xué)、不合理的規(guī)章制度，保障每個(gè)工作人員都能夠做到兢兢業(yè)業(yè)、愛(ài)崗敬業(yè)，有效建設(shè)和強(qiáng)化單位檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)不同管理資源合理配置與利用。

2.全面提升工作效率

為了有效避免上文中存在的各種不足，辦公室管理人員需要加強(qiáng)工作質(zhì)量和效率的提升，關(guān)注對(duì)不同應(yīng)用管理元素的分析研究，了解目前的管理現(xiàn)狀，真正實(shí)現(xiàn)不同管理資源的合理配置及利用。保障每一個(gè)位工作人員都能夠意識(shí)到自身的社會(huì)責(zé)任，主動(dòng)為檔案管理工作創(chuàng)新及改革建言獻(xiàn)策，做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。另外，工作人員自身還需要抓住學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會(huì)，關(guān)注專業(yè)能力的發(fā)展及經(jīng)驗(yàn)的有效積累，積極參與各種學(xué)術(shù)交流與技術(shù)提升活動(dòng)。

管理技能和管理水平的提升是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，有助于檔案管理工作的全面改革及落實(shí)，管理層需要站在宏觀角度注重對(duì)員工的培訓(xùn)教育，保障其能夠擁有較強(qiáng)的管理技能。目前，我國(guó)辦公室檔案管理工作存在許多不足，檔案管理人員多是兼職，他們大多對(duì)檔案管理技能認(rèn)知不夠全面，缺乏專業(yè)的管理素養(yǎng)。管理層需要意識(shí)到這一問(wèn)題的嚴(yán)峻性，應(yīng)加強(qiáng)與檔案管理人員之間的聯(lián)系溝通，抓住問(wèn)題的核心所在，以提升其管理技能和水平為基礎(chǔ)，明確檔案管理專業(yè)人才的核心要求，以專業(yè)技能培訓(xùn)為重點(diǎn)，確保檔案管理人員能夠擁有較強(qiáng)的管理技能。

3.構(gòu)建完善的檔案管理體系

辦公室檔案管理工作的實(shí)踐性比較明顯，包含不同工作環(huán)節(jié)，因此有的工作人員因?yàn)楣ぷ髂芰Σ蛔愣霈F(xiàn)工作偏差或失誤。辦公室檔案管理工作環(huán)節(jié)的聯(lián)系互動(dòng)比較少，有的工作步驟直接被無(wú)視，使整體的檔案管理質(zhì)量和效率停滯不前。為了避免這一問(wèn)題，單位需要構(gòu)建完善的管理體系，加強(qiáng)不同管理部門(mén)之間的聯(lián)系，確保管理人員工作有章可循。其中，工作流程的有效簡(jiǎn)化最為關(guān)鍵，管理層需要與時(shí)俱進(jìn)，關(guān)注辦公室檔案管理工作中所存在的各類問(wèn)題并進(jìn)行有效整理及歸納，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)癥下藥和舉一反三。日常檔案管理工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題比較普遍，工作需求的優(yōu)化升級(jí)與合理設(shè)計(jì)是基礎(chǔ)，這有助于全面提升檔案管理工作的穩(wěn)定性與針對(duì)性。辦公室檔案管理人員需要掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)與其他部門(mén)之間合作，構(gòu)建完善的管理體系，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的有效共享。只有這樣才能夠突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，將更多的新鮮血液融入辦公室檔案管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，真正實(shí)現(xiàn)管理資源的合理配置，保障管理質(zhì)量穩(wěn)定提升。

4.規(guī)范檔案收集

檔案搜集工作的難度相對(duì)偏高，是整個(gè)檔案管理工作中的重點(diǎn)。辦公室檔案管理人員需要構(gòu)建完善的辦公室檔案管理體系，將工作重心放在檔案搜集，做好前期的鋪墊工作，確保檔案文件管理工作的有效利用。單位管理層需要注重管理思路的優(yōu)化升級(jí)，針對(duì)目前檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，對(duì)管理瓶頸進(jìn)行分析研究，在強(qiáng)化檔案收集工作基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化操作程序和檔案管理制度，明確各項(xiàng)管理工作的核心及重點(diǎn)，確保檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照相關(guān)程序一一落實(shí)。另外，檔案管理體系的構(gòu)建也非常關(guān)鍵，管理層需要深入分析各個(gè)部門(mén)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)質(zhì)要求，了解目前管理現(xiàn)狀，確保不同檔案管理流程能夠按照相應(yīng)的程序一一落實(shí)，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室檔案管理工作的有效改革及創(chuàng)新。

5.推進(jìn)檔案管理信息化

信息化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展的要求，能夠更好體現(xiàn)現(xiàn)代化管理工作優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)辦公室檔案管理工作的改革及創(chuàng)新，真正踐行與時(shí)俱進(jìn)的管理理念。單位管理層需要針對(duì)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，了解其工作重點(diǎn)及核心要求，積極完善現(xiàn)有的辦公室檔案管理體系。辦公室檔案管理工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展存在緊密聯(lián)系，如果無(wú)法確保其有效落實(shí)，就會(huì)導(dǎo)致整體的管理質(zhì)量大打折扣。關(guān)注文化建設(shè)和制度改革，需要分析新時(shí)代背景下檔案管理工作的思路及方向，需要不斷促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新以及改革。在辦公室檔案管理工作比較復(fù)雜的局面下，需要以管理體系的構(gòu)建為基礎(chǔ)，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調(diào)整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用。全面創(chuàng)新思想理念，全面提升工作效率，構(gòu)建完善的檔案管理體系，規(guī)范檔案收集，推進(jìn)檔案管理信息化。管理層需要以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，將更多的現(xiàn)代化管理技術(shù)融入其中，以計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為基礎(chǔ)，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)踐要求以及所存在的各種不足進(jìn)行多方面考量。針對(duì)檔案資料搜集和保存的現(xiàn)實(shí)條件，加強(qiáng)對(duì)檔案種類的有效歸納、整理，確保各種精細(xì)化管理策略的有效利用，全面提升檔案管理信息化水平。

四、結(jié)語(yǔ)

提升辦公室檔案管理質(zhì)量非常有必要，單位需要意識(shí)到其重要價(jià)值，全面創(chuàng)新思想理念，積極提升工作質(zhì)量和效率。辦公室檔案管理工作比較復(fù)雜，需要運(yùn)用全局觀為單位的穩(wěn)定運(yùn)作打下扎實(shí)基礎(chǔ)，真正實(shí)現(xiàn)單位綜合實(shí)力的穩(wěn)定提升。運(yùn)用系統(tǒng)觀構(gòu)建全新管理系統(tǒng)，針對(duì)不同內(nèi)部管理工作的分析及研究，盡量避免互相隔絕和孤立靜止，積極踐行與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，深入分析檔案管理工作的具體要求，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。全面調(diào)整工作思想及方向，保障辦公室檔案管理資源的合理配置及利用，對(duì)單位的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展有重要影響。加強(qiáng)不同管理環(huán)境之間的聯(lián)系互動(dòng)，著眼于時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，在全面調(diào)整以及優(yōu)化升級(jí)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步推進(jìn)。

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（作者單位：1.山東省濰坊市婦幼保健院;2.濰坊職業(yè)學(xué)院）