數(shù)字校園平臺下的高校辦公OA系統(tǒng)研究與應(yīng)用*

陳鋒

（遼寧醫(yī)學(xué)院現(xiàn)代教育技術(shù)中心，遼寧錦州121001）

數(shù)字校園平臺下的高校辦公OA系統(tǒng)研究與應(yīng)用*

陳鋒

（遼寧醫(yī)學(xué)院現(xiàn)代教育技術(shù)中心，遼寧錦州121001）

本文首先介紹了OA辦公自動化信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程，并對高校的數(shù)字化校園項目建設(shè)與高校OA辦公自動化信息系統(tǒng)的關(guān)系作了詳細(xì)分析與論述；其次針對當(dāng)前高校數(shù)字化辦公的特點進行了詳細(xì)闡述；再次，就高校數(shù)字辦公OA信息系統(tǒng)的體系架構(gòu)進行了剖析與講解；最后，對高校OA數(shù)字辦公信息系統(tǒng)的發(fā)展方向進行了技術(shù)展望。

數(shù)字化校園；OA辦公；辦公協(xié)同；體系架構(gòu)

數(shù)字校園時代，高校數(shù)字OA系統(tǒng)能夠加速學(xué)校整體信息化進程，能夠最大限度利用計算機和現(xiàn)代通訊手段面向?qū)W校服務(wù)，并建立學(xué)校內(nèi)部信息交流的快速通道，通過對各辦公要素的網(wǎng)絡(luò)整合，能夠?qū)崿F(xiàn)工作流、信息流和知識流的綜合管理與應(yīng)用，以達(dá)到共享信息資源、強化部門業(yè)務(wù)管理的目的。高校數(shù)字辦公OA系統(tǒng)通過加強各業(yè)務(wù)部門之間的交流，實現(xiàn)組織信息的快速上傳下達(dá)，促進了部門間的協(xié)同辦公，提高學(xué)校的整體辦公效率，并為學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員提供輔助辦公和決策服務(wù)。因此，可以說數(shù)字OA辦公系統(tǒng)是高校數(shù)字化建設(shè)過程核心應(yīng)用的骨干業(yè)務(wù)系統(tǒng)，意義非凡。

一、OA信息技術(shù)發(fā)展歷程

OA辦公信息系統(tǒng)早期主要以群件為技術(shù)基礎(chǔ)，其代表產(chǎn)品主要以IBM的Domino（即Lotus Notes）和微軟的Exchange為主。OA辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能由簡單收發(fā)文件、信息共享發(fā)展到工作流、任務(wù)流等OA辦公信息服務(wù)。由于早期軟件開源項目尚未普及，以Lotus. Notes或微軟的Exchange群件技術(shù)為基礎(chǔ)的OA自動化辦公系統(tǒng)一度成為業(yè)界主流方案。隨著企事業(yè)單位對OA辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求的不斷提出，采用群件技術(shù)OA產(chǎn)品的技術(shù)瓶頸開始顯現(xiàn)，其具體表現(xiàn)有OA系統(tǒng)無法充分利用數(shù)據(jù)、協(xié)同辦公性能差、系統(tǒng)靈活性受限、二次開發(fā)成本過高等。隨著計算機開源項目的蓬勃發(fā)展以及計算機應(yīng)用系統(tǒng)體系架構(gòu)的不斷優(yōu)化，出現(xiàn)了一大批以J2EE（Java）或微軟.Net為技術(shù)平臺、采用B/S多層體系架構(gòu)的OA辦公應(yīng)用系統(tǒng)，這個階段的OA辦公系統(tǒng)有標(biāo)準(zhǔn)后臺數(shù)據(jù)庫，有開放接口和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能夠很好地與其他系統(tǒng)融合，且系統(tǒng)自身具有很強功能擴展性和兼容性，這個時期的OA辦公系統(tǒng)不再單純依附于某個服務(wù)器組件定制開發(fā)，OA辦公系統(tǒng)由過去簡單協(xié)同辦公服務(wù)逐步演化為集綜合行政辦公、復(fù)雜工作流定義、個人事務(wù)管理等多項工作任務(wù)于一體的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)。隨著無線互聯(lián)網(wǎng)的普及以及大數(shù)據(jù)、云技術(shù)應(yīng)用時代的到來，用戶對數(shù)字化辦公需求又有了新的變化——智慧辦公、移動辦公以及數(shù)據(jù)挖掘與決策分析已經(jīng)成為時下主流辦公OA系統(tǒng)的新特征。這個階段的OA辦公系統(tǒng)通過依托信息平臺的技術(shù)支撐和數(shù)據(jù)環(huán)境，為用戶提供實用、輕巧、便捷的個性化辦公解決方案，并為用戶提供更加人性化的信息服務(wù)。

二、高校數(shù)字化辦公特點

1.高校的數(shù)字辦公任務(wù)繁重、業(yè)務(wù)復(fù)雜

首先，高校根據(jù)其高等教育辦學(xué)特點、辦學(xué)需要會進行一些機構(gòu)的拆分合并和相應(yīng)的人事變動，而頻繁的機構(gòu)變動和人事調(diào)配會給OA辦公自動化系統(tǒng)帶來數(shù)據(jù)同步不及時、信息同步不完整等問題；其次，由于高校教學(xué)和科研活動區(qū)別于一般行政辦公工作，學(xué)校各個二級單位根據(jù)自身部門的特點都會出臺相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理辦法和工作流程，如何將不同院系的業(yè)務(wù)流程整合到統(tǒng)一的OA辦公系統(tǒng)之中，也是一個較為復(fù)雜棘手的技術(shù)難題；再次，高校的OA辦公系統(tǒng)并不限于一般意義上的行政辦公，還要與諸如教務(wù)、科研、圖書管理、資產(chǎn)管理等多個業(yè)務(wù)骨干信息系統(tǒng)進行對接，才能夠從真正意義上提升學(xué)校的辦公效能。而這就要求OA辦公系統(tǒng)需要與其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)具有較高的數(shù)據(jù)交換性能和辦公協(xié)同能力。

2.信息互動性強

高校OA辦公系統(tǒng)用戶并不局限于學(xué)校管理人員，還包括廣大一線教師和在校學(xué)生。因此高校OA辦公系統(tǒng)應(yīng)具備較好的信息互動性能，即師生可以通過IM網(wǎng)絡(luò)實時通訊軟件在線交流和溝通；同時，重要通知、公告也可通過短信平臺進行推送；隨著平板電腦和智能手機的普及，高校辦公OA系統(tǒng)還應(yīng)實現(xiàn)在數(shù)字終端設(shè)備進行信息推送，以滿足無線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下師生移動辦公、便捷辦公的工作需求。

3.信息安全等級要求高

高校的數(shù)字辦公除了收發(fā)文和簽發(fā)審批之外，在自動化辦公環(huán)境中還會處理一些涉密性強的數(shù)據(jù)，如高校的試題庫、招生信息、財務(wù)信息以及大量人事和學(xué)籍管理信息，這些涉密信息如不加以嚴(yán)格防范，極有可能會被不法分子所竊取和利用，因此，高校數(shù)字OA系統(tǒng)要符合用戶對信息安全管理的要求，要具備可靠完備的安全保障體系，對非法入侵、非法攻擊和網(wǎng)絡(luò)計算機病毒應(yīng)具有很強的防范能力，并能確保系統(tǒng)具有嚴(yán)格的身份認(rèn)證功能，相應(yīng)的技術(shù)手段能夠?qū)?shù)據(jù)安全和操作安全加以保護。

4.個性化信息服務(wù)完善

高校OA辦公系統(tǒng)除了具備成熟完善的公共電子辦公環(huán)境外，還應(yīng)具備完善的個性化信息服務(wù)，如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)博客、論壇、通訊錄、網(wǎng)絡(luò)硬盤等。用戶在使用公共政務(wù)辦公的同時，可通過自己專有的個人辦公環(huán)境處理隨身文檔和其他私人信息，這樣通過公共辦公與個性化信息服務(wù)可以打造一個良好的OA辦公生態(tài)圈，以便更好地黏住用戶。

三、數(shù)字化校園基礎(chǔ)平臺對OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

高校的數(shù)字化校園項目主要包括三大信息平臺的建設(shè)，即身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)中心及信息門戶平臺建設(shè)。高校數(shù)字化校園系統(tǒng)下的三大信息平臺為開展網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和信息服務(wù)奠定了堅實技術(shù)基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)環(huán)境。基于數(shù)字化校園平臺技術(shù)的OA辦公系統(tǒng)無論從信息服務(wù)的廣度、深度還是在與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成上都與傳統(tǒng)意義上的OA辦公系統(tǒng)有著本質(zhì)區(qū)別。這主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

（1）傳統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)的人員和部門機構(gòu)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要管理員重新建立或從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入，當(dāng)學(xué)校人員或機構(gòu)發(fā)生變化時，需要系統(tǒng)管理員人工維護，費時費力，且信息維護的準(zhǔn)確性、及時性大打折扣。而數(shù)字化校園下的身份認(rèn)證平臺能夠為學(xué)校提供完整規(guī)范的用戶及部門機構(gòu)代碼數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，辦公OA系統(tǒng)通過中間件接口技術(shù)可以訪問身份認(rèn)證平臺下的人事和部門機構(gòu)基礎(chǔ)信息，確保了用戶身份信息的時效性、準(zhǔn)確性與唯一性。

（2）數(shù)字辦公OA協(xié)同系統(tǒng)可以通過數(shù)字化校園的信息共享平臺，利用中間件技術(shù)將學(xué)校的人事、科研、教務(wù)、資產(chǎn)管理等骨干業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫整合起來，實現(xiàn)了學(xué)校業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)深度融合，OA辦公協(xié)同系統(tǒng)將學(xué)校的財務(wù)、教務(wù)、科研等常規(guī)業(yè)務(wù)申請審批手續(xù)，以若干個工作流的形式固化下來，并交由OA系統(tǒng)部署實施，工作流通過中間件技術(shù)，將最終審批表單自動回傳到業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的無縫數(shù)據(jù)交換，避免其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重復(fù)錄入，提升了工作效率和效能。

（3）數(shù)字化校園下的信息門戶可為辦公OA系統(tǒng)的信息服務(wù)提供強有力的技術(shù)支撐。信息門戶中的電子郵件、論壇、博客、網(wǎng)絡(luò)硬盤等通用性強的應(yīng)用組件皆可接駁到OA辦公系統(tǒng)之中，以此完善擴充OA辦公系統(tǒng)的個性化信息服務(wù)。依托數(shù)字化校園已有的技術(shù)支撐和數(shù)據(jù)環(huán)境開發(fā)和部署高校的數(shù)字化OA辦公系統(tǒng)可大幅降低開發(fā)成本，同時，又規(guī)避了不必要的重復(fù)性建設(shè)，保護了前期已有的信息化投資。

四、高校數(shù)字OA辦公系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)

高校數(shù)字OA辦公系統(tǒng)通過多層體系架構(gòu)的科學(xué)構(gòu)建，可最大限度利用高校數(shù)字化校園已有技術(shù)基礎(chǔ)，充分利用高校數(shù)字化校園數(shù)據(jù)環(huán)境，將OA辦公系統(tǒng)無縫接入到整個高校數(shù)字化校園的體系建設(shè)之中，從而實現(xiàn)系統(tǒng)與校內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)更深層次融合。高校的OA辦公體系架構(gòu)可以劃分為應(yīng)用表現(xiàn)層、功能邏輯層、通用組件層以及技術(shù)平臺與數(shù)據(jù)層，如圖1所示。其中應(yīng)用表現(xiàn)層主要為高校用戶提供多媒介的信息展現(xiàn)與人機交互功能；邏輯功能層主要為辦公OA的各個子系統(tǒng)、子模塊，該層主要負(fù)責(zé)處理OA的業(yè)務(wù)功能；通用組件層主要用來處理邏輯功能層提交的各種OA辦公任務(wù)，以及與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換。而最下層的技術(shù)平臺及數(shù)據(jù)層是為OA辦公系統(tǒng)提供技術(shù)平臺支撐及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)環(huán)境。

圖1　校園數(shù)字OA辦公系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

五、高校數(shù)字OA辦公系統(tǒng)技術(shù)展望

隨著教育信息化水平的提升，尤其是高校數(shù)字校園、智慧校園建設(shè)的逐漸深入，未來將會有更多新技術(shù)融入到高校數(shù)字辦公OA系統(tǒng)中，如HTML5通用標(biāo)記語言規(guī)范的應(yīng)用以及未來WIN10操作系統(tǒng)的普及，會將PC、PAD、手機的操作界面融為一體，將會給高校OA辦公用戶帶來輕量化、快捷便攜的數(shù)字辦公應(yīng)用體驗；云計算云存儲的應(yīng)用，能夠幫助院校節(jié)省大量的計算和存儲資源，更有利于數(shù)字OA辦公系統(tǒng)的部署實施以及日后的功能擴展；而大數(shù)據(jù)計算則能更好地幫助學(xué)校利用海量的OA辦公信息資源進行數(shù)據(jù)挖掘與輔助決策。

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［2］陳曦.高校OA文檔管理與公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［D］.電子科技大學(xué)，2013.

［3］張秋松.校園OA辦公協(xié)同系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)［D］.電子科技大學(xué)，2013.

［4］張秀山.e-OA辦公自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［D］.北京郵電大學(xué)，2006.

［5］孫杰.OA系統(tǒng)在校園網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用及其重要性［J］.數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2011（9）：227.

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（編輯：王天鵬）

TP315

A

1673-8454（2016）01-0068-03

2013年遼寧省教育廳科學(xué)研究一般項目，項目編號L2013535。