財(cái)務(wù)“日記賬”管理模式探究

張連懷++胡慶彬++徐金莉

摘要：日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，旨在核算和監(jiān)督某一類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況。本文將日記賬的概念引申到企業(yè)成本管理領(lǐng)域，從企業(yè)成本管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析企業(yè)構(gòu)建日記賬式管理模式的必要性，提出了日清月結(jié)成本管理的體系框架、工作流程、具體措施及實(shí)踐效果。

關(guān)鍵詞：“日記賬” 管理模式

作為企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理的一項(xiàng)重要管理工具，財(cái)務(wù)日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，是以工作表單為載體，借助日清月結(jié)操作平臺(tái)，將企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)作為表單的執(zhí)行內(nèi)容，按時(shí)間順序清晰地反映在日清月結(jié)系統(tǒng)記錄中，用來核算和監(jiān)督某一類經(jīng)營項(xiàng)目或采購、生產(chǎn)、銷售等全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況。如同管理企業(yè)現(xiàn)金、銀行存款日記賬等“流水賬”一樣，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)物料、資產(chǎn)、技術(shù)、成本費(fèi)用、銷售等全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的管理，及時(shí)準(zhǔn)確地反映企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，防止因管理粗放出現(xiàn)跑冒滴漏。

日記賬格式一般包括日期欄、摘要欄（簡(jiǎn)要說明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，文字簡(jiǎn)潔，能概括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全貌）、金額欄等。金額欄細(xì)分為收入、支出、結(jié)余三欄：根據(jù)“上日余額+本日收入-本日支出=本日余額”的公式，每日應(yīng)分別計(jì)算收入和支出的合計(jì)數(shù)，結(jié)出余額并與實(shí)存數(shù)進(jìn)行核對(duì)（即賬實(shí)核對(duì)），以檢查每日經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)收付是否有誤，即通常所說的“日清”。月終同樣要計(jì)算收支合計(jì)數(shù)，結(jié)出余額，并與實(shí)際盤點(diǎn)、總賬、報(bào)表核對(duì)（即賬實(shí)、賬賬、賬表核對(duì)），通常稱為“月結(jié)”。因此“日清月結(jié)”是會(huì)計(jì)“日記賬”的通俗說法，是包含企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售等全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬目表。

下面，筆者結(jié)合石油鉆井工程技術(shù)服務(wù)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)，闡釋財(cái)務(wù)日記賬管理的目的、流程及在實(shí)際工作中的運(yùn)用。

一、財(cái)務(wù)日記賬管理的必要性

企業(yè)是以盈利為目的的經(jīng)濟(jì)組織，盈利的實(shí)現(xiàn)是以良好的財(cái)務(wù)狀況為基礎(chǔ)的。企業(yè)管理的中心是財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)是成本管理，企業(yè)只有抓好了成本管理，才能體現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的有效性、嚴(yán)密性和科學(xué)性，也才能真正實(shí)現(xiàn)投資者利益最大化的目的，而財(cái)務(wù)日記賬管理正是企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本管理精細(xì)化和精準(zhǔn)化的一項(xiàng)具有基礎(chǔ)性和支撐性的重要工作。

（一）能夠?yàn)闀?huì)計(jì)一級(jí)核算提供真實(shí)可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

會(huì)計(jì)一級(jí)核算包括數(shù)據(jù)一體化、標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)化、交易流程化、控制實(shí)時(shí)化、報(bào)告自動(dòng)化、監(jiān)督前移化、內(nèi)控程序化、系統(tǒng)集成化八個(gè)方面。日記賬管理工具是基于基層隊(duì)每日發(fā)生的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，序時(shí)逐筆登記的，能夠?yàn)闀?huì)計(jì)一級(jí)核算提供翔實(shí)可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）能夠促使管理者和基層員工更加重視成本控制

日記賬管理工具是依據(jù)科學(xué)合理、切合實(shí)際的單井成本預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則，做出單井成本預(yù)算，由基層隊(duì)在鉆井施工過程中執(zhí)行，并將單井成本實(shí)際發(fā)生額與單井成本預(yù)算定額進(jìn)行比較、分析、考核與評(píng)價(jià)，重點(diǎn)突出過程控制。

（三）能夠促使管理者和全體員工樹立成本效益觀念

從現(xiàn)代成本管理的角度看，成本的降低是有條件和限度的，成本不可能無限壓縮，在某種情況下無限度的控制成本費(fèi)用可能會(huì)影響鉆井質(zhì)量，導(dǎo)致整個(gè)公司效益下降。利用日記賬管理工具，全面系統(tǒng)逐日逐筆登記基層隊(duì)實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，并實(shí)時(shí)與單井成本預(yù)算定額做對(duì)比，找出成本升降原因，制定改進(jìn)措施，不是單純的依靠成本的節(jié)約來獲取效益。

（四）有助于業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)和激勵(lì)員工

日記賬管理工具可以實(shí)時(shí)結(jié)出單井成本預(yù)算定額與單井成本實(shí)際發(fā)生數(shù)的差額，反映了基層隊(duì)業(yè)績(jī)水平，員工可以隨時(shí)查看，分析結(jié)超原因，制定應(yīng)對(duì)措施?？陀^公正的考核評(píng)價(jià)能夠?qū)?lì)員工節(jié)支創(chuàng)效發(fā)揮重要作用。

（五）有助于抑制經(jīng)營舞弊行為的發(fā)生

舞弊是指企業(yè)董事、監(jiān)事、經(jīng)理、其他高級(jí)管理人員、員工或第三方使用欺騙手段獲取不當(dāng)或非法利益的故意行為。由于財(cái)務(wù)日記賬系統(tǒng)是按日逐筆登記錄入的，具有層層把關(guān)審批、不可隨意更改及可追溯查詢的特點(diǎn)，大大降低了造假的機(jī)會(huì)，堵塞了漏洞。

二、財(cái)務(wù)日記賬管理的工作流程及職責(zé)分工

日記賬式成本管理包含了市場(chǎng)、生產(chǎn)、工程、財(cái)務(wù)、物資、設(shè)備、人力資源、質(zhì)量、基層隊(duì)、信息等多方面的管理，匯集了各職能部室的技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)，有利于構(gòu)建全員、全方位的單井預(yù)算管理及成本控制體系。

（1）在技術(shù)層面上，由公司開發(fā)“日清月結(jié)”系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)單井基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面性、及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可追溯性及信息共享，為完善單井成本預(yù)算定額、單井成本控制、分析、考核與評(píng)價(jià)等提供完整詳實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?！叭涨逶陆Y(jié)系統(tǒng)”指利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立的成本日清月結(jié)的軟件程序。“日清”指公司生產(chǎn)經(jīng)營中所有費(fèi)用發(fā)生的當(dāng)天進(jìn)行確認(rèn)，并錄入“日清月結(jié)”系統(tǒng)，形成當(dāng)天的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)日?qǐng)?bào)，單井、單車、單項(xiàng)工程以及兩級(jí)機(jī)關(guān)制造費(fèi)用明細(xì)一目了然?！霸陆Y(jié)”是指月度終了，對(duì)每天錄入確認(rèn)的費(fèi)用明細(xì)按照完成井、服務(wù)商、費(fèi)用項(xiàng)目、預(yù)計(jì)金額進(jìn)行匯總，并在公司的月度計(jì)劃執(zhí)行會(huì)上逐項(xiàng)審核、確認(rèn)，形成公司的月度資金計(jì)劃。

（2）在組織層面上，建立“公司—基層隊(duì)”兩級(jí)單井成本日記賬管理體系。各職能部室將本部室對(duì)基層隊(duì)的管理制度及要求設(shè)置為電子表格，財(cái)務(wù)部將各類表格歸類整理，刪除重復(fù)項(xiàng)，制定基層隊(duì)通用表格并下發(fā)，基層隊(duì)成本員登記日記賬，上傳數(shù)據(jù)圖片到日清月結(jié)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各職能部室對(duì)基層隊(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)督與共享。信息資源保障部負(fù)責(zé)考核系統(tǒng)、日清月結(jié)系統(tǒng)、單兵系統(tǒng)等操作系統(tǒng)的開發(fā)、日常維護(hù)與升級(jí)管理；財(cái)務(wù)資產(chǎn)保障部作為成本控制的總賬管理部門，負(fù)責(zé)各職能部門表單及系統(tǒng)模塊的歸集、整理、錄入與監(jiān)管；各職能部門對(duì)本部門所管轄的基層隊(duì)業(yè)務(wù)及本部室發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行歸集、整理、錄入與監(jiān)管（如物資裝備保障部負(fù)責(zé)物料、設(shè)備檢維修等費(fèi)用在日清月結(jié)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入的管控；人力資源保障部負(fù)責(zé)人工成本等費(fèi)用在日清月結(jié)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入的管控；市場(chǎng)經(jīng)營保障部負(fù)責(zé)固井、鉆井液、鉆具、鉆技服等專業(yè)化費(fèi)用在日清月結(jié)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入的管控；質(zhì)量安全環(huán)保部負(fù)責(zé)安全費(fèi)用、質(zhì)量費(fèi)用、健康費(fèi)用、生產(chǎn)協(xié)調(diào)費(fèi)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用在日清月結(jié)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入的管控）；基層隊(duì)負(fù)責(zé)按各職能部室下發(fā)的表單格式，對(duì)井隊(duì)每日發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)、收集、登記、錄入、傳遞。各層級(jí)負(fù)責(zé)本級(jí)次的日清月結(jié)工作，并做到賬實(shí)、賬證、賬表、賬賬數(shù)據(jù)一致。

三、日記賬管理工具在成本管控中的具體運(yùn)用

鉆探行業(yè)是高投入、高產(chǎn)出的行業(yè)，隊(duì)伍戰(zhàn)線長(zhǎng)、資產(chǎn)規(guī)模大、生產(chǎn)環(huán)節(jié)多，資金運(yùn)作大，經(jīng)營管理者很難準(zhǔn)確掌握當(dāng)期生產(chǎn)經(jīng)營成果，給日常經(jīng)營管理決策帶來諸多困難。為解決上述管理難題，公司以單隊(duì)、單項(xiàng)業(yè)務(wù)為基本用戶單位，以單井、單車為成本歸集單元，著手設(shè)計(jì)開發(fā)了“日清月結(jié)”系統(tǒng)管理軟件，包括單井模塊、單車模塊、單隊(duì)及單項(xiàng)業(yè)務(wù)四個(gè)模塊，通過在每個(gè)模塊中運(yùn)用日記賬管理工具，來實(shí)現(xiàn)成本“日清月結(jié)”的功能。

（一）在物資成本管控上

筆者所在公司每年物資消耗占總支出35%左右，是成本管理的重點(diǎn)。

1.通過“管、辦、用”分離，實(shí)現(xiàn)全過程管控

一是系統(tǒng)完成計(jì)劃提報(bào)：取消基層隊(duì)手工領(lǐng)料單，由基層隊(duì)在系統(tǒng)中提報(bào)領(lǐng)料申請(qǐng)。二是統(tǒng)一配送生產(chǎn)物資：公司專門成立物資保障隊(duì)，作為物資辦理部門，集中配送井隊(duì)物資。三是現(xiàn)場(chǎng)雙方完成確認(rèn)：領(lǐng)料申請(qǐng)審批通過后，由物資保障隊(duì)按照區(qū)域派專人將相關(guān)單據(jù)隨同物資配送上井，由井隊(duì)和物資保障隊(duì)雙方共同簽字確認(rèn)。四是系統(tǒng)確認(rèn)是否異常：物資保障隊(duì)、基層隊(duì)各自在系統(tǒng)中錄入到井物資數(shù)量，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)，數(shù)據(jù)一致后自動(dòng)轉(zhuǎn)為基層隊(duì)庫存。否則，需要公司物管部門核實(shí)后才能形成庫存，實(shí)現(xiàn)了基層隊(duì)和物資保障隊(duì)互相監(jiān)督，防止物資在送井場(chǎng)過程中流失，降低風(fēng)險(xiǎn)。五是出庫計(jì)入當(dāng)天成本：基層隊(duì)根據(jù)口井施工實(shí)際消耗情況，進(jìn)行出庫操作。當(dāng)天成本當(dāng)天進(jìn)入核算體系中。實(shí)現(xiàn)了公司口井物資消耗當(dāng)天關(guān)閉，做到了源頭錄入數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。

2.通過定額審批，實(shí)現(xiàn)異常預(yù)警

在系統(tǒng)中，根據(jù)不同區(qū)塊、井型、井深、施工周期等歷史數(shù)據(jù)，確定了單井鉆頭數(shù)量、金額，大宗材料費(fèi)用及油料等各項(xiàng)材料定額標(biāo)準(zhǔn)。基層隊(duì)根據(jù)生產(chǎn)情況提報(bào)需求計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別是否超出定額。在定額范圍之內(nèi)，基層隊(duì)可利用系統(tǒng)，提報(bào)物資需求計(jì)劃，進(jìn)入領(lǐng)料程序。超出定額部分，系統(tǒng)無法直接提報(bào)，需要打開特料審批窗口，經(jīng)機(jī)關(guān)物資管理部門核準(zhǔn)后，由基層隊(duì)提報(bào)特殊用料申請(qǐng)。同時(shí)，日記賬管理工具通過對(duì)基層隊(duì)施工過程的寫實(shí)，有利于發(fā)現(xiàn)單井成本預(yù)算定額是否科學(xué)實(shí)用，能夠?yàn)閮?yōu)化調(diào)整單井成本預(yù)算定額尤其是復(fù)雜結(jié)構(gòu)井與特殊工藝井的成本預(yù)算定額提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

（二）在外付費(fèi)用管控上

包括外部修理費(fèi)、外雇運(yùn)費(fèi)、鉆前工程、技術(shù)外協(xié)等對(duì)外支付費(fèi)用，由于費(fèi)用項(xiàng)目多，易產(chǎn)生利益輸送，是成本管理的難點(diǎn)。重點(diǎn)要把握好以下四個(gè)環(huán)節(jié)。

1.現(xiàn)場(chǎng)嚴(yán)格簽認(rèn)

基層隊(duì)對(duì)日常發(fā)生的外付費(fèi)用，通過工作量確認(rèn)單經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)三人確認(rèn)后簽字背書（見圖）。

2.精準(zhǔn)錄入系統(tǒng)

系統(tǒng)錄入責(zé)任人對(duì)單井、單車、單項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用支出，按照菜單簽認(rèn)的井號(hào)（車號(hào)）、費(fèi)用項(xiàng)目、數(shù)量、金額等信息當(dāng)天錄入系統(tǒng)，同時(shí)掃描上傳簽認(rèn)單附件。

3.抓好過程監(jiān)控

職能部門對(duì)分管費(fèi)用過程監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常，采取措施，堵塞漏洞。對(duì)于核實(shí)無誤的費(fèi)用上傳到公司財(cái)務(wù)部門，完成單井、單車成本考核。

4.月末確認(rèn)結(jié)果

月底召開外付款確認(rèn)會(huì)，對(duì)當(dāng)月發(fā)生的外付費(fèi)用，按照基層隊(duì)簽認(rèn)的原始單據(jù)進(jìn)行確認(rèn)核實(shí)，下達(dá)確認(rèn)會(huì)紀(jì)要，作為當(dāng)月結(jié)算的依據(jù)。同時(shí)對(duì)完成井實(shí)行月度關(guān)閉。

（三）在專業(yè)化公司及固定費(fèi)用管控上

專業(yè)化公司包括為鉆井提供專業(yè)技術(shù)服務(wù)的鉆井液公司、固井公司、鉆具公司等。將各專業(yè)化公司費(fèi)用定額和計(jì)算規(guī)則導(dǎo)入系統(tǒng)，井隊(duì)錄入工作量后，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算各項(xiàng)費(fèi)用金額。各基層隊(duì)人工費(fèi)用、資產(chǎn)折舊及攤銷金額確定后，系統(tǒng)根據(jù)單井施工周期自動(dòng)計(jì)算分配到單井。公司根據(jù)各隊(duì)所占資產(chǎn)、人力資源情況測(cè)算下達(dá)單隊(duì)收入、利潤(rùn)指標(biāo)。

四、總結(jié)

日記賬管理工具是對(duì)企業(yè)每日發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行“流水賬”式確認(rèn)、記錄、計(jì)量、報(bào)告，并通過數(shù)據(jù)的分析、考核與評(píng)價(jià)，有效發(fā)揮了財(cái)務(wù)管理事前決策控制和事中監(jiān)督控制的功能，而不受物料、修理費(fèi)、工程款等因種種原因延遲結(jié)算的影響。通過以“日清月結(jié)”管理系統(tǒng)為平臺(tái)運(yùn)用日記賬管理工具，公司主要變動(dòng)成本項(xiàng)目同比均大幅下降。其中柴油消耗同比減少3300萬元，下降25.8%；一般材料同比減少1400萬元，下降13.4%；載車配件同比減少3900萬元，下降57.9%?？鄢ぷ髁恳蛩兀瑖鴥?nèi)市場(chǎng)鉆井進(jìn)尺每米材料單耗由去年613元下降至560元，直接管理創(chuàng)效5000萬元以上。

（作者單位：長(zhǎng)城鉆探鉆井三公司財(cái)務(wù)科）