推進事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的策略分析

趙梅

摘 要： 伴隨我國社會、經濟、政治國力不斷加速發(fā)展，為了適應新的形勢，事業(yè)單位對于簡化機構系統(tǒng)、精簡行政體制與細化人事管理等工作，進行了一系列深入改革，改革工作取得了良好的效果，但同時這也給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的問題與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案收集、歸檔、流向等管理辦法，已經不能適應日益復雜的工作形勢。本文從傳統(tǒng)行政事業(yè)單位檔案管理的問題入手，列舉了當前我國事業(yè)單位檔案工作中的不足之處，分析了問題出現的原因，并提出一些應對建議，希望為事業(yè)單位檔案管理工作提供新的思路與視野，從而實現策略創(chuàng)新與進步。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；策略創(chuàng)新

近年來，事業(yè)單位各方面的制度改革都在如火如荼地進行中，并取得了顯著成效，事業(yè)單位通過新的制度改革獲得了新的發(fā)展。檔案管理是極為重要的基礎性工作，它在事業(yè)單位工作的運轉、改進、調整中發(fā)揮著巨大作用。一定要高度重視事業(yè)單位檔案管理工作，積極進行策略創(chuàng)新，確保檔案管理制度能夠更好地為新形勢下的事業(yè)單位發(fā)展建設發(fā)揮應有的作用。

一、事業(yè)單位檔案建設管理工作的基本原則

（一）重視規(guī)范，不失靈活

事業(yè)單位檔案管理工作要保證規(guī)范化、正規(guī)化，要嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和制度要求。但這不是說要所有事業(yè)單位的檔案管理都要完全一樣，工作中千篇一律是不可取的，各行政事業(yè)單位要根據各自實際情況，結合檔案部門長期工作經驗，建立起一套內容完善、結構嚴謹、又能靈活應對各種實際情況的檔案管理制度。

（二）嚴守職責，維護權益

檔案管理工作人員要嚴格落實規(guī)章制度，認真工作，嚴守職責，但相對的，事業(yè)單位也要認真維護相關工作人員的合法權益，這樣才能激發(fā)工作人員的工作熱情，否則不利于整個事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）制定時要嚴謹，執(zhí)行時要嚴格

制定制度時，要綜合多方面的情況來進行考慮，要統(tǒng)籌考慮法律法規(guī)、行業(yè)標準、硬件水平、單位工作情況、部門自身特點等各方面條件，不斷思考、探索，制定出科學合理的系統(tǒng)化檔案管理規(guī)章制度。然而，檢驗其是否符合實際工作要求，是否能推動單位工作發(fā)展，最重要的指標還是實踐中的執(zhí)行效果。各事業(yè)單位要重點關注實際工作中各項制度的落實情況與執(zhí)行效果，以理論為基礎，結合實踐，不斷改進規(guī)章制度。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作中的不足之處

（一）對檔案管理工作不夠重視

有些單位沒有很好地學習國家《檔案法》等有關條文法規(guī)，并沒能深刻認識到檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案工作對于國家發(fā)展有著重要意義，并由此導致事業(yè)單位對檔案管理工作沒有投入足夠重視，相關規(guī)章制度落實不到位，監(jiān)督管理不嚴，工作問題得不到及時解決，檔案管理工作漏洞百出。

（二）檔案管理的基礎工作規(guī)范落實不到位

檔案管理的基礎工作較為繁雜，許多事業(yè)單位未能嚴格精準地處理好基礎工作。如有的單位雖然有著一套檔案管理制度，但是或由于重視不夠，或由于能力不足，沒有領導負責執(zhí)行督促；有些檔案整理羅列混亂，卷組分類不規(guī)范，不符合專業(yè)標準；還有個別單位，以非常輕率而不嚴謹的態(tài)度對待老檔案，在未開展檔案鑒定工作的情況下，不遵守法定程序，就擅自銷毀保存的文件材料等。

（三）檔案室的硬件設施比較落后

對檔案管理工作的不重視，直接導致資金投入不足。許多事業(yè)單位未能提供現代化高科技的硬件設備給檔案部門使用，檔案室設施陳舊落后，許多檔案室通風設備簡陋，空氣濕度大而污濁，防盜措施薄弱，甚至有些單位還在檔案室附近堆放易燃雜物；許多事業(yè)單位的辦公室也未能配備現代化電子信息設備，很多工作人員不會使用電腦來管理工作，還在用老式手段整理檔案。

（四）檔案管理人員平均能力素質不高

有些事業(yè)單位不重視檔案部門的人員培訓，甚至有些單位將調職到檔案部門看做人事懲罰的一種貶謫，檔案部門人員變動十分頻繁，大家也視檔案部門為“冷門部門”，檔案部門的工作人員缺乏熱情，也不專心與提高自身專業(yè)素質，導致檔案管理部門員工整體素質低下，缺乏專業(yè)能手。

（五）檔案資源的開發(fā)利用不到位

許多事業(yè)單位認為，只要檔案分類明確、羅列整齊、保存完好，不破損、不丟失，就算很好地完成了工作。檔案作為國家寶貴歷史文獻與文化財富，其價值還可以進行更深入的開發(fā)。

三、推進事業(yè)單位檔案管理策略創(chuàng)新的具體方法

（一）重視制定執(zhí)行檔案管理制度

1.要根據科學性、合理性、實效性的原則，指定檔案管理規(guī)章制度，同時要注意使制度符合本單位的檔案管理工作實際需要。

2.規(guī)章制度必須簡明易懂，要具備良好的泛用性、實用性。簡潔易懂的制度才可以讓員工更好更準確地執(zhí)行。

3.堅持制度的神圣性與平等性。無論普通員工還是領導，都要保證嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，不能搞特殊，制度面前一視同仁。

4.賞罰分明。在規(guī)章制度執(zhí)行時，檔案部門又要保證制度嚴格執(zhí)行，又要發(fā)揮監(jiān)督管理職能，確保檔案管理的嚴肅性和重要性，，做到賞罰分明。

（二）強化管理措施，提高人事管理水平

各事業(yè)單位要積極進行思想宣傳工作，定期組織政治學習和理論學習，提高全單位各部門對檔案管理工作的重視。這既要求領導小組嚴格監(jiān)督，深入指導，全面支持，也要求檔案部門工作人員提高思想覺悟，積極自我檢討、自我學習，強化專業(yè)能力素質，強化工作責任感與自豪感。

（三）引入現代技術，完善信息化硬件軟件建設

全面引進現代科學設備技術，將先進的科學技術手段與檔案管理相結合，通過計算機技術提高辦公室工作效率與質量，通過真空設備和濕度檢測儀器等高科技設備，改善檔案室物理環(huán)境，延長檔案保存壽命。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要，各單位在實際工作中必須予以高度重視。嚴格制定規(guī)章制度，并在實踐中不斷檢驗制度，完善制度，完成檔案管理工作的全面創(chuàng)新發(fā)展，需要全單位全體人員共同不懈努力。

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