淺析檔案安全防護和應急管理

謝維煥

摘 ?要：作為社會重要的信息資源，檔案的安全管理工作一直是檔案管理工作中的重中之重，做好檔案的安全管理工作對檔案資源的存儲具有重要意義?，F(xiàn)階段我國的檔案尚未完全進入電子化管理時代，許多檔案仍舊以庫存的方式存在，因此，在檔案管理工作中需要經(jīng)常進行檢查管理，已確保及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。文章從存儲檔案的庫房入手，分析可能出現(xiàn)的檔案安全管理問題，并提出了相應的解決辦法，希望能夠為檔案安全管理和應急防護工作提供一些借鑒，僅供參考。

關鍵詞：檔案安全防護;檔案應急管理;檔案庫房

引言

檔案是國家重要的信息資源，檔案的管理與安全保護工作對檔案本身具有重要意義，在日常的生產(chǎn)生活中，檔案管理工作者應該注重檔案的管理與安全保護工作，經(jīng)常進行相應的安全檢查，尤其是在存放檔案的庫房內(nèi)部，應該設立相應的檔案安全管理制度和應急機制，確保檔案庫房的安全性和檔案保管環(huán)境的良好，這樣才有利于檔案的安全管理工作，可以確保檔案工作輔助我國的經(jīng)濟文化建設，下面將具體的闡述一些有利于檔案安全防護工作的具體措施。

1 人員進出庫制度

在進行檔案的安全管理工作時，一定要對檔案庫房的人員出入進行嚴格的管理。檔案庫房是檔案管理部門的重要工作部門，相關的管理人員應該根據(jù)本部門的具體情況制定一個合理的進出庫制度：嚴格限制非本部門的工作人員進入庫房;工作時間外遇緊急情況進入庫房要進行登記;不可在檔案庫房內(nèi)進行與檔案管理工作無關的事情，包括吸煙、吃飯;工作人員下班前應該對檔案庫房的門窗進行上鎖，確保其安全等等。檔案管理工作人員一定要嚴格執(zhí)行人員進出庫制度，已確保檔案的安全性。

2 庫房溫濕度控制

檔案庫房對溫度和濕度的要求比較高，因為溫度和濕度會影響檔案的質(zhì)量，縮短其使用壽命。檔案管理人員應該在檔案庫房內(nèi)設置一個檢測室內(nèi)溫度和濕度的設備，及時檢測庫房內(nèi)的溫度和濕度，看其是否符合要求。一般情況下，檔案庫房的溫度應該在十四到二十四度之間，而相對濕度應該保持在45%-60%之間。一旦發(fā)現(xiàn)溫度和濕度出現(xiàn)異常狀況，應該及時采取措施，使之恢復到正常狀況。檔案管理部門也可在大型庫房內(nèi)加裝一些恒溫、恒濕設備，確保檔案庫房的溫濕度一直處在合理范圍，以保障檔案的壽命。

3 庫房“八防”措施

在進行檔案庫房安全防護管理工作時，應首要從八個方面注意，這八個方面被稱為庫房“八防”措施，具體防護手段如下：

（1）防火措施。檔案庫房防火是重中之重，因為檔案大部分為紙質(zhì)，具有易燃性，火災隱患大。因此，檔案庫房一定要注重火災防護工作。經(jīng)常檢修庫房內(nèi)的電路，防止因電路老化等問題造成的火災的發(fā)生;安裝火災報警器和設立相關的火災預警制度;在庫房內(nèi)配備足夠的消防器材和滅火設備;檔案庫房內(nèi)實行禁煙制度;等等。

（2）防水措施。檔案庫房應該建立在干燥的環(huán)境下，盡量設置在辦公區(qū)的高層，遠離低地勢;庫房內(nèi)不設供水管道;檔案管理工作人員盡量不要在庫房內(nèi)喝水，以防損壞檔案。

（3）防潮措施。檔案庫房管理工作人員應該嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現(xiàn)象的出現(xiàn)，保障檔案庫房的通風性良好，經(jīng)常對庫房進行防潮處理，確保檔案庫房的干燥通風。

（4）防霉措施。檔案發(fā)霉現(xiàn)象在檔案庫房中經(jīng)常出現(xiàn)，其原因是在檔案庫房內(nèi)密集陰暗環(huán)境的影響下，微生物極易發(fā)生霉變。微生物的霉變與空氣的濕度、光照等因素有關。因此檔案庫房應從以下幾方面進行防霉：及時清理檔案庫房內(nèi)的各種垃圾和灰塵，保持檔案庫房的清潔和整潔;經(jīng)常對庫房進行通風，保障檔案庫房的干燥;對檔案庫房進行空氣凈化，保障檔案庫房內(nèi)空氣清新;進行一些防霉處理，例如在易發(fā)霉的角落內(nèi)放置一些防霉藥品等;確保檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度在合理的范圍內(nèi)。

（5）防蟲措施。在檔案庫房防蟲上應該從以下幾個方面入手：首先在檔案庫房的選址時，最好遠離潮濕陰暗的環(huán)境，遠離易產(chǎn)生蟲害的廚房、貨倉等地;其次，在進行檔案入庫前，要對庫房進行防蟲害預處理，在角落內(nèi)放置驅(qū)蟲藥物，做好預防措施;最后，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害現(xiàn)象，要及時處理，對受害的檔案也要進行處理，盡最大可能的減少損失。

（6）防光措施。光的直接照射對檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會導致紙質(zhì)變脆，壽命降低。檔案庫房應盡量建設在沒有窗戶的房屋內(nèi)，減少光照。如若，庫房內(nèi)設有小窗戶或通風窗戶，也應該安裝遮光板或者防紫外線直射窗簾，盡最大可能的減少光照。檔案工作人員在工作時也應該減少使用大光源，盡量減少光輻射。

（7）防塵措施?；覊m會對檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應該經(jīng)常對檔案進行清理，保持其清潔度;盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施;減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。

（8）防盜措施。檔案庫房應該安裝防盜報警系統(tǒng)，設立安全預警機制;檔案管理工作人員進出庫房要及時鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時上報，及時解決。

4 定期檢查、清點檔案

檔案人員在進行檔案管理工作時應該遵循相關工作制度和規(guī)范定期對庫房內(nèi)的檔案進行檢查和清點工作。尤其是在進行檔案遷移或更換庫房的工作時，一定要認真、細致地做好庫房的檢查、清點工作，確保庫房內(nèi)檔案無問題。在進行檢查、清點工作時要注意以下幾個方面：（1）檔案是否存在缺失、損壞、發(fā)霉、潮濕等現(xiàn)象;（2）庫房內(nèi)是否存在安全隱患;（3）檔案數(shù)量是否正確無誤，調(diào)出及借用的檔案是否手續(xù)齊全，是否有尚未歸還的檔案。

5 檔案應急管理

檔案的應急管理工作十分重要，檔案的應急管理是指在發(fā)生災害時，及時對檔案信息資源進行搶救，盡最大可能的減少災害損失。在檔案管理工作中，管理部門應該根據(jù)本部門的具體情況設立檔案應急管理方案，組織專人進行培訓和預演，加強檔案管理工作人員的危機處理能力。在檔案應急管理過程中，應該對珍貴的、重要的檔案進行備案和異地備份存儲，保障檔案的安全，發(fā)生災害時，優(yōu)先搶救;合理進行人力資源的優(yōu)化配置，根據(jù)險情，制定具體的搶救措施，上級領導部門設立專門的搶救小組，指揮搶救工作，協(xié)調(diào)各部門進行檔案的搶救;及時關注和轉(zhuǎn)移受到災害威脅的檔案，避免其受到災害侵蝕;與專業(yè)的搶險救災部門聯(lián)系，在他們的指導下進行救援工作;迅速找到危害庫房檔案的危險源，及時控制，防止災害進一步擴大;等等。

在災害發(fā)生過后，檔案管理工作人員應該及時清點損失，對受災的檔案進行處理，恢復檔案數(shù)據(jù)。對檔案庫房要進行修整或更換庫房，及時總結搶險救援工作，總結優(yōu)點，摒棄缺點，以確保更好的做好檔案應急管理工作。

6 結束語

作為國家重要的信息資源之一，檔案對國民經(jīng)濟的發(fā)展與社會的進步具有重大的推動作用，在日常的檔案管理工作中，一定要對檔案的安全防護工作加以重視，在日常的生產(chǎn)與生活中，相關的檔案行業(yè)工作者應該注重對檔案安全防護工作方式方法的研究，在工作中不斷總結，尋找最優(yōu)方法，以期能夠為檔案安全防護工作和應急管理提供更大的幫助。

參考文獻

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