新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化探討

劉杉杉

【摘要】新形勢(shì)下的檔案管理工作需要我們對(duì)其實(shí)行進(jìn)一步的規(guī)范化，很多人還不能真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要性，所以對(duì)它的重視程度也不夠高。當(dāng)前我國(guó)對(duì)于檔案工作的開展面臨著一些困難和挑戰(zhàn)，但只要制定出一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定再加上有關(guān)人員的重視，這個(gè)問題一定能得到有效的解決。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；檔案管理；工作規(guī)范化；研究探討

要想更好地規(guī)范現(xiàn)階段的檔案管理工作，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，分清檔案管理工作的作用，以科學(xué)合理的方法制定出適合檔案管理人員的工作計(jì)劃；從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，更新管理觀念，促進(jìn)管理人員責(zé)任感的形成，激發(fā)其工作熱情，進(jìn)而提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，使其更加符合法律要求。

一、做好檔案管理工作的重要性

有關(guān)企事業(yè)單位的檔案中都記錄著極其重要的信息，所以為了不讓檔案丟失以及損壞，對(duì)于檔案后續(xù)的管理工作是極為重要的。想要將檔案管理工作做好就必須要先組織一些對(duì)檔案工作熟悉的專業(yè)人員來進(jìn)行相關(guān)的工作。而且檔案管理的有關(guān)工作人員一定要對(duì)自己進(jìn)行定位，對(duì)本職工作負(fù)起責(zé)任來。檔案管理工作是推動(dòng)企事業(yè)單位不斷發(fā)展前進(jìn)的后續(xù)力量，也是日常工作中需要做好的一部分。檔案中記錄著歷史的經(jīng)驗(yàn)以及實(shí)踐的參考，在工作中有一定的警示作用，還可以成為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展方案的航標(biāo)。綜合其作用，我們可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)于檔案的管理工作是企事業(yè)單位發(fā)展極其重要的一個(gè)組成部分，我們應(yīng)對(duì)這一工作加以重視。

檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解各人員的綜合素質(zhì)，改進(jìn)發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提升單位形象以及增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的作用。因此，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)形式面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會(huì)功能和價(jià)值，完善檔案管理的工作方式，真實(shí)地反映單位的具體情況尤為重要。

二、現(xiàn)階段檔案管理工作建設(shè)中存在的主要問題

檔案的管理工作對(duì)于企事業(yè)單位來講是很重要的一個(gè)組成部分，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中有關(guān)部門對(duì)于檔案管理工作的建設(shè)還存在著一定的問題。

1、缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

有些企事業(yè)單位只側(cè)重于日常的工作任務(wù)，對(duì)檔案的管理工作卻敷衍了事。他們忽略了對(duì)于檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容以及作用都沒有深刻的認(rèn)識(shí)到、了解到，更有甚者對(duì)檔案管理工作從未開展過。這些情況的發(fā)生是因?yàn)樯蠈宇I(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這項(xiàng)工作的不重視，沒有真正將檔案的管理工作實(shí)效化，這對(duì)其企業(yè)及單位的發(fā)展極為不利。

2、不規(guī)范

在實(shí)際的檔案管理工作中存在著許多不規(guī)范的地方，如人員配置的不規(guī)范以及軟件的不通用。檔案的管理應(yīng)由專業(yè)的人員進(jìn)行歸類以及整理，這樣才能保證檔案工作不會(huì)出錯(cuò)?，F(xiàn)在的檔案管理沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，使用的軟件以及計(jì)算機(jī)都不能達(dá)到統(tǒng)一，這給檔案的有關(guān)工作帶來了一定的麻煩。

3、檔案管理方式落后

目前整個(gè)社會(huì)都向著信息化方向發(fā)展，但目前很多企事業(yè)單位檔案管理工作依然停留在老模式、老思路中，缺乏對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，甚至一些企事業(yè)單位檔案管理方式仍然停留在傳統(tǒng)人工管理方式中。傳統(tǒng)人工管理模式如今無法適應(yīng)新形勢(shì)下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，并且傳統(tǒng)人工檔案管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的主要方法

1、完善檔案管理工作的規(guī)章制度

要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國(guó)政府針對(duì)檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動(dòng)搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進(jìn)步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識(shí)，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)以提高自身的職素養(yǎng)，加強(qiáng)法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的作用。

2、制定出符合時(shí)代發(fā)展要求的檔案管理方案

現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時(shí)代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時(shí)期的檔案管理工作以及如何推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達(dá)成目標(biāo)。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，分析并歸總出工作的特點(diǎn)，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識(shí)儲(chǔ)備量，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機(jī)器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強(qiáng)日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實(shí)性。

3、采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作是為了國(guó)家和社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)工作，加強(qiáng)檔案管理工作，可以推進(jìn)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，并且對(duì)于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本活動(dòng)規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價(jià)值，這同時(shí)也是檔案管理工作存在的價(jià)值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價(jià)值，才能夠更好地完成本職工作。

因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進(jìn)的管理手段來完成對(duì)于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時(shí)在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點(diǎn)。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進(jìn)行得更加順利；對(duì)于一些利用價(jià)值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際的工作情況，對(duì)于檔案管理工作中不完善的地方及時(shí)地改進(jìn)，更正管理錯(cuò)處。

四、結(jié)語

現(xiàn)在有許多企事業(yè)單位還沒有對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行重視，對(duì)于有關(guān)工作中的一些注意事項(xiàng)也不甚了解，這些都會(huì)給檔案管理工作帶來阻礙。在新形勢(shì)下的檔案管理工作需要被有關(guān)方面重視，也需要被進(jìn)一步的進(jìn)行規(guī)范，只有對(duì)歷史進(jìn)行尊重，人類的社會(huì)才能更加進(jìn)步，有關(guān)企事業(yè)單位才能更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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