獨立學(xué)院二級管理體制下系辦公室工作的思考

摘 要： 隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴大、辦學(xué)水平的不斷提高，高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜，高校管理體制逐步深化，院系二級管理體制也成為獨立學(xué)院激發(fā)辦學(xué)活力、保證辦學(xué)質(zhì)量的一個重要舉措。系辦公室作為教學(xué)系的“窗口”，起著聯(lián)絡(luò)溝通、服務(wù)師生的重要作用，做好系辦公室的工作對高校管理效率的提高有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：二級管理，辦公效率，運行機制

Abstract：With the gradual expansion of the scale of colleges and universities、 the continuous improvement of the level of running a school， the internal organizational structure of universities becoming more and more complex， the gradual deepening of the management system in Colleges and Universities， The two level management system of departments has become an important measure to stimulate the vitality of running school and ensure the quality of running a school. Department of the office， as a window of teaching， plays an important role in communication and service between teachers and students. Doing a good job in the Department office has an important significance to improve the efficiency of the management of colleges and universities.

Key words：Two level management， office efficiency， operating mechanism

中圖分類號：G462 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0182-02

前言

高校辦公室一般包括兩個層面：一個是學(xué)校層面的辦公室，一個是二級學(xué)院層面的辦公室。對于獨立學(xué)院來講，一個是學(xué)院層面的黨政辦公室，一個是教學(xué)系的辦公室。作為教學(xué)系的綜合管理機構(gòu)，系辦公室承擔(dān)著溝通、協(xié)調(diào)、服務(wù)等職能，其管理水平直接影響到系內(nèi)各項工作的運轉(zhuǎn)。

院系二級管理是指在院系二級建制的基礎(chǔ)上，賦予系部一定的職責(zé)，并根據(jù)職責(zé)的需要將部分人權(quán)、財權(quán)、物權(quán)下放，將原有的以職能部門為主體的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵挡繛橹黧w的管理模式。隨著二級管理體制的逐步深化，系辦公室任務(wù)將越來越重，工作也日趨復(fù)雜，其地位和作用也更加突出。做好系辦公室建設(shè)與管理，改進工作，提高效率對促進學(xué)校各項事業(yè)的圓滿完成和進步發(fā)展有著非常重要的意義。

一、院系二級管理體制下系辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

二級管理體制下，系部被賦予更多的權(quán)力，其職能也隨之?dāng)U展，系辦公室作為系部的窗口，也將面臨更多的挑戰(zhàn)。

1.系辦公室職責(zé)范圍進一步擴大

1.1從執(zhí)行到?jīng)Q策

隨著人權(quán)、財權(quán)、物權(quán)的下放，系部有了更多的自主權(quán)，增加了對外合作交流，因此，系辦公室需要轉(zhuǎn)變職能，從簡單的工作執(zhí)行到參與決策和對外交流。作為系領(lǐng)導(dǎo)的參謀機構(gòu)，要求系辦公室在處理好日常事務(wù)的同時，能夠有全局觀和更強的參謀意識，收集和整理信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

1.2職能增加

二級管理體制下，學(xué)院職能部門權(quán)力和責(zé)任下放，系辦公室業(yè)務(wù)進一步擴展，不但要做好日常的信息傳遞、協(xié)調(diào)溝通等工作，更要抓好“人、財、物”的管理。首先，人事管理下放，教師引進與培訓(xùn)、考核、發(fā)展等工作都需要辦公室全程管理，服務(wù)教師；其次，學(xué)院在財務(wù)管理方面實行“放水養(yǎng)魚”政策，要求各系根據(jù)系部各項工作做好財務(wù)預(yù)算，合理安排各項支出，充分利用有限的經(jīng)費取得較大的辦學(xué)效益，在“節(jié)流”的同時做好“開源”工作，積極創(chuàng)收；最后，部分物質(zhì)資源下放到各系，怎樣提高利用率、周轉(zhuǎn)率，做到物盡其用也成為辦公室管理的一個新的挑戰(zhàn)。

此外，作為教學(xué)單位，系部的主要工作是安排好各項教學(xué)工作。二級管理體制下，教務(wù)部門的工作由系內(nèi)承擔(dān)，從人才培養(yǎng)方案的制定、排課到日常的教學(xué)管理、教學(xué)檢查、質(zhì)量監(jiān)控、效果與評價都是由系辦公室進行操作，涉及到多方面的協(xié)調(diào)與溝通，如何兼顧多方面的要求，更好的服務(wù)師生，是需要辦公室管理人員認(rèn)真思考的問題。

上面千條線，下面一根針，在辦公室業(yè)務(wù)大量增加的同時，抓好主要矛盾和主要問題、理順各條線之間的聯(lián)系是辦公室的首要工作。

2.系辦公室管理機制有待完善

2.1缺乏有效的運行機制

二級管理體制將系辦公室的工作由被動轉(zhuǎn)向主動，各項工作的開展不再是等待上級下達任務(wù)和指導(dǎo)，而是需要系辦公室根據(jù)實體系的具體情況有計劃、有針對性的開展工作，同時辦公室業(yè)務(wù)和職能不斷增加，原有的管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下的辦公室管理工作，必須制定一套行之有效的管理制度，使辦公室工作人員各司其職、依章辦事。

2.2缺乏有效的激勵機制

現(xiàn)有的考核標(biāo)準(zhǔn)“德能勤績廉”缺乏量化，使得考核結(jié)果差距不大，絕大多數(shù)人處在“稱職”階段，難以形成獎優(yōu)懲劣、激勵后進的效果；而在考核機制之外，并沒有其他的激勵機制，導(dǎo)致辦公室工作積極性不高，影響工作效率。

3.對工作人員素質(zhì)有了更高的要求

辦公室工作人員素質(zhì)的高低，是能否有效開展辦公室各項工作的前提與基礎(chǔ)。辦公室人員要具備較高的政治素質(zhì)、熟練的業(yè)務(wù)能力和扎實的工作作風(fēng)才能夠滿足工作的要求。隨著辦公室職能和業(yè)務(wù)的增加，很多工作人員一時間手忙腳亂，業(yè)務(wù)不熟練。二級管理體制對辦公室工作人員提出了更高的要求：在進一步提高政治素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，一方面掌握更多的知識和技能，另一方面進一步提高工作效率。

二、改進和完善辦公室工作的措施

1.明確目標(biāo)，更新觀念

1.1明確目標(biāo)與定位

二級管理體制下，系辦公室的目標(biāo)和定位都應(yīng)有所轉(zhuǎn)變，從執(zhí)行為主到參謀與執(zhí)行并重，根據(jù)學(xué)院的中心工作制訂辦公室工作計劃，形成辦公室管理目標(biāo)體系，對目標(biāo)進行分類，近期目標(biāo)、中期目標(biāo)和遠期目標(biāo)，根據(jù)各個階段的目標(biāo)有條理的開展工作。

1.2與時俱進

“大數(shù)據(jù)時代”和“微時代”為辦公室工作帶來了便利也要求辦公室的工作與時俱進。運用微博、微信、網(wǎng)盤、辦公自動化技術(shù)等實現(xiàn)信息的收集、匯總、傳達和共享，節(jié)省人力物力，及時獲得信息資源，大大提高了辦公效率。

2.建立完善的辦公室工作運行機制

2.1健全工作規(guī)，落實崗位責(zé)任制

完善制度，規(guī)范管理是確保辦公室工作高效運行的基本要求。從“嚴(yán)、細、實”出發(fā)，建立一套健全的管理制度，使辦公室工作人員各司其職，團結(jié)共事，促進辦公室工作科學(xué)化、高效化。通過制度管人管事，如采用及時反饋制，對各類需要辦理的事項的時間給以限制，并在規(guī)定時段反饋給相關(guān)單位及提辦方；如采取服務(wù)承諾制，建立服務(wù)承諾內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，向師生公開并接受監(jiān)督；如采用失職追究制，對服務(wù)不到位致使工作失誤、師生不滿的人員作出行政處罰或經(jīng)濟追究。

進一步細化明確辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，根據(jù)各個具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行工作人員的責(zé)任分工，規(guī)定各個崗位的職能及責(zé)任。制訂職位說明書，對每一個職位的工作進行詳細的討論說明，并根據(jù)職能的變化進行及時的調(diào)整和補充。

2.2建立較為完善的評估和激勵制度

根據(jù)工作性質(zhì)、工作特點的差異制訂具體、細化的考核標(biāo)準(zhǔn)，在定性為主的考核基礎(chǔ)上運用定量的考核方法，同時加大考核結(jié)果的區(qū)分度，將考核結(jié)果與管理人員的切身利益相聯(lián)系，多勞多得。

綜合運用多種激勵方法。根據(jù)雙因素理論，在激勵因素之外，應(yīng)注重保健因素的作用，從工作環(huán)境、人際關(guān)系等方面入手，消除工作人員的不滿意，達到提高效率的目的。

3.強化人員素質(zhì)，提高服務(wù)水平

3.1提高業(yè)務(wù)技能

辦公室工作涉及面廣，不注重加強學(xué)習(xí)和更新觀念就無法勝任新形勢下的工作，無法理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策，全面提高文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力；要擴展辦公室工作人員的知識面，學(xué)習(xí)文秘、管理、經(jīng)濟、法律、檔案管理等方面的專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)掌握高等教育管理理論和教育工作規(guī)律，對學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、科研工作等都有所了解，要有“萬金油”的本領(lǐng)才能履行好職責(zé)。努力打造一支“提筆能寫、開口能講、遇事能辦、與人能處、對己能嚴(yán)”的“五能型”隊伍。

加強辦公室人員的專業(yè)性培訓(xùn)?，F(xiàn)有辦公室工作人員往往來源于本校畢業(yè)或者相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會，只有定期對工作人員進行培訓(xùn)，更新管理理念、學(xué)習(xí)新的工作方法和技術(shù)才能提高辦公室管理的專業(yè)性。

3.2增強服務(wù)意識

以人為本，增強參謀服務(wù)的主動性，樹立大局意識，圍繞發(fā)展抓協(xié)調(diào)，把握工作重點，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、師生。一方面為系領(lǐng)導(dǎo)做決策做好信息服務(wù)工作，另一方面要有全心全意為師生服務(wù)的意識。系里為一線教學(xué)單位，與教師和學(xué)生有非常多的接觸，要想師生所未想，急師生所未急，簡化辦事流程，提高辦事效率，主動服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、超前服務(wù)。

3.3加強團結(jié)協(xié)作

二級管理體制下，各系部雖然有了更多的自主權(quán)，但與學(xué)院各職能部門之間的聯(lián)系更加緊密，辦公室工作涉及到很多環(huán)節(jié)和部門，因此，辦公室人員要加強年團隊協(xié)作，營造良好的合作氛圍。辦公室同事之間要互相幫助，同時做好與其他職能部門見得合作關(guān)系，樹立全局意識，密切協(xié)作，形成合力，使辦公室工作高效運轉(zhuǎn)。

3.4不斷創(chuàng)新

創(chuàng)新工作思路，敢于打破陳規(guī)舊律，不斷尋求新的工作思路、方法和新經(jīng)驗，創(chuàng)造性的開展工作；創(chuàng)新工作方法和內(nèi)容，善于發(fā)現(xiàn)和找準(zhǔn)全局工作的突破口，狠抓帶有全局性、根本性及師生員工關(guān)心的問題，經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線，廣泛調(diào)研了解情況，用新辦法解決新問題，使辦公室工作煥發(fā)勃勃生機。

結(jié)束語

在高校不斷深化改革的過程中，系辦公室作為高校管理的一個樞紐承擔(dān)著收集信息、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、信息傳播、提供服務(wù)等職能，工作頭緒多、責(zé)任重大，這就要求系辦公室要加強自身建設(shè)，增強服務(wù)能力，與時俱進，保障各項教學(xué)管理工作順利進行。

參考文獻

[1]李智干，《關(guān)于提高高校辦公室工作效率的若干思考》集美大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）2009年10月，第12卷第4期，108-111

[2]葉瀾，深化中國高等學(xué)校內(nèi)部管理體制與運行機制改革的研究報告[J]。教育發(fā)展研究，2000（5），11-15

[3]徐玉，《論高校辦公室工作人員的角色認(rèn)知》，揚州大學(xué)學(xué)報（高教研究版），2011年10月，第15卷第5期，40-43

[4]謝文濤，《高校二級學(xué)院辦公室管理面臨的問題及其對策研究》，西北成人教育學(xué)報，2011年第4期，p35-p39

[5]陳小平，《打造“五能型”隊伍提升“三服務(wù)”水平》[J]秘書之友，2014（1）

[6]張雅君，《新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討》.經(jīng)濟與社會發(fā)展.2006年5月，p197-p199

作者簡介：劉艷芬（1988—）女，河北承德人，研究實習(xí)員，研究方向：高等教育管理。