淺談檔案管理現(xiàn)代化

馬萍　韓德福

【摘 要】隨著信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的快速發(fā)展，科技力量的不斷進步，檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化成為必然趨勢。我國實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化小僅可以提高檔案管理的整體水平，而且可以對經(jīng)濟社會的發(fā)展產(chǎn)生重要作用。但是該項工作畢竟是一個人的系統(tǒng)工程，在它的發(fā)展過程中存在著諸多的問題，如果不能夠及時的解決，將給檔案管理的現(xiàn)代化進程帶來極大的影響。本文主要對企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題進行了研究，并提出了一些解決問題的方案。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；對策

所謂現(xiàn)代檔案管理即是憑借管理軟件，依照必要的流程，通過電腦操作，將所存檔案進行收拾、歸類，完成組卷分錄管理及查詢和借閱管理等功能，以滿足科研、生產(chǎn)、運營、管理等各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要，深化推進檔案精細(xì)化管理，加快由傳統(tǒng)檔案管理方式向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)型，全面提高檔案工作基礎(chǔ)管理水平緩信息化水平，并逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，使全部庫存資料電子化及數(shù)字化。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）提高檔案管理效率

隨著人類社會進入信息時代，社會上存在著很多的信息，傳統(tǒng)的檔案管理對于新的形勢顯得無能為力，新時期的檔案管理有必要充分利用信息時代的有關(guān)技術(shù)，如電子計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)來進行檔案的搜集、錄入以及保存、同享等等，這就迫切需要對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行改革，完結(jié)檔案管理的現(xiàn)代化。選用現(xiàn)代化的技術(shù)手法對檔案進行管理能夠極大的進行檔案管理的功率，極大的縮短檔案檢索的時刻，減少檔案管理人員的勞動強度，使其從深重的工作中解放出來有更多的時刻去掌握新的技術(shù)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時計算機設(shè)備的在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，能夠使原木枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，能夠經(jīng)過圖形化的操作界而對檔案進行直接的管理，使原木繁瑣的管理變得非常的簡略。

（二）提高檔案管理的經(jīng)濟效益和社會效益

充分利用現(xiàn)代化的管理方法以及搶先的信息化技能和數(shù)字設(shè)備對檔案工作以及檔案本身進行科學(xué)化的管理，然后有效的縮短管理時刻，提高管理效率，在降低檔案管理成本的根底之上提高檔案管理的經(jīng)濟效益和社會效益。隨養(yǎng)信息時代的到來，檔案管理者每天都要面對很大的信息，關(guān)于這些信息的分類和管理需求極大的工作量來結(jié)束，這使得檔案管理人員不堪重負(fù)，這就迫切需求采用現(xiàn)代化的檔案管理方法對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行改造，在做好檔案管理工作的根底之上對現(xiàn)有的檔案所包含的豐富的信息資源進行開發(fā)利用，推動社會的打開和文化事業(yè)的提高，使檔案變成一種有用的社會資源，這些都迫切需求現(xiàn)代化的檔案管理方法對檔案進行科學(xué)的管理。

二、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化意識淡薄

現(xiàn)階段我國檔案管理現(xiàn)代化觀念不強，不僅僅是存在不少領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化工作的不了解，而且有的檔案管理人員也沒能徹底改變傳統(tǒng)檔案管理思維，照舊存在有些工作運用傳統(tǒng)的工作辦法，阻遏檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)與遍及。并非只是在檔案管理工作過程中單純運用了計算機技能，采用了縮微機與光盤等就稱得上檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化不僅有時間上的時效性與特指性，也有空間上的區(qū)域性，詳細(xì)是指以以現(xiàn)代管理科學(xué)為教訓(xùn)，通過運用現(xiàn)代管理的理論、思維與辦法，運用搶先的技能設(shè)備，對檔案管理工作進行系統(tǒng)化、信息化與智能化的科學(xué)管理，以進步工作功率與效益。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作水平低

現(xiàn)階段我國檔案管理基礎(chǔ)工作不到位，缺少標(biāo)準(zhǔn)化與標(biāo)準(zhǔn)化。很多部門的立卷、編目、檢索與保管等工作沒有依照檔案局?jǐn)M定標(biāo)準(zhǔn)進行標(biāo)準(zhǔn)操作，使得很多案卷質(zhì)量不夠高，整天規(guī)格不統(tǒng)一，檔號與案卷標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)，卷內(nèi)目錄內(nèi)容不全面，頁碼與組卷紊亂等。檔案管理體制仍然部健全，檔案管理現(xiàn)代化沒有構(gòu)成體系，不符合檔案管理現(xiàn)代化與現(xiàn)代化公司的原則。

（三）人員素質(zhì)較低

現(xiàn)代化的設(shè)備，就應(yīng)該有現(xiàn)代化的人員?，F(xiàn)代化的人必須具有高水平，高技能，具有現(xiàn)代化的能力。但是，從現(xiàn)在從事的工作人員看，很多的企業(yè)單位的檔案管理人員及其工作人員，大部分仍是簡略的停留在查查找找，收收發(fā)發(fā)的情況，短少一些現(xiàn)代化的管理知識，并沒有真實的把握一些現(xiàn)代化的技能。

（四）部分檔案人員思想觀念陳舊，計算機操作能力薄弱

因受檔案工作長期構(gòu)成的封閉和半封閉環(huán)境的影響，有些檔案工作者短少創(chuàng)新意識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，把管好檔案作為檔案工作的要點，以為只需按時接收，利用時拿出來就行了，對開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。同時有些檔案人員把握現(xiàn)代化信息技術(shù)和基本技能的才干單薄，還沒有實在把工作要點轉(zhuǎn)移到檔案信息化上來。

（五）基層檔案管理制度缺乏

檔案管理體制制度健全，對于管理機構(gòu)并沒有極好的去行使自身的職權(quán)，檔案管理部門無規(guī)范能夠操作，且沒有一定的專業(yè)人員，這是整個基本單位都存在的問題。檔案管理人員的素質(zhì)不能與現(xiàn)代化的檔案管理的要求相適應(yīng)，不能夠推廣一些管理經(jīng)驗。檔案管理工作的首要載體是紙質(zhì)檔案，現(xiàn)階段并沒有電子信息的交流與存儲。

三、加強檔案管理現(xiàn)代化的措施

（一）強化檔案管理現(xiàn)代化觀念

強化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理現(xiàn)代化的了解，提高其重視程度，改變檔案管理人員的管理觀念，依托科技力量與科學(xué)管理加強其現(xiàn)代化認(rèn)識。逐步形成與時代與社會相適應(yīng)的檔案意識，自動適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，積極探索檔案管理現(xiàn)代化工作的特征與規(guī)則，大膽創(chuàng)新檔案管理工作的方法，堅持從本身實踐工作出發(fā)，擬定相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理方案，適應(yīng)社會的發(fā)展需要。

（二）規(guī)范檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作

檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化不僅是堅持檔案工作秩序的要求，取得最優(yōu)經(jīng)濟與社會效益的首要保證，并且是推進檔案管理現(xiàn)代化理論研究及其發(fā)展的首要辦法。對此，我國應(yīng)擬定科學(xué)、合理的檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)則與標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督其嚴(yán)格執(zhí)行。運用檔案管理軟件與計算機技術(shù)進行管理，規(guī)范檔號與案卷標(biāo)題，統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，豐富卷內(nèi)目錄內(nèi)容。注重標(biāo)準(zhǔn)檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)則，努力提高檔案管理質(zhì)量水平。

（三）建設(shè)德才兼?zhèn)涞膶I(yè)隊伍

檔案管理工作的現(xiàn)代化最重要的仍是人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。首先要從檔案工作人員的基礎(chǔ)本質(zhì)上進行提高，充分的規(guī)范他們的意識。由于檔案基礎(chǔ)工作的好壞是由檔案工作人員的規(guī)范意識來挑選的，而檔案的基礎(chǔ)工作的質(zhì)量又挑選著檔案工作的速度，對于檔案工作的計算機人員缺少的專業(yè)知識，有關(guān)有些領(lǐng)導(dǎo)一定要對其進行操練，從理論和實習(xí)上管理檔案工作中出現(xiàn)的問題，然后提高檔案人員的素質(zhì)要求，使其滿意檔案現(xiàn)代化的需求。此外，要大力管理檔案質(zhì)量問題，要以國家規(guī)范來進行工作要求，對于不符合要求的，要及時返工，只需這樣，才能做好檔案管理現(xiàn)代化工作。

（四）對檔案準(zhǔn)確分類，編制合理的賬目，檔案庫逐漸實現(xiàn)信息化、數(shù)字化

隨著社會的發(fā)展和工作的深入開展，檔案數(shù)量逐漸增加，依靠人工手段進行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作勢在必行。對檔案進行準(zhǔn)確分類、科學(xué)登賬是快速提供利用檔案材料的重要前提。首先應(yīng)針對我所檔案館的具體情況，召集具體分管檔案庫（例如底圖庫、藍(lán)圖庫，基建檔案庫、文書檔案庫等）的負(fù)責(zé)人，在電子信息化即將全面開展的時候進行盤庫，清點、整理、核對庫存檔案資料，將目錄逐項錄入賬后，掛接其電子內(nèi)容，若底圖或以前的其它老舊檔案資料沒有電子版，應(yīng)將其掃描入電腦中再掛接。雖然過程比較麻煩，但真正實現(xiàn)信息化后，不但能方便檔案管理人員，也方便了科研人員的查閱。

（五）做好涉密檔案管理工作，健全管理制度

涉密檔案管理人員因其特別的工作崗位和身份，知曉的涉密事項多，了解的涉密檔案內(nèi)容多，涉密檔案有無失泄密與檔案管理者有嚴(yán)重聯(lián)系，直接影響到保密工作的好壞，因而，要加強對涉密檔案管理人員的保密培訓(xùn)和教學(xué)，使他們增強保密意識，樹立涉密檔案安全管理理念。健全各項規(guī)章準(zhǔn)則是做好涉密檔案管理的保證，只有涉密檔案管理有法可依、有章可循，用準(zhǔn)則阻礙管理者在搜集、整理、保管、運用、毀掉等各個環(huán)節(jié)不出差錯，才能解決失泄密的發(fā)作。在涉密檔案管理工作中，應(yīng)樹立專人專管準(zhǔn)則，明確管理人員的崗位職責(zé)并與其經(jīng)濟責(zé)任掛鉤，對于失泄密等違規(guī)行為，不只應(yīng)給予行政處罰，還應(yīng)給予必定的經(jīng)濟制裁，以此抵達制約管理行為的意圖。

四、結(jié)論

總之，隨著檔案信息化的深入發(fā)展，檔案管理有些需求不斷探求和完善，樹立一套與自身相適應(yīng)的檔案管理機制，以適應(yīng)企業(yè)信息化的發(fā)展需求，這也將是檔案部門和檔案工作者現(xiàn)在和將來長時期內(nèi)的一項艱巨使命。檔案管理的現(xiàn)代化就是運用現(xiàn)代管理的理論、辦法，對檔案和檔案工作結(jié)束科學(xué)管理，提高工作功率和效益，以滿意社會政治、經(jīng)濟、文化打開對檔案管理工作的請求。這就需求廣闊的檔案工作者生積極進取，以先進的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有致的為社會現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。檔案管理人員必須提高檔案科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化和數(shù)字化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資料。

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