如何做好檔案交接工作

侯永杰

【摘 要】在檔案交接工作中，要端正思想、提高認識、明確責(zé)任，增強事業(yè)心和責(zé)任感，保證檔案交接工作嚴格按規(guī)定辦理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；交接；發(fā)展

隨著改革開放的發(fā)展和國家人事制度的不斷深入，許多單位機構(gòu)精簡、競聘上崗及人才的合理流動，使檔案人員調(diào)動更換頻繁，做好檔案交接工作，對于維護檔案安全完整，確保檔案工作的連續(xù)性 具有十分重要的意義。國家曾三令五申強調(diào)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦理完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。然而在實際工作中，存在一些不盡如意的現(xiàn)象，直接影響單位檔案工作的順利開展，使檔案年度報表不準(zhǔn)確，利用查劃不到位，工作效率低，工作質(zhì)量差。下面針對這一現(xiàn)象，提出自己的一些想法。

一、剖析存在問題

第一是檔案交接不及時。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴。老檔案人員離崗，新檔案人員上了崗，而檔案交接還未辦理，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不清，借出歸還檔案責(zé)任不明、界限不清，使檔案工作前后脫節(jié)，工作細節(jié)和經(jīng)驗得不到合理傳承。

第二是檔案交接手續(xù)不嚴密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責(zé)任重大的工作。而在一些單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字不簽，檔案交接只是一串鑰匙的交接，忽視了檔案工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

第三是檔案監(jiān)交工作不嚴格。一些單位領(lǐng)導(dǎo)忽視監(jiān)交的監(jiān)督作用，責(zé)任不明確，對檔案的交接準(zhǔn)備工作很少過問，檔案監(jiān)交時懶得光臨，使單位檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。

因此，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員的責(zé)任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)和任務(wù)。

二、采取有效措施

第一是檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起單位的重視，尤其是單位負責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原崗位。

第二是檔案人員離職離崗之前要認真做好檔案的移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，認真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提，檔案移交人員在移交前要做好以下工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到檔案案卷目錄與檔案實物相符，數(shù)量準(zhǔn)確，清查檔案卷目錄、檔案卷內(nèi)目錄、檔案年度報表和檔案總結(jié)，做到心中有數(shù)。二是對借出的檔案要及時催還，不能及時歸還的要問清原因，整理好調(diào)卷單，并在調(diào)卷單上注明原因、催還情況及日期。三是對未整理的文件材料要分類存放，做到系統(tǒng)有序，方便今后歸檔整理。四是按檔案移交要求編制移交說明，寫清移交情況，注明時間地點。檔案接收人員在移交前要做好以下工作：一是了解單位檔案職能和工作活動情況。二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況。三是協(xié)助前任檔案人員做移交準(zhǔn)備工作。只有交接準(zhǔn)備工作充分，才能保證檔案移交工作的順利進行。

第三是認真做好檔案的監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責(zé)，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構(gòu)負責(zé)人監(jiān)交；檔案機構(gòu)負責(zé)人交接，可由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到檔案案卷目錄與檔案實物相符，手續(xù)齊全。并做好檔案移交目錄和移交清冊單，并在移交清冊單上注明檔案數(shù)量，交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人和接收人的姓名及職務(wù)，并簽字蓋章，移交目錄和移交清冊單一式三份，移交人和接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。

第四是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，主要是一些單位檔案人員工作責(zé)任心不強，因此，在交接的過程是要補上這一課，教育雙方端正思想、提高認識、明確責(zé)任，增強事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴格按規(guī)定辦理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。

三、穩(wěn)定檔案隊伍

做好檔案管理工作，適應(yīng)新形勢的發(fā)展，首先必須有一支穩(wěn)定檔案隊伍，要有一支團結(jié)奮斗、無私奉獻、兢兢業(yè)業(yè)、敢打硬仗的檔案干部隊伍；檔案管理人員要有較強的業(yè)務(wù)能力；還要有良好的職業(yè)品德，要具有甘于寂寞、樂于奉獻的精神。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速科技進步，推動事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不斷提高檔案人員理論、業(yè)務(wù)、技能方面的素質(zhì)，檔案工作連續(xù)性強，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，才能逐步適應(yīng)或完善，從維護檔案工作的長遠利益考慮，做好檔案隊伍的穩(wěn)定，才能是檔案工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。