淺談公路工程檔案管理的重要性

王婷

摘 要：公路建設(shè)是推進經(jīng)濟發(fā)展的重要部分，公路工程檔案作為公路工程的寫照有著重要的意義，所以加強公路工程檔案管理工作就是重中之重。然而我國公路工程檔案管理工作并未跟上社會的發(fā)展，仍然面臨很多問題，文章將從公路工程檔案管理重要性的角度出發(fā)為提高公路工程檔案管理提出相關(guān)的解決方案。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；對策

公路工程項目資金花費大，項目多，尤其是近幾年，公路建設(shè)普及到各個地方城市。公路工程檔案對公路工程建設(shè)的相關(guān)記錄，反應(yīng)公路工程建設(shè)從設(shè)計、招標(biāo)到工程竣工全方面的內(nèi)容。不僅能夠反應(yīng)已經(jīng)竣工的內(nèi)容，對公路工程的修繕，調(diào)查工作有很大的幫助。雖然我國在公路工程設(shè)計、技術(shù)、竣工等方面都有了很大的提高，但是對于公路工程管理方面仍然有許多問題待解決。

1 公路工程檔案的概述和內(nèi)涵

公路工程檔案是指公路工程項目從最開始到最后施工完成的所有相關(guān)數(shù)據(jù)的載體，包括計劃書、圖紙、表格、財務(wù)等具體資料。公路工程檔案是對歷史公路工程的記錄，具有再現(xiàn)性、記錄性的特點，能將相關(guān)資料真實的反應(yīng)出來。此外，公路工程檔案還會對一些隱蔽工程進行重要記錄，是公路工程管理的重要憑證。公路工程檔案還會對公路事故進行記錄并分析原因，對工程質(zhì)量加以評定。如果建設(shè)完成的公路工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，將會從公路工程檔案入手，尋找責(zé)任人加以賠償。公路工程檔案對工程的實施、開展和相應(yīng)的維修都有著重要的幫助。然而，目前相關(guān)管理人員對公路工程檔案不加以重視，導(dǎo)致公路工程檔案管理不周，錯誤頻頻出現(xiàn)。接下來，文章將對公路工程檔案管理進行分析并提出相應(yīng)的改進措施。

2 目前公路工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識薄弱

近幾年，雖然我國公路工程貫徹了大江南北，高速公路也修到了各個城鄉(xiāng)內(nèi)，但是公路工程的質(zhì)量卻沒有提高。公路裂痕、斷裂的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，更夸張的是出現(xiàn)了公路大橋斷裂的情況，造成很多交通事故。這些原因人們大多歸為公路工程建設(shè)問題，卻忽視了公路工程檔案管理的問題。公路工程檔案管理不周能夠直接導(dǎo)致工程建設(shè)拖工、工程質(zhì)量等問題。然而公路工程檔案管理卻總是被忽視，主要原因就是相關(guān)工作單位的檔案管理意識薄弱，工作單位對檔案資料收集，整理不積極。并且，公路工程檔案的部門管理也不夠科學(xué)，項目負(fù)責(zé)人為了獲得更多的經(jīng)濟利益，只抓與資金相關(guān)的部門，忽略了對檔案管理部門的管理，大多領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理部門人員也不采取獎懲模式，這就導(dǎo)致工作人員對工作失去熱情，檔案管理工作效率下降。不能貫徹公路工程檔案管理的重要性是導(dǎo)致管理效率降低的直接原因。

2.2 收集整理檔案的標(biāo)準(zhǔn)不一致

由于在公路工程建設(shè)過程中制度沒有明確規(guī)定必須設(shè)立相關(guān)部門，許多項目單位為了節(jié)省開支不設(shè)立明確的管理部門，只是在需要時雇傭臨時工作人員，這就導(dǎo)致檔案管理工作跟不上公路工程的進度。由于臨時工作人員頻繁換動，導(dǎo)致工作人員不能明確工作任務(wù)，有的工作人員甚至沒有完成相應(yīng)的工作進度就離開工作，出現(xiàn)檔案資料缺少，相應(yīng)資料與工程時間對不上的現(xiàn)象。此外，負(fù)責(zé)人為了檢查能夠合格，甚至讓人胡亂編造工程檔案。致使工作人員在進行資料整理和收集時會出現(xiàn)諸多問題。如在進行檔案收集和整理時由于相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，一個工程檔案中出現(xiàn)多個整理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致資料混亂。

2.3 相關(guān)制度不完善且人員素質(zhì)低

我國公路工程檔案的編制不夠清晰，大部分制度只是片面的，沒有明確，導(dǎo)致工作人員在進行實際操作時模棱兩可，檔案資料不健全。并且隨著公路建設(shè)日益增加，公路工程檔案編制任務(wù)繁重，然而我國公路檔案編制仍然采用老式的方法進行，沒用的資料過多，使公路工程檔案管理越來越困難。由于大部分檔案管理人員都是在室內(nèi)進行編制，很少去工地進行實地考察，對公路工程內(nèi)容不了解，致使工程檔案編制缺少真實性和確切性。公路工程檔案包括設(shè)計圖，工程流程，資料表格等，這些內(nèi)容需要工作人員進行整理分析，但是聘請兼職人員對專業(yè)知識不夠，對管理的內(nèi)容變通能力差，使檔案編制的條理不清晰，出現(xiàn)大量錯誤。

3 提高公路工程檔案管理的有效措施

3.1 加大對檔案管理的投入

要真正的將檔案管理工作做好，就要加大對檔案管理的投入，提高對檔案管理的重視程度，讓公路工程的員工都意識到檔案管理的重要性。工程項目的有關(guān)文檔不僅真實記錄了重要資料，還是工程質(zhì)量的鏡子，對以后工程質(zhì)量的檢查提供可靠依據(jù)。工程項目應(yīng)該加大對工程檔案管理工作的資金投入，設(shè)立專門的檔案管理部門，招聘固定的工作人員，并采取獎懲工作模式，提高工作人員的工作熱情。不僅要進行工作人員的思想工作，更要做好領(lǐng)導(dǎo)者的思想工作，讓領(lǐng)導(dǎo)者真正意識到工程檔案管理的重要性，認(rèn)真做好檔案檢查工作，抓住工作重點，進行有效管理。提高監(jiān)管質(zhì)量。此外，國家機構(gòu)應(yīng)該加大對檔案管理的宣傳，讓每個人都參與到工程檔案的管理和監(jiān)督工作，為檔案整理工作貢獻自己的力量。

3.2 統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理相關(guān)的制度過多，目前最規(guī)范的管理制度為《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》。根據(jù)同一個標(biāo)準(zhǔn)來進行文檔整理、資料記錄以及工作交接，檢查機構(gòu)進行檢查也會節(jié)省時間。不僅要對管理標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一，還應(yīng)對管理標(biāo)準(zhǔn)進行完善，使檔案管理更加規(guī)范。項目負(fù)責(zé)人在工作前也應(yīng)設(shè)立明確的檔案收集范圍、整理要求、檢查標(biāo)準(zhǔn)，如果檔案管理檢查未符合要求，應(yīng)該要求重新返工。我國目前的工作方法太過古板，大部分還使用文字紙張進行編輯，使資料堆積過多，查找困難。普及計算機檔案管理也是提高工作效率的有效方法，用新技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)定工作任務(wù)，讓新技術(shù)普及每個工程項目。

3.3 加強管理和人才培訓(xùn)

每個單位的管理監(jiān)督工作都應(yīng)做到位，公路工程不能僅僅做工程現(xiàn)場以及質(zhì)量的監(jiān)督，還應(yīng)做好工程檔案管理的監(jiān)督工作。對于工程檔案管理工作應(yīng)該做好三方面的監(jiān)督：資料收集工作監(jiān)督，在進行任務(wù)安排時應(yīng)該明確規(guī)定資料編輯范圍，以免多余的資料進入工程編輯中，導(dǎo)致工作量過大；做好工作交接，工程檔案編輯工作量大，人員不固定，在進行工作交接時一定要確保已經(jīng)完成的工作，交接時間不應(yīng)過長；檔案整理工作的監(jiān)督，在進行檔案整理時應(yīng)該將資料進行細(xì)分，方便以后查找，并且定期進行資料檢查，防止檔案丟失。人才培養(yǎng)工作也是必須要抓的，我國工程檔案管理工作人才缺失，并且工作人員大多都只會使用老方法進行檔案管理，要真正的提高檔案管理工作人員的技術(shù)，所以，我國應(yīng)該培養(yǎng)更多的管理人才，項目單位也應(yīng)該對工作人員進行新技術(shù)普及，讓檔案管理更科學(xué)。

4 結(jié)束語

公路工程檔案管理不僅關(guān)系到公路工程建設(shè)問題，一定程度上還關(guān)系到我國的城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展。要做到公路工程檔案的改革進步是一個漫長的過程，需要從改變工作人員的意識入手，讓相關(guān)人員對公路工程檔案管理加以重視，并且規(guī)定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員自身素質(zhì)。只有這樣，才能讓我國的公路工程檔案管理更加進步。

參考文獻

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