高速公路檔案精細化管理的實踐探索

梁永芳

摘要：隨著當前社會的不斷發(fā)展，人們生活水平的日益提高，高速公路在實際生活中的需求也在不斷增加，這樣就導致了高速公路項目的逐漸增多，其相關(guān)的檔案以及工程資料就會大大增加，而且，在項目的相關(guān)建設(shè)中，檔案資料是相當重要的，因此這就要求在高速公路的檔案管理中需要進行深化改革，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理工作中實行信息化，并且針對不同的工程項目將檔案進行系統(tǒng)、精細化管理。這樣才能提高檔案管理工作的效率。本文通過對當前高速公路檔案管理工作的分析，對其中存在的問題進行解決，為高速公路檔案管理工作提供參考文案。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；精細化

高速公路檔案是對于高速公路項目建設(shè)的真實系統(tǒng)記錄，因此，其對于高速公路建設(shè)的重要性也就不言而喻。一般的建設(shè)項目都會有工期長，涉及部門多的特點，這就更加體現(xiàn)出了檔案管理的重要性，但是同時，也使檔案管理工作的難度增加了。

一、高速公路檔案管理精細化的必要性

精細化管理是現(xiàn)代管理中的一個新的理念。其最重要的一個特點就是精確和細化管理對象，從各個程序上提高管理工作的效率和質(zhì)量[1]。它是對原有管理的深化和加強，從具體的實踐中，不難看出，其管理模式更為系統(tǒng)、規(guī)范化，在權(quán)責方面更為分明，資源利用方面也更加高效。

而就我國當前的高速公路的檔案管理而言，管理模式的一成不變，使的項目建設(shè)中存在的問題得不到及時的發(fā)現(xiàn)和解決，這在一定程度上阻礙了高速公路項目建設(shè)的發(fā)展。同時，對于項目建設(shè)方來說，其成本也得不到有效的控制。由于對于相關(guān)資料的管理不到位，很多突發(fā)情況也不能及時解決，比如，有一些項目的設(shè)計需要修改，這就需要在檔案中進行及時的跟進，使檔案的有效性得到保證。但是，在實際的檔案管理工作中，由于管理的粗放性，在需要的時候，許多資料都不能及時提供，具體的數(shù)據(jù)得不到正確的核算，在這種情況下，必然會出現(xiàn)項目成本的增加。

二、當前，高速公路檔案管理中存在的問題

我國高速公路經(jīng)過長期的發(fā)展，有大量的項目建設(shè)的檔案需要進行整理。并且由于高速公路在建設(shè)過程中幾乎都有項目多、投資額大、工期較長以及參與單位的參差不齊等特點，都給檔案管理工作的進行帶來了很多的問題，從而導致檔案管理工作的效率不高，工作質(zhì)量低下，一般情況下，檔案管理工作都會嚴重的與工程項目的進度脫節(jié)，工程項目的實時情況無法從檔案上得知[2]。下面主要從幾個方面對當前高速公路檔案管理存在問題進行分析：

1、檔案管理意識淡薄

在高速公路的建設(shè)中，由于領(lǐng)導以及相關(guān)人員只是一味的看重工程項目的建設(shè)，因此項目進行中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以及資料就得到不到應有的重視。這是我國當前各種項目建設(shè)中普遍存在的問題。這種對于檔案管理認識的薄弱，在很大程度上影響了相關(guān)工作人員的工作態(tài)度，以及工作的質(zhì)量和效率。很多工程項目的檔案資料都是在工程快要竣工的時候才進行突擊整理，這樣雖然也對檔案進行了整理，但是檔案整理的質(zhì)量就得不到保證了。這種對于檔案管理的思維意識，直接影響了檔案管理工作的有效性，在項目中檔案管理的作用也就得不到很好的發(fā)揮。

2、項目建設(shè)中，對相關(guān)的工程資料的管理不夠規(guī)范化

在工程項目的進行中，與項目有關(guān)的建設(shè)、監(jiān)理、施工單位，在對于工程進行中產(chǎn)生的資料的整理這一方面，都會進行相關(guān)人員的安排，但是這些人員對于資料的整理，僅僅只是圍繞工程需要而進行的，其工作重點在于正常項目建設(shè)，與項目竣工以后進行的檔案整理深度完全不同，規(guī)范性相對也比較低。但是在項目竣工以后，檔案的整理最終還是以工程進行中所整理的相關(guān)資料作為依據(jù)進行歸檔的，那么，由于在前期，工程日常資料整理的規(guī)范性差，深度不夠，這就直接影響了最終檔案管理的有效性和精確性，項目工程中許多細節(jié)問題在檔案中都得不到體現(xiàn)。

3、檔案管理的相關(guān)制度不夠完善

在高速公路的項目建設(shè)中，由于資料的整理在許多單位都沒有引起重視，因此，在實際工作中，雖然有的單位在資料整理方面也進行了相關(guān)制度的制定，但是也都沒有得到完善，對于一些后期出現(xiàn)的問題也沒有相應的制度作為參考，這種情況下，項目檔案整理的前期工作也就得不到順利的進行。高速公路項目的建設(shè)具有工期長、人員變動頻繁的特點，這樣就容易出現(xiàn)關(guān)于對資料交接不清的問題，從而就會導致資料的丟失，雖然后期會有相關(guān)人員對資料進行補充記錄，但是其準確率就不得而知了，這樣就會使檔案管理工作的準確性得不到保證[3]。因此，想要確保檔案管理工作的有效進行，只有進行相關(guān)制度的完善，這樣才能提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4、工程資料整編沒有一個相應的標準

關(guān)于對高速公路資料的最終的編制整理工作，為了使其相關(guān)的工作更加規(guī)范化，提高資料編制的深度和質(zhì)量，國家方面已經(jīng)進行了相關(guān)規(guī)定的頒布，但是這些規(guī)定也只是對現(xiàn)有的問題進行相關(guān)規(guī)定。并且由于高速公路的項目建設(shè)其本身的特殊性，國家出臺的這些規(guī)定在具體的工作中就顯得不夠全面，對于一些問題的解決還是沒有進行具體的規(guī)范化。比如在項目資料的整理中，關(guān)于資料整編的責任問題。

5、檔案管理人員工程技術(shù)知識匱乏

高速公路的檔案管理工作要求其從業(yè)人員不僅要熟悉工程項目檔案管理的相關(guān)知識，還需要對工程項目技術(shù)有一定的了解，這樣才能更好的對項目資料進行整理，提高檔案管理的質(zhì)量。但就目前我國的工程項目的現(xiàn)狀而言，大多數(shù)單位的工程資料都是由現(xiàn)場作業(yè)人員完成的，但是由于其缺乏相應培訓，技術(shù)水平比較低，相關(guān)的業(yè)務(wù)水平也不夠高，因此就造成了在施工中形成的項目原始資料不夠規(guī)范。一些單位在檔案管理方面也會有專業(yè)人員進行整理，但是這種情況下，一般都是檔案管理人員僅僅只具有專業(yè)的檔案管理知識，對相關(guān)的工程建設(shè)知識不甚了解。這樣就會出現(xiàn)一種情況，即專業(yè)檔案管理人員不懂項目建設(shè)，項目建設(shè)人員不懂檔案管理。從而對檔案管理工作的進行形成阻力。

三、針對當前高速公路檔案管理中存在問題的解決方案

當前我國在高速公路檔案管理方面已經(jīng)有了一些改善。以陜西省的高速公路網(wǎng)為例，其高速公路總規(guī)模約達五千公里，在二零一零年通車里程也達到了三千公里，但是在公路項目的假設(shè)中由于其特殊性，因此檔案整理難度也隨之提高[4]。比如西漢高速竣工以后其檔案達四萬九千五百五十六卷、商漫高速其檔案長達一萬九千零六十四卷等等，這些資料的整理工作量之大可想而知。那么，要想對檔案實現(xiàn)精細化管理就要從以下幾個方面入手。圖1為以陜西省為例，高速公路檔案精細化管理的改進思路：

1、增強高速公路項目建設(shè)中工作人員的檔案管理意識

高速公路的工程檔案對于公路在后期的使用、改建、擴建以及維修和養(yǎng)護方面都有著相當重要的作用。其具體表現(xiàn)為在后期的施工中能夠給相關(guān)單位提供可靠、有效的數(shù)據(jù)，這樣就可以減少不必要的資源浪費，提高工作效率。因此在高速公路項目建設(shè)中，一定要不斷的對工作人員進行檔案管理意識的強化，建立一個良好的檔案管理的工作氛圍。在項目實施初期就應該將關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定納入合同，項目進行中也要不斷的進行檔案管理相關(guān)知識的培訓，將檔案管理的重要性滲透到工作人員的思想和行動中去，從而使檔案管理工作貫穿于項目進行的始終。

2、從項目建設(shè)的基礎(chǔ)著手，對項目資料的整理嚴格把關(guān)

在資料的整理方面，由于涉及的單位較多，相關(guān)的檔案整理工作的進行也比較困難，那么要想將檔案工作做好，一定要從合同的簽訂、項目開工前的規(guī)劃，以及項目進行中檔案的管理工作三個方面進行。首先關(guān)于在承包合同的簽訂中，就應該資料的整理以及移交進行涉及，并且對出現(xiàn)問題的解決方案也要具體羅列。其次在項目開工以前要對工作人員進行檔案管理工作的培訓，這樣才能使得后期的治療整理工作的質(zhì)量得到保證。最后，在項目進行中，應該加強對檔案管理工作方法的推行，明確檔案管理的重要性，對檔案管理工作做到實時跟進、監(jiān)督。

3、建立健全檔案管理相關(guān)制度

要想做好高速公路項目建設(shè)的檔案管理工作，建立一個能夠貫穿于項目全過程的控制體系是非常行之有效的辦法。在項目的日常建設(shè)中，項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及政府將檔案管理作為平時檢查的一個基本方面，并且將其與相關(guān)單位的經(jīng)濟聯(lián)系起來，進行獎優(yōu)罰劣，形成一個系統(tǒng)的檔案管理控制體系，使項目建設(shè)中的檔案管理工作得到有效的開展。

4、嚴格按照相關(guān)規(guī)范和標準進行資料的交接

項目工程建設(shè)中，檔案一旦入庫，檔案管理工作也就完成了，因此一定要把好最后一道關(guān)，這樣才能確保項目檔案的真實性、完整性。在具體的工作中，要想把好檔案入庫這一關(guān)，，必須對檔案的交接進行規(guī)范化。在檔案入庫工作進行前期，應該進行整個項目的檔案交接會議的召開，以便明確檔案的交接時間以及要求。另外還應該進行檔案質(zhì)量風險抵押金制度的建立，如果在竣工以后檔案中存在問題較多，可以對抵押金進行扣留。另外還可以將檔案編制的質(zhì)量問題作為項目建設(shè)單位的一項考核內(nèi)容，成為其進入市場的一個參考標準，從而提高建設(shè)單位的檔案管理工作積極性。

5、利用信息化，實現(xiàn)全方位的檔案整理體系

為了保證高速公路建設(shè)項目檔案管理的實施有效性，并且保證最終檔案的真實、可靠，在工程進行中，可以實現(xiàn)對檔案實行信息化管理。在信息化管理中，對各參與單位和部門進行責任人的確定，保證檔案管理信息化的全面落實。相關(guān)的單位及部門還要進行兼職檔案管理員的配備，每個項目經(jīng)理不都應該有配備專職的檔案管理人員，然后檔案管理工作的進行由該段的總工程師進行負責。另外，對于國家新推行的相關(guān)法律法規(guī)，也要及時的進行普及，以便使工程的質(zhì)量得到保證。

結(jié)束語

綜上，我國當前在高速公路項目的檔案管理工作中還存在諸多問題，要想實現(xiàn)檔案的精細化管理，不僅要提高相關(guān)單位的檔案管理意識，更要在具體工作中不斷的建立健全檔案管理制度和體系，規(guī)范化資料整理的標準，這樣才能夠促使我國高速公路項目建設(shè)中，檔案管理工作盡快實現(xiàn)精細化管理。

參考文獻

[1]富鐸.談高速公路建設(shè)項目檔案精細化管理[J]，蘭臺內(nèi)外.2016（1）：58-59.

[2]姜雪松.高速公路檔案管理工作的實踐與啟示[J]，蘭臺內(nèi)外.2014（4）：58.

[3]郭忠寶.淺談高速公路工程檔案管理問題及對策[J]，北方交通.2014（5）：130-132.

[4]王志紅.高速公路檔案的精細化管理探討[J]，經(jīng)營管理者.2015（3）：338.