論檔案管理的信息化建設

范小磊

【摘要】檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來；借助檔案，促進各項工作順利開展。檔案工作的發(fā)展歷史表明，檔案工作因社會需要而產(chǎn)生，并隨社會的發(fā)展而深化的。檔案管理也是企業(yè)基礎管理的重要組成部分，如今社會已進入了信息時代，隨著社會需要的日益深化和復雜化，實現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求。實現(xiàn)檔案管理信息化，一要領導重視、群眾參與；二要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和制度；三要配備綜合素質(zhì)高的檔案管理人才；四要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息化資源；五要加強檔案信息化的安全管理。

【關鍵詞】信息化技術；檔案管理

檔案管理工作對各項工作的開展具有十分重要的作用，特別是現(xiàn)代企業(yè)檔案是“記述和反映一個單位的基本建設、生產(chǎn)技術和自然科學研究等活動，具有保存價值，并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保存起來的技術文件材料（包括圖紙、照片、報表、文字材料等），它不僅在生產(chǎn)、建設和科學研究工作中具有參考使用的價值，而且具有積累經(jīng)驗、保存歷史面貌和參考憑證等作用”，是工礦企業(yè)生產(chǎn)、基建、科研活動的真實的歷史記錄，是企業(yè)擴建和改造的重要的依據(jù)，現(xiàn)代社會已進入信息的高速公路時代，電腦、多媒體逐漸走進各行各業(yè)，成為各項工作中不可缺少的好助手，檔案工作的信息化管理已是必然趨勢。

一、檔案管理信息化建設的意義

檔案工作是一項管理性工作，基本內(nèi)容包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、銷毀、提供利用，每一個環(huán)節(jié)都需要檔案人員精心、繁雜、辛苦地工作、隨著企業(yè)發(fā)展壯大和建企時間增長，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、檔案人員工作量大，針對這些問題檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化可以給檔案管理、管理人員、職能部門及公司帶來顯而易現(xiàn)的效果和收益。

（一）對于管理人員的意義

1、檔案管理科學、方便、快捷

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案信息化管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。同時，各種報表還可以自動打印。

2、檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式為：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的檢索與查詢可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)即時查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。由于網(wǎng)絡查詢可提供多種手段，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。同時，公司內(nèi)部的工作人員可以根據(jù)檔案管理權限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大地減輕了工作人員的負擔。

3、檔案的查借閱工作更加可控

傳統(tǒng)的檔案查借閱多以手工為主，費時費力且容易出錯。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不按時歸還的借閱者進行有效的催還。

（二）對于職能部門的意義

1、提高整個部門的工作效率

實施檔案管理信息化，部門管理員工便可從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

2、提高整個部門的技術水平

企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化是發(fā)展的大方向，每個部門都在這方面投入很多的精力。只有實現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和公司的長遠發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應不斷變化的外部環(huán)境。

3、有效進行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動，檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效地為科研服務

檔案管理信息化，將使檔案能在網(wǎng)絡上共享，專業(yè)技術人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率。同時，檔案資料的電子化更便于技術人員的二次利用和開發(fā)，提高了企業(yè)整體研究工作的效率和競爭力。

5、有效地為決策服務

科技檔案是企業(yè)最寶貴的無形資產(chǎn)，是企業(yè)投入大量資金、經(jīng)過技術人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為企業(yè)的核心競爭力，是領導決策的依據(jù)。而文書檔案通常是由領導親自起草，親自下發(fā)的，是領導決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息化可以更好地對檔案進行利用，為決策提供依據(jù)。

6、部門職能變保管為服務

檔案管理信息化以后，公司的無形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和各部門提供優(yōu)質(zhì)服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

（三）對于企業(yè)的意義

1、更好地收集和管理檔案

檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。大型企、事業(yè)單位每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實記錄了立檔單位的發(fā)展歷史，并對立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒。實現(xiàn)檔案的信息化管理后，必將能夠更好地收集和管理這種信息資源。

2、方便二次利用、提高利用率

一般單位形成檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案紙堆中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。而檔案的信息化建設成功之后，檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享，有控制地進行利用。

3、可以解決檔案損壞、丟失的問題

完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。計算機的管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。

4、形成完整的檔案信息網(wǎng)絡

紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡，對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產(chǎn)生很大的不便，大大降低了工作效率。檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網(wǎng)絡。

5、提高員工的工作效率

檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡上完成，減少不必要的事務工作，提高員工的工作效率。

二、檔案管理信息化建設中存在的突出問題

（一）領導重視不夠，檔案信息化意識不強

長期以來，人們對檔案的認識處于可有可無，對檔案產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，檔案信息化就更受不到人們的重視。很多企業(yè)沒有把它作為一項重要的工作來抓，重“藏”輕“用”，人們對檔案利用產(chǎn)生的效益缺乏經(jīng)驗和意識，利用的也只有一些專業(yè)技術人員，他們也只是在查閱一些圖紙，而大多數(shù)職工對檔案資料利用效益知之甚少，更談不上檔案管理信息化建設。

由于重視程度不夠，檔案的基礎設施的硬件配備不到位，信息化基礎檔案的保護和信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高，因此檔案也就發(fā)揮不出它應用的效能。

（二）沒有統(tǒng)一信息化管理平臺和管理標準

隨著企業(yè)檔案數(shù)量逐年的增加，庫房負荷日益加重、檔案人員工作量不斷加大、檔案自然老化和人為損害已經(jīng)成為檔案部門面臨著種種難題，沒有建立統(tǒng)一的檔案管理標準和信息化管理平臺就不能更好地解決這些難題。

（三）檔案信息化存在不容忽視的安全問題

一方面，在檔案管理信息化過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通，只留心檔案信息對工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用——憑證作用。檔案實體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎。這種情況下，檔案實體就會被忽視，其安全性就不能保證。

另一方面，在檔案信息化中，管理者往往只重視檔案信息的使用，而忽視了檔案信息在使用過程中存在著安全問題。企業(yè)檔案信息化過程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲實體的安全和檔案信息流轉(zhuǎn)中的安全，這要求管理者重視檔案管理系統(tǒng)和設備的穩(wěn)定性和安全性，確保萬無一失。

電子檔案對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性決定了電子檔案長期保存的困難。在整理和開發(fā)利用中的嚴重不安全性必須要求采取切實有效的措施來保證其安全。

三、加強檔案管理信息建設的對策建議

（一）更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務，使檔案工作更好適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

（二）建立規(guī)范的管理機制

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

（三）建設復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。

提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。

提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

（四）積極充分利用好現(xiàn)有信息化資源是重要的過渡

要利用現(xiàn)有信息化資源，克服“等”的思想。不能因為檔案管理高科技的信息化設備不到位便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫”，利用現(xiàn)有計算機設備已可以把現(xiàn)有的檔案資料從“零”開始，把檔案資源逐步推廣信息化，如通過普通的OFFICE軟件也可以實現(xiàn)按類儲存、實現(xiàn)方便的查詢、提高案卷的質(zhì)量、建立檔案目錄數(shù)據(jù)文件管理等工作。

1、借助現(xiàn)有計算機，可以提高案卷的質(zhì)量

檔案的質(zhì)量至關重要。檔案要體現(xiàn)出它最大價值，發(fā)揮出它最大的、所擁有的作用，質(zhì)量是關鍵。利用office軟件功能就可實現(xiàn)對檔案進行收集、修飾、整理以此提高檔案的質(zhì)量。

手寫體文件內(nèi)容的字體、筆的色跡不統(tǒng)一；格式也會有差別，而且當手寫錯誤時，就會重新再謄寫一遍，在手寫完文件后還要手工編寫頁碼，工作非常繁瑣，紙張雖能保證統(tǒng)一，但不能保證所有字體、色跡統(tǒng)一、規(guī)整。利用多媒體技術可實現(xiàn)歸檔資料格式統(tǒng)一、紙張統(tǒng)一、字體統(tǒng)一；而且統(tǒng)一打印的檔案資料字跡清晰、規(guī)整，便于借閱，給人有賞心悅目之感，而且還可做到電腦備份，以免丟失或破壞后無法復原等功效。根據(jù)卷皮題目內(nèi)容、起止年月、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)及案卷號等所在卷皮的位置，進行細致的調(diào)整，使打印的內(nèi)容正好是所在卷皮的位置，這樣卷皮上沒有手寫字，為整個案卷又增添了色彩，當然把制作好的卷皮保存到電腦文件夾內(nèi)，為今后的工作打下了基礎，減輕了手寫的重復勞動，實現(xiàn)一格多用，只要把內(nèi)容更改可以了，這樣保證了所有卷皮的格式統(tǒng)一。

2、利用專業(yè)軟件功能，實現(xiàn)技術檔案無紙化

現(xiàn)代許多繪圖功能的軟件，其功能全面，使用靈活，可以幫助工程技術人員經(jīng)濟高效地利用數(shù)字化樣機工作流，在更短時間內(nèi)設計并構建更出色的技術資料。現(xiàn)以AutoCAD繪圖軟件和人力制圖在零件圖的制作中為例比較說明這兩種方法的差異。在零件圖中，許多標注的尺寸人工很難直接測量，有時甚至無法測量.這時通常要利用現(xiàn)有設計尺寸得到可測量處的尺寸，以此來檢驗工件加工是否合格，但往往是換算過程非常繁瑣.但利用AutoCAD繪圖軟件的自動標注尺寸功能能方便快捷地完成這項工作.利用CAD軟件在計算機上進行零件設計，產(chǎn)品的裝配；產(chǎn)品的制作過程幾乎與真實的產(chǎn)品制造沒有差別，計算機屏幕上的產(chǎn)品就是未來制造出的產(chǎn)品。并能在設計過程中， 利用CAD技術完成工程師手工難以完成和低效率的工作，設計師的工程圖設計工作量大部分由CAD軟件自動完成，在工人讀圖時由于完整的三維圖變得非常的容易。而且更重要的是，當修改零件設計時，借助三維軟件技術，二維工程圖會自動更新；做到了優(yōu)化設計、可行性設計、標準化技術，實現(xiàn)創(chuàng)新設計。避免人工的制圖的繁瑣、不精確、不易修改、不易保存等缺陷，再借助網(wǎng)絡的功能就可實現(xiàn)技術資料的共享、傳輸，使一圖多用，實現(xiàn)技術無紙化網(wǎng)上辦公。

3、利用計算機檢索的功能使提供利用更加高效快捷

檔案人員只需把收集整理好的歸檔檔案和資料進行分類，如文書檔案、科技檔案、會計檔案，通過繪制表格把檔案號、年度、內(nèi)容、保管期限、備考等信息輸入到EXECLE電子表格內(nèi)就可按（如案卷目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等等）各類目錄實現(xiàn)檢索，檢索速度是人工無法比擬的，這樣一來就在很大程度上減少了檔案管理人員的繁瑣查閱目錄的工作量，大大提高了提供利用的效率。

（五）加強檔案信息化的安全管理

電子檔案的網(wǎng)絡共享服務要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

1、建立規(guī)范的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

2、創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

總之，在高科技、信息技術迅猛發(fā)展的今天，對檔案管理的要求也就會更高，對檔案管理人員的要求也會越來越高。為管理好檔案，就要使管理者與現(xiàn)代技術二者更好結合，不斷提高操作、探索、掌握信息技術的能力。運用嫻熟信息技術管理檔案，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率，使它真正成為檔案管理的有效工具，實現(xiàn)它的最大效能。

參考文獻

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