淺析縮略語在商務(wù)英語函電中的使用

劉志強(qiáng)+詹文友

摘 要：隨著各國(guó)之間貿(mào)易活動(dòng)的頻繁，各國(guó)之間的貿(mào)易聯(lián)系也越來越緊密。商務(wù)英語函電作為重要的貿(mào)易聯(lián)系方式，在國(guó)際貿(mào)易中起著越來越重要的作用。商務(wù)函電具有簡(jiǎn)明扼要的特點(diǎn)，因此縮略詞在商務(wù)信函中的使用非常頻繁。本文主要研究商務(wù)英語函電中縮略語的構(gòu)詞法及其構(gòu)詞特點(diǎn)，以便更準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)臅鴮懮虅?wù)信函。

關(guān)鍵詞：商務(wù)函電；縮略語；構(gòu)詞特點(diǎn)

國(guó)際貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，商務(wù)活動(dòng)的頻繁使商務(wù)函電扮演著越來越重要的作用。商務(wù)函電作為貿(mào)易雙方信息交流的載體，不僅在整個(gè)商務(wù)過程中為各方及時(shí)傳遞雙方信息，還是雙方在貿(mào)易中簽訂合同，履行合同的依據(jù)和憑證。因此，商務(wù)函電在商務(wù)貿(mào)易中扮演著十分重要的角色。

國(guó)際貿(mào)易中應(yīng)用較為廣泛的商務(wù)函電包括電報(bào)、電傳、商務(wù)信函、email或傳真等，為了節(jié)省費(fèi)用，節(jié)約時(shí)間和空間，以最少的語言表達(dá)出豐富的信息，大量使用縮略語是商務(wù)英語函電的一大語言特點(diǎn)。然而商務(wù)函電中縮略詞的使用比較嚴(yán)謹(jǐn)、復(fù)雜，具有一定的特點(diǎn)和使用準(zhǔn)則。本文將主要針對(duì)商務(wù)函電中縮略語的構(gòu)詞特點(diǎn)和使用原則進(jìn)行研究。

一、商務(wù)英語函電中外貿(mào)術(shù)語的縮略形式

英語縮略詞是把詞匯或短語進(jìn)一步濃縮、簡(jiǎn)化，便于瞬間理解。但是縮略詞的使用不是隨意的，無序的，在長(zhǎng)期的商務(wù)函電交流中，使用最多的、約定俗成的是各種外貿(mào)術(shù)語，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.國(guó)際貿(mào)易術(shù)語

ICC（國(guó)際商會(huì)）制定的INCOTERMS（國(guó)際貿(mào)易術(shù)語解釋通則）對(duì)國(guó)際貿(mào)易中使用的貿(mào)易術(shù)語做出了具體的定義和解釋，即采用簡(jiǎn)短的概念和英文縮寫來表示價(jià)格的構(gòu)成和買賣雙方責(zé)任和義務(wù)的劃分。INCOTERMS2000規(guī)定了13種貿(mào)易術(shù)語，即EXW；FCA；FAS；FOB；CFR；CIF；CPT；CIP；DAF；DES；DEQ；DDU；DDP.其中FOB（free on board，裝運(yùn)港船上交貨）；CFR（cost and freight成本運(yùn)費(fèi)價(jià)）；CIF（cost insurance and freight成本保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)）使用最為廣泛，外貿(mào)商務(wù)人員必須熟悉這些常用貿(mào)易術(shù)語的內(nèi)涵和外延，以便在商務(wù)函電交流中正確的使用貿(mào)易術(shù)語進(jìn)行詢價(jià)和報(bào)價(jià)。

2.國(guó)際貨物運(yùn)輸與保險(xiǎn)

國(guó)際貨物運(yùn)輸與保險(xiǎn)是國(guó)際貿(mào)易必不可少的環(huán)節(jié)，也是商務(wù)函電交流的重要內(nèi)容，這個(gè)環(huán)節(jié)所涉及的縮略語比較多，也比較復(fù)雜，國(guó)際商務(wù)人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握，此類術(shù)語也多以縮略語形式出現(xiàn)，例如：關(guān)于運(yùn)輸?shù)挠蠱TD（multi-modal transport document），CY（container yard），CFS（container freight station），F(xiàn)CL（full container load）.LCL（less than container load），關(guān)于保險(xiǎn)的有FPA（free from particular average），WPA（with particular average），TPND（theft pilferage and non-delivery），PICC（people's insurance company of China），SRCC（Strike，riots，and civil commotion）等。

3.國(guó)際支付方式

國(guó)際支付方式是貿(mào)易雙方洽談的重點(diǎn)，每一筆交易都要確保付款的及時(shí)性和安全性。國(guó)際支付方式也常以縮略的形式出現(xiàn)，比如：D/P（document againstpayment），D/A（document against acceptance），L/C（letter of credit），T/T（telegraphic transfer），M/T（mail transfer）等。

4.進(jìn)出口貿(mào)易單證

進(jìn)出口結(jié)算單證名稱通常以縮略形式，比如S/C（sales confirmation），P/O（purchase order），B/L（bill of lading），I/P（insurance policy），C/O（certificate of origin），B/E（bill of exchange）等。

以上四個(gè)方面展示了國(guó)際貿(mào)易的主要業(yè)務(wù)過程，也是商務(wù)函電中常用的縮略語的形式，除此之外，還有其他的縮略語的表現(xiàn)形式，比如短語ASAP（as soon as possible），F(xiàn)YI（for your information），BTW（by the way）等。

二、商務(wù)英語函電中縮略語的構(gòu)詞特點(diǎn)

商務(wù)英語函電中各種縮略詞的使用節(jié)省了時(shí)間和空間，可以有效提高商務(wù)洽談效率。商務(wù)函電中頻繁使用的縮略語主要呈現(xiàn)以下的構(gòu)詞特點(diǎn)：

1.縮略元音，保留輔音

如：pcs（pieces），dbl（double），pls（please）等。

2.保留第一個(gè)音節(jié)以及第二個(gè)音節(jié)的首輔音，有時(shí)縮詞尾加點(diǎn)

如：vol（volume），inv（invoice），voy（voyage）spec（specification規(guī)格；尺寸）doc.（document憑證、單據(jù)、文件）Co.（company公司）Imp.&Exp.（ImportExport進(jìn)出口），Art.（article商品）等。

3.保留首尾兩個(gè)字母

如：yd（yard），wt（weight），ft（foot），rd（road）等。

4.間隔縮略，即保留首字母及其他關(guān)鍵輔音

如：QNTY（quantity），QLTY（quality），ATTN（attention），IFM（inform），CFM（confirm），TKS（thanks）等。

5.用D代替ed，G代替ing，MT代替ment，TN代替tion

如：RCVD（received），SHPG（shipping），PAYMT（payment），SHPMT（shipment），CFMTN（confirmation）等。

6.使用諧音

如：THRU（through）BIZ（business），B（BE），U（you），R（are），V（we），OFA（offer），OZ（ounce盎司），OZWZ（otherwise否則），IOU（Ioweyou借條），B2C（businesstoconsumer電子商務(wù)）等。

國(guó)際商務(wù)人員應(yīng)該熟悉國(guó)際貿(mào)易常用的術(shù)語、詞匯、短語的縮略詞的構(gòu)詞特點(diǎn)，以便更準(zhǔn)確的閱讀、起草商務(wù)函電。

三、商務(wù)函電中縮略語的使用注意事項(xiàng)

外貿(mào)函電中縮略詞的頻繁使用，一方面節(jié)省了時(shí)間和空間，提高了洽談效率，另一方面，縮略詞使用的隨意性和不規(guī)范性也廣泛存在，比如隨意將自己的公司名稱和產(chǎn)品名稱進(jìn)行縮寫而不加任何標(biāo)注，比如某些不能縮略的詞自己隨意縮略等等情況，反而造成了諸多的誤解和疑惑，降低了效率。因此，國(guó)際商務(wù)人員在書寫商務(wù)函電時(shí)不能一味追求節(jié)省時(shí)間和空間而隨意使用縮略詞，更不能憑主觀臆斷隨意編造縮略詞，否則會(huì)使對(duì)方因不能理解函電的意思而錯(cuò)失貿(mào)易良機(jī)，甚至?xí)蚩s略詞理解不一致而產(chǎn)生貿(mào)易糾紛。因此，為準(zhǔn)確掌握縮略詞的規(guī)則，有效的節(jié)約時(shí)間和空間，真正的促進(jìn)談判效率，國(guó)際商務(wù)人員在使用縮略詞應(yīng)注意以下幾種事項(xiàng)：

1.對(duì)于一些使用頻繁的、廣為熟知的縮略詞在函電中使用時(shí)，可以不加注釋和說明

比如INCOTERMS2000對(duì)十三種貿(mào)易術(shù)語的概念和買賣雙方的責(zé)任、義務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用的劃分有詳細(xì)的解釋，因此在函電中使用時(shí)，可以不加注釋，但國(guó)際商務(wù)人員對(duì)這些術(shù)語要有清晰的認(rèn)知。比如國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)常涉及的貨幣單位，常用的國(guó)際支付方式、常用的國(guó)際商務(wù)單證、常見的國(guó)際運(yùn)輸和保險(xiǎn)環(huán)節(jié)中的一些縮略詞等可以不加注釋和說明，比如：L/C，T/T，B/L.S/C，F(xiàn)CL，F(xiàn)OB，CIF等。

2.對(duì)于一些表示企業(yè)、機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品、設(shè)備、工藝等名稱的詞組，如果采用縮略形式，則應(yīng)在第一次出現(xiàn)該縮略詞時(shí)加括號(hào)加以注釋和說明，文中后面出現(xiàn)時(shí)可以不加注釋

比如：CCIB（China Commodity Inspection Bureau），ICC（International Chamber of Commerce），JXIEC（Jiaxing Import&Export Company）等。這些詞一般情況下不用縮略，多次出現(xiàn)時(shí)可以采用縮略的方式，以達(dá)到節(jié)省時(shí)間和空間的目的。

3.各個(gè)領(lǐng)域、不同行業(yè)有各自常用的縮略語，但隔行如隔山，即使熟知本領(lǐng)域的專業(yè)詞匯，并不等于熟悉其他領(lǐng)域的詞匯，因此在外貿(mào)函電中如果使用其他領(lǐng)域的縮略詞，應(yīng)該加以注釋

比如MPC（marginal propensity of consume）邊際消費(fèi)傾向，AI（artificial intelligence）人工智能，IC（integrated circuit）集成電路等。

4.有些縮略詞只在電報(bào)、電傳等特殊通訊方式中使用，以節(jié)省費(fèi)用

比如OFA（offer），THRU（through），RCVD（received），TKS（thanks），PAYMT（payment），NEGO（negotiation），IMMED（immediate）等。但是在商務(wù)函電中一般不使用這些縮略語，以免增加解讀的難度，產(chǎn)生誤解。

5.如果是截短詞（clipped words），則需在該詞末加一個(gè)點(diǎn)號(hào)

比如：Dec.（December），Art.（article），Ref.（reference）等。點(diǎn)號(hào)在電報(bào)電傳中可以省略，以節(jié)省費(fèi)用。

6.注意縮略詞的讀音規(guī)則。商務(wù)函電中常見的縮略語一般有兩種讀法，即字母拼讀法和單詞拼讀法。按字母拼讀法的縮略語一般重音放在最后一個(gè)字母上，然后第一個(gè)字母次重音

比如：FOB，CIF，L/C，ASAP，WPA等。單詞拼讀法就按照單詞的讀音規(guī)則進(jìn)行拼讀，比如APEC，NATO，SARS等。

7.就書寫規(guī)則而言，專有名詞和貿(mào)易術(shù)語的縮略語一般采用大寫字母，普通名詞用小寫字母。首字母縮略一般用大寫，特別是機(jī)構(gòu)名稱要大寫

如FOB，ICC，WTO等。

縮略詞的頻繁使用是商務(wù)函電的一大語言特征，商務(wù)函電中的縮略詞具有一定的特殊性和規(guī)范性，國(guó)際商務(wù)人員需要很好的掌握函電中的縮略詞，熟悉縮略詞的特點(diǎn)、規(guī)則和注意事項(xiàng)，以便提高外貿(mào)工作效率和業(yè)務(wù)能力。

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作者簡(jiǎn)介：劉志強(qiáng)（1994- ），浙江麗水人，嘉興學(xué)院南湖學(xué)院學(xué)生；詹文友（1979- ），浙江淳安人，講師，碩士，主要研究方向：商務(wù)英語