探討企業(yè)辦公室信息工作的重要性及措施

劉鵬

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 辦公室是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構(gòu)的關(guān)鍵部門。是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機構(gòu)，是上情下達、下情上達的工作樞紐。信息工作作為辦公室的一項職能工作，可以便于領(lǐng)導(dǎo)了解情況、把握趨勢、制定計劃、科學(xué)決策、推動工作的重要手段。對于確保各級領(lǐng)導(dǎo)正確決策，提高辦事效率，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞 企業(yè)辦公 信息工作 類型重點等

一、辦公室信息工作的重要意義

做好公司辦公室信息工作是為公司領(lǐng)導(dǎo)把握大局、提高科學(xué)決策水平的需要。因此，搞好企業(yè)的經(jīng)濟運行就需要大量真實、全面、具有前瞻性的信息。

辦公室提供的信息及時不及時、準確不準確、全面不全面，將直接關(guān)系打牌公司領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展的方向。為此，辦公室要以全新的視角對待信息工作，切實提高對信息工作重要性、必要性和緊迫性的認識，積極順應(yīng)時代發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作需要，高標準做好信息工作。

二、企業(yè)信息工作重點及要求

信息工作基本要求是，要做到單位主要領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)直接責(zé)任，辦公室具體負責(zé)，其他業(yè)務(wù)部室配備專兼職工作人員，健全制度，落實責(zé)任，緊緊圍繞企業(yè)重大決策和重要工作部署，及時有效地向辦公室報送各類具有針對性和參考價值的信息。下面，我們主要從搜集渠道、編寫與報送等幾個方面，談一談如何做好信息工作。

（一）信息的搜集渠道

1.內(nèi)部渠道。通過各部門信息員搜集信息，是信息工作的主渠道。這就要求各部門對信息工作，要做到有領(lǐng)導(dǎo)分管、有科室負責(zé)、有專兼職信息工作人員。

2.會議渠道。即通過參加會議或收集、閱讀、分析有關(guān)會議材料，搜集有價值的信息。

3.公文渠道。即從公文資料中搜集挖掘信息。公文一般指文件、簡報、黨刊、政刊、有關(guān)資料和領(lǐng)導(dǎo)報告、講話等。要做有心人，注意從中分析、挖掘有價值的信息。

4.新聞渠道。即從廣播、電視、報刊中收集信息。外地或兄弟單位重要工作部署、工作動態(tài)和新思路、新觀點、新經(jīng)驗，以及新聞媒體對本部門的批評意見和建議等。

5.自采渠道。即從事信息工作的同志深入基層和實際親自搜集的信息。深入基層和實際進行調(diào)查研究，搜集到的信息往往更直接、更準確、更有參考價值。

除上述5個渠道外，還有一個不可忽視的輔助途徑，就是從事信息工作的同志，要做有心人，注意培養(yǎng)“信息”意識，對信息的感覺要特別敏銳，多觀察、善思考，善于發(fā)現(xiàn)傾向性、苗頭性問題，善于從日常工作和生活中識別、捕捉、挖掘有價值的信息。其實，只要有心，讀書、閱報、會友、聊天等等，都是獲取信息的重要渠道。

（二）信息的編寫與報送

信息工作必須圍繞公司中心工作和重要決策部署，緊扣領(lǐng)導(dǎo)需求，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，抓住影響企業(yè)發(fā)展的熱點、難點、焦點問題，總結(jié)提煉本單位有特色、有價值的經(jīng)驗做法，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實可靠的信息策。

1.信息編寫準則八個字：簡煉、具體、準確、明白。

簡煉：就是言簡意賅、開門見山、直接了當。信息是“快餐”，需要“短、平、快”，需要字斟句酌、反復(fù)推敲，短小精悍、簡潔明了，應(yīng)當用簡煉的語言反映重要情況，不能長篇大論。

具體：就是用事實說話。事實一般由時間、地點、人物以及原因、經(jīng)過、結(jié)果等因素構(gòu)成。用事實說話，就是把事實的真相生動實在地展現(xiàn)出來，做到一目了然。

準確：就是做到精確無誤。撰寫信息必須實事求是，對事件的性質(zhì)、程度、空間、時間及前因后果的表述必須準確無誤地反映事實的原貌，不能含糊其辭、模棱兩可，既不能夸大也不能縮小。

明白：就是通俗易懂、淺顯明了。信息不是論文，不需要長篇大論，應(yīng)當簡潔明了，讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然，而不能細嚼慢咽、慢慢欣賞，做到淺顯易懂。

2.信息編寫要求。

動態(tài)信息：是指反映各方面工作的有參考價值的一般性動態(tài)信息，包括生產(chǎn)經(jīng)營運行、工作情況等。報送一般動態(tài)信息要力求有用、有特色。就是要貼緊企業(yè)中心工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策需求，圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點、工作中的難點、群眾反映的熱點問題，搜集、整理、報送信息。

政策類信息：是指對企業(yè)貫徹落實上級重大決策部署、推進經(jīng)濟社會發(fā)展有重要參考價值的新政策、新情況、新做法等。要注意參考性，做到真實可靠。

調(diào)研類信息：是指圍繞落實上級重要工作部署，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，撰寫有情況、有分析、有建議、有參考價值的信息。力求有高度、有深度、有較高參考價值。

經(jīng)驗類信息：是指那些有推廣價值的好經(jīng)驗好做法等。要注意指導(dǎo)性，雖然這些好經(jīng)驗好做法是一個單位、一個部門的情況，但對實際工作要具有一定指導(dǎo)意義。

問題類信息：是指在工作中反映出來的、對指導(dǎo)推動工作有一定借鑒意義的問題，即報憂信息或負面信息。

言論類信息：是指領(lǐng)導(dǎo)干部、知名人士或群眾的有關(guān)言論。要注意把握主流，有真知灼見，有一定啟迪性，能給人以啟發(fā)，對推動工作落實有幫助。

預(yù)測類信息：是指對經(jīng)濟運行情況、社會發(fā)展某個方面態(tài)勢的預(yù)測性信息。要注意廣泛了解情況，掌握第一手資料，依據(jù)調(diào)查結(jié)果，進行科學(xué)預(yù)測。

三、結(jié)語

綜上所述，我們可以清楚地看到企業(yè)辦公室信息工作的地位和作用，要做好辦公室信息工作不僅是辦公室安全管理的一項重大變革，是時代的需要，更是順應(yīng)時代潮流的體現(xiàn)。因此，加強辦公室管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)、強化信息管理意識，才能努力的使辦公室管理工作更好更快地走向規(guī)范化、信息化和標準化。