做好新時期企業(yè)秘書工作

◎任瑞軍

做好新時期企業(yè)秘書工作

◎任瑞軍

企業(yè)秘書在搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，還要承擔(dān)文稿撰寫、公關(guān)接待、綜合協(xié)調(diào)等多方面的任務(wù)。特別是新常態(tài)下，秘書更是面臨著新的問題和壓力。要做好新時期一名稱職秘書，必須要對自身工作做到準(zhǔn)確定位，積極主動作為，以陽光心態(tài)迎接挑戰(zhàn)；要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，提高處理問題能力；要強(qiáng)化“政治意識”，把握正確方向，始終保持政治上的成熟和清醒；要樹立創(chuàng)新意識，做到統(tǒng)籌兼顧，以超前的思維指導(dǎo)工作；要不斷改進(jìn)工作方法，提高辦事效率，不斷充實(shí)和完善自己，以適應(yīng)新時期企業(yè)秘書工作需要。

辦公室作為特殊部門，“窗口”單位，不僅要發(fā)揮橋梁和紐帶作用，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，還要承擔(dān)文稿撰寫、文件處理、行政管理、機(jī)要保密、信息收集、公關(guān)接待、綜合協(xié)調(diào)、車輛調(diào)度、信訪穩(wěn)定等方面的任務(wù)，決定了其工作的特殊性。而這些工作大多是由秘書來承擔(dān)并完成的，所以企業(yè)秘書在辦公室的工作中則是擔(dān)當(dāng)著特殊而重要的角色。特別是新常態(tài)下，企業(yè)面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，秘書更是面臨著新的問題和壓力。如何做好新時期一名符合角色要求，為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和員工所接受的稱職秘書，是擺在一名秘書面前新的課題。

做到準(zhǔn)確定位，積極主動作為

秘書工作是機(jī)關(guān)工作不可缺少的重要組成部分，工作主要是上情下達(dá)、下情上報(bào)、對外交往和后勤服務(wù)。作為特殊部門，也決定了其工作的特殊性。這種工作性質(zhì)同時也決定了秘書的工作特征就是默默無聞、按部就班，也就是說必須認(rèn)真地、不折不扣地按“規(guī)矩”辦事，按領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦事。這既是工作紀(jì)律，又是職業(yè)道德。這些工作是對一名秘書綜合素質(zhì)的考驗(yàn)。不僅要去秘書具備更要有不怕吃苦、甘于獻(xiàn)的精神。還應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)、適應(yīng)能力和溝通能力；不僅要有睿智的頭腦，敏銳的洞察力，還要以陽光心態(tài)迎接挑戰(zhàn)。對此，文秘人員要有“苦中作樂”的心態(tài)，要有自己的想法和思路，不斷接受新知識，培養(yǎng)自己的工作能力和溝通能力，提高工作效率；學(xué)會在點(diǎn)燈熬夜中接受錘煉，在吃苦受累中提升素質(zhì)，在心靈煉獄與思想炙烤中練就本領(lǐng)。

加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)

如今，企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展已成為時代的顯著特征，企業(yè)之間的競爭也愈來愈激烈。作為辦公室秘書人員，如果不能及時更新知識、更新理念，則會出現(xiàn)知識儲備不足、視野不夠開闊、綜合能力不強(qiáng)的缺陷，要想勝任“領(lǐng)導(dǎo)助手”的職責(zé)，也會越來越感到困難。作為秘書，要按照“超前謀劃、提前落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)對相關(guān)政策、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識等方面的學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識和這綜合素質(zhì)，學(xué)會從政治的角度來辨證的分析問題和解決問題；要把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)來勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”。做到履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節(jié)奏”上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。要擺正自己的位置。秘書工作的性質(zhì)是服務(wù)，不是決策，要力求找準(zhǔn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的對接點(diǎn)，找準(zhǔn)參謀與盡職盡責(zé)的融合點(diǎn)，把握適度原則，力爭使工作到位不越位。

強(qiáng)化“政治意識”，把握正確方向

不講政治的秘書，就不是合格的秘書。秘書人員由于工作崗位的特殊性，常常涉及一些核心機(jī)密。這就要求秘書人員必須具有強(qiáng)烈的政治意識，在任何情況下都不能在政治上出問題。一要始終保持政治上的堅(jiān)定，始終要保持正確的路線和觀點(diǎn)。二要

嚴(yán)格遵守黨和國家的政策法規(guī)。秘書人員必須增強(qiáng)政策觀念，堅(jiān)決維護(hù)黨和國家政策法規(guī)的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，只要是違反了有關(guān)的政策法規(guī)，都不是一名合格的秘書。三要從政治的高度嚴(yán)于律己。要始終保持政治上的成熟和清醒，嚴(yán)格遵守黨的政治紀(jì)律，特別是在決定重要事項(xiàng)、敏感事件處理等問題上，不說三道四和品頭論足。

樹立創(chuàng)新意識，做到統(tǒng)籌兼顧

一是要有超前的思維。要求秘書工作人員要在平時的工作中，繼承好的傳統(tǒng)，根據(jù)新的形式，尋找新的辦法。二是要有超前的思考。作為秘書人員就必須進(jìn)行超前思考，在為領(lǐng)導(dǎo)提供文稿時，把自己思考的東西，融入到文稿之中，為領(lǐng)導(dǎo)參謀，替領(lǐng)導(dǎo)著想。在日常工作中，對一些涉及到企業(yè)形象的接待或事務(wù)，考慮細(xì)致，考慮全面，真正做到為領(lǐng)導(dǎo)分憂。三是要有實(shí)實(shí)在在的創(chuàng)新行為。要多問一些為什么。做不好、做不到位時要問為什么，做好了、做到位時也要問為什么，只有這樣才能得到總結(jié)和提高。要多面看一些問題。在平時的工作中，如果我們換一個角度看問題，換一個思路想問題，換一種口徑表述問題，或許會收到意想不到的效果。

改進(jìn)工作方法，提高辦事效率

作為辦公室秘書。每天面對的工作千頭萬緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系，要求秘書要不斷在工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)方法，提高效率。一是思路要清晰。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。二是要提高工作效率，不斷摸索工作規(guī)律，尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考，按工作的輕重緩急來依次處理。三是要注重細(xì)節(jié)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、快、實(shí)”的工作作風(fēng)，低調(diào)做人、用心做事、謙虛謹(jǐn)慎，以更加認(rèn)真、更加負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)化大局意識，積極思考。四是要甘于奉獻(xiàn)。作為一名秘書，要時刻做好加班的準(zhǔn)備，工作不計(jì)時間，加班沒有怨言是應(yīng)具備的基本素質(zhì)。要干好此項(xiàng)工作，只有甘于犧牲、默默奉獻(xiàn)，并將此作為自身綜合素質(zhì)去不斷提升，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，只有這樣，才能適應(yīng)新時期企業(yè)秘書工作。

（作者單位：河南能源化工集團(tuán)焦煤公司九里山礦）